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费用预算制定与审批模板工具指南

一、适用场景与对象

本模板适用于企业内部各类费用预算的规范化管理，具体场景包括但不限于：

企业年度整体预算编制：各部门汇总年度费用需求，形成公司总预算；

部门季度/月度预算申报：根据年度目标分解季度或月度费用计划；

重大项目专项预算申请：如新项目启动、大型活动策划等一次性或阶段性费用预算；

临时性紧急预算审批：突发业务需求（如设备故障紧急维修、市场临时促销等）的快速预算流程。

适用对象涵盖企业各部门负责人、财务人员、管理层及相关预算编制与审批人员。

二、预算制定与审批全流程操作指南

（一）预算编制：明确需求，科学测算

操作目标：基于业务需求和历史数据，编制合理、可执行的预算方案。

操作步骤：

明确编制依据

部门负责人结合年度/季度业务目标（如销售指标、项目计划），参考历史同期费用数据（近1-3年）、市场行情（如原材料价格波动、人工成本变化）、企业成本控制要求等，梳理本部门费用需求。

区分“固定费用”（如人员工资、租金）和“变动费用”（如业务招待费、差旅费），固定费用按标准测算，变动费用按业务量占比测算。

收集与汇总数据

各部门指定专人（如部门助理*）负责填写《部门费用预算明细表》（见表1），逐项列明费用项目、预算金额、测算依据、责任人等信息，保证数据真实、完整。

汇总部门内所有人员及子项目的费用需求，形成部门预算初稿，经部门负责人*审核签字后，提交至财务部门。

财务部门初审

财务主管*对接各部门，对预算初稿的合规性（是否符合公司费用管理制度）、合理性（是否存在超标准、重复预算）进行初步审核，标注需调整项并反馈至部门。

（二）部门内部审核：责任到人，优化调整

操作目标：保证部门预算符合业务实际，内部达成共识。

操作步骤：

部门负责人审核

部门负责人*组织部门会议，逐项核对预算明细，重点评估费用项目与业务目标的匹配度（如“市场推广费”是否对应具体的推广活动计划）、必要性（是否可压缩或替代）。

对财务部门反馈的调整项，组织部门人员重新测算，修改后再次提交财务部门。

跨部门协调（如需）

涉及多部门共同承担的费用（如联合项目费用、公共资源使用费），由牵头部门负责人*协调相关部门分摊比例，形成书面共识后纳入预算。

（三）财务部门复核：合规把关，数据校验

操作目标：从财务角度保证预算准确、可控，符合公司整体战略。

操作步骤：

全面复核

财务团队对照公司《费用管理制度》《预算编制手册》等标准，复核各部门预算：

金额准确性：核对测算公式、数据来源是否正确（如差旅费=预计出差次数×单次标准）；

政策合规性：是否超公司规定的费用标准（如招待费不得超过业务收入的5‰）；

结构合理性：固定费用与变动费用比例、重点费用项目占比是否合理（如研发费用占比是否符合高新技术企业要求）。

汇总与平衡

财务主管*汇总各部门预算，形成公司总预算草案，分析总预算与公司年度目标的匹配度（如总费用是否控制在利润目标的合理范围内）。

若总预算超公司预期，与各部门协商压缩非核心费用（如减少非必要培训、降低办公耗材预算），直至达成平衡。

（四）管理层审批：分级授权，最终定案

操作目标：根据预算金额和重要性，履行相应审批权限，保证预算权威性。

操作步骤：

分级审批标准（根据公司规模可调整，示例）：

部门预算≤5万元：部门负责人签字→财务主管审核→分管副总*审批；

5万元＜部门预算≤20万元：部门负责人→财务主管→分管副总→总经理审批；

部门预算＞20万元或重大项目预算：部门负责人→财务主管→分管副总→总经理→董事长*审批（或提交董事会审议）。

审批反馈

审批人需在3个工作日内完成审批，对有异议的预算项，注明修改意见并退回财务部门或相关部门调整；

审批通过后，财务部门将最终预算方案加盖公章，分发至各部门及存档。

（五）预算执行与监控：动态跟踪，及时预警

操作目标：保证预算执行不偏差，实现费用可控。

操作步骤：

费用申请与报销

员工发生费用前，通过OA系统或线下填写《费用申请单》，注明预算金额、用途，经部门负责人*审批后方可执行；

费用发生后，凭发票等原始凭证填写《费用报销单》，附预算审批记录，财务部门核对“预算-实际”金额，超预算部分需提供《预算调整申请表》（见表3）。

定期分析

财务部门每月/季度编制《预算执行情况分析表》（见表2），对比实际支出与预算金额，计算差异率（差异率=（实际-预算）/预算×100%），分析差异原因（如市场价格波动、业务量增加、预算编制偏低等）；

对差异率超过±10%的项目，财务主管约谈部门负责人，要求说明情况并制定改进措施。

（六）预算调整：规范流程，灵活应对

操作目标：因业务变化需调整预算时，保证流程规范、有据可依。

调整条件：

公司战略调整（如业务转型、新增重大项目）；

外部环境重大变化（如政策调整、原材料价格暴涨暴跌）