会议纪要撰写与执行任务跟进表.docVIP

会议纪要与执行任务跟踪表工具模板

一、适用工作场景

本工具模板适用于各类需要明确会议成果、落地执行任务的场景，包括但不限于：

常规工作会议：如部门周例会、月度总结会，用于同步工作进展、明确下一阶段重点任务；

项目推进会：如项目启动会、阶段复盘会，用于记录项目决策、分配任务并跟踪关键节点；

跨部门协调会：如资源协调会、流程优化会，用于明确部门职责分工、解决协作障碍；

专项任务部署会：如市场活动策划会、系统上线评审会，用于细化任务步骤、责任到人。

通过系统化记录会议内容并跟踪任务执行，可有效避免“议而不决、决而不行”的问题，保证团队目标一致、行动协同。

二、详细操作流程

（一）会前：明确会议目标与准备

梳理会议核心目的：会议发起人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方案”“明确跨部门协作流程”），避免议程发散。

准备基础信息：提前确定会议时间、地点（或线上会议）、主持人、记录人，并通知参会人员携带相关资料（如项目进度表、方案草案）。

预置会议议程：记录人可根据会议目的，提前设计议程框架（如“议题1：当前进度汇报→议题2：问题讨论→议题3：任务部署”），并随会议通知一同发送，方便参会人员提前准备。

（二）会中：精准记录关键信息

会议进行时，记录人需重点关注以下内容，保证信息完整、准确：

会议基本信息：会议名称（如“项目Q3迭代方案评审会”）、时间（精确到分钟，如“2023年8月15日14:00-16:30”）、地点（或“线上腾讯会议”）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。

议程与讨论要点：按议程顺序记录各议题的核心讨论内容，重点关注不同观点的碰撞、关键数据（如“用户调研样本量1000份，满意度仅65%”）及最终共识。

决议事项：对会议达成的明确结论进行标注，如“决议：确定Q3产品迭代优先级为A功能B功能C功能”“决议：同意市场部提出的推广预算方案，上限50万元”。

任务分配与节点：对决议中需执行的任务，逐项记录“任务描述”（需具体可执行，如“完成用户画像分析报告”而非“做用户分析”）、“负责人*”（明确到具体个人，避免“相关负责人”等模糊表述）、“截止时间”（精确到日期，如“2023年8月30日下班前”）、“所需资源”（如“需数据部提供近3个月用户行为数据”）。

（三）会后：整理纪要与分发

24小时内完成纪要初稿：记录人根据会中记录，整理成结构清晰的会议纪要，内容需包含“会议基本信息、议程与讨论要点、决议事项、任务跟踪表（初稿）”四部分。

审核与确认：初稿完成后，提交主持人审核，保证决议和任务分配准确无误；若涉及跨部门任务，需同步发送相关负责人确认，避免责任遗漏。

正式分发与存档：确认无误后，通过邮件或企业协作工具（如钉钉、企业）向所有参会人员及需知晓的部门分发纪要，并抄送上级领导；同时将电子版纪要存档至指定共享文件夹（如“部门会议纪要/2023年/8月”），方便后续查阅。

（四）任务跟踪：动态更新与闭环管理

建立任务跟踪表：以会议纪要中的任务分配为基础，细化“任务状态”（如“未开始、进行中、已完成、延期”）、“当前进度”（如“完成80%，数据分析中”）、“输出成果”（如“《用户画像分析报告V1.0》”）、“风险问题”（如“数据获取延迟，可能影响截止时间”）。

定期更新进度：负责人需每周更新任务状态，记录人每周五汇总所有任务进展，在下一阶段会议中优先跟踪延期或存在风险的任务。

闭环管理：任务完成后，负责人需提交输出成果至记录人，记录人在跟踪表中标注“已完成”，并附上成果或附件；若任务延期，需在“风险问题”栏说明原因及预计完成时间，必要时提交主持人*协调解决。

三、会议纪要与任务跟踪表模板

（一）会议纪要模板

公司部门会议纪要

会议基本信息

会议名称

项目Q3迭代方案评审会

时间

2023年8月15日14:00-16:30

地点/线上会议

线上腾讯会议（会议号：X-X-X）

主持人

*

记录人

*

参会人员

产品部、研发部、市场部、设计部；缺席：运营部*（因客户拜访）

分发范围

全体参会人员、部门总监、项目组全体成员

二、会议议程与讨论要点

序号

议题名称

讨论要点

1

Q3产品迭代进度汇报

研发部*：A功能已完成原型开发，进入测试阶段；B功能因技术难题，原定8月10日完成延期至8月20日。

2

用户反馈与需求优先级讨论

市场部：近期用户调研显示，70%用户期待“智能推荐”功能（原计划Q4上线）；设计部：建议优先调整UI交互，提升用户体验。

3

资源协调与排期确认

产品部：申请增加2名研发人员支持B功能开发；研发部：若增加资源，可保证8月25日前完成B功能测试。

三、决议事项

决议：确定Q3产品迭代优先级为“智能推荐功能（原A功能）UI交互优化B功能”，资源优先保障前两项任务。

决议：研发部于8