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采购申请与审批流程工具供应商选择参考模板

一、适用场景说明

新项目采购：如新建生产线、信息系统升级等需引入新供应商的采购项目；

常规补货采购：如办公用品、原材料等长期需稳定供应的常规物资采购；

服务类采购：如咨询、运维、广告等服务供应商的选择；

紧急采购：因突发情况需快速响应的采购需求，需在合规前提下简化流程；

战略供应商筛选：为长期合作或重大项目筛选核心供应商。

二、操作流程详解

步骤1：需求确认与采购计划制定

操作内容：

需求部门（如生产部、行政部、IT部等）填写《采购需求明细表》，明确采购物品/服务的名称、规格参数、数量、质量标准、预算金额、交付时间及用途等关键信息；

采购部门根据需求明细，结合库存情况、历史采购数据及市场行情，制定采购计划，明确采购方式（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等）；

需求部门负责人及采购部门负责人对需求与计划进行联合审核，保证需求合理、预算合规。

关键输出：《采购需求明细表》《采购计划审批表》。

步骤2：供应商信息收集与初筛

操作内容：

采购部门通过公开渠道（如采购网、行业招标平台、企业供应商库）定向收集供应商信息，或接受供应商主动报名；

根据采购需求的核心门槛（如资质、产能、经验等），对供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商（如无相关资质、产能不足等）；

向初筛合格的供应商发放《供应商信息登记表》，要求其提供公司基本情况、营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、类似项目案例等资料。

关键输出》：《供应商信息登记表》（初筛名单）。

步骤3：供应商资质审核

操作内容：

采购部门联合法务部、需求部门组成审核小组，对供应商提交的资质文件进行合规性审查，重点核查：

营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购内容；

特殊行业资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）是否齐全；

财务状况（如审计报告、资产负债表）是否满足履约能力；

信用记录（如“信用中国”无严重失信行为、无法律纠纷）；

对资质审核通过的供应商，纳入候选供应商名单；审核未通过的，书面反馈原因并允许其补充资料（限1次）。

关键输出》：《供应商资质审核表》（候选名单）。

步骤4：需求沟通与方案提交

操作内容：

采购部门向候选供应商发放《采购需求说明书》，明确技术要求、服务标准、交付节点、验收方式及商务条款（如付款方式、违约责任等）；

供应商根据需求说明书编制《应标方案》，内容包括但不限于：技术方案、实施计划、报价明细（需分项列出成本）、售后服务承诺等；

组织供应商方案说明会（可选），由供应商讲解方案，采购部门及需求部门提出疑问，供应商现场答疑。

关键输出》：《供应商应标方案》《方案沟通记录表》。

步骤5：商务谈判与比价

操作内容：

采购部门根据采购金额及复杂程度，组织商务谈判小组（含采购、财务、需求部门代表），与供应商就价格、付款周期、交付保障等条款进行谈判；

对比不同供应商的报价（需保证报价范围一致，避免因配置差异导致比价失衡），计算综合单价（如考虑运输、税费、售后等成本）；

形成比价分析报告，列出各供应商的报价优势、劣势及谈判建议。

关键输出》：《商务谈判记录表》《供应商比价分析报告》。

步骤6：综合评估与供应商选定

操作内容：

建立综合评估模型，从以下维度对候选供应商进行量化评分（总分100分，可根据采购重点调整权重）：

资质能力（20分）：资质完整性、行业认证、财务状况；

技术/方案（30分）：方案可行性、技术先进性、创新性；

价格（25分）：报价合理性、成本控制能力；

服务（15分）：售后响应速度、服务团队配置、培训支持；

信誉（10分）：合作案例评价、客户口碑、履约记录；

评估小组独立打分，取平均分作为最终得分；

按得分高低排序，推荐得分最高且符合要求的供应商为候选中选方；若得分接近（如分差＜5分），需组织补充评审；

将评估结果及选定建议报采购负责人、分管领导审批。

关键输出》：《供应商综合评估表》《供应商选定审批表》。

步骤7：合同签订与流程归档

操作内容：

法务部门根据谈判结果及选定供应商，拟定采购合同，明确双方权利义务、验收标准、违约条款等，经采购部门、需求部门及供应商确认后盖章生效；

采购部门将采购全流程资料（需求表、供应商资料、审核表、评估表、合同、审批记录等）整理归档，保证可追溯；

向中选供应商发出《中标通知书》，同步向未中选供应商发送结果告知书（可简要说明未中选原因）。

关键输出》：《采购合同》《采购流程归档清单》《中标通知书》。

三、配套工具表格

表1：采购需求明细表

需求部门

采购日期

采购类别（□物资□服务□工程）

采购名称

规格型号/服务内容

数量

质量标准

预算金额（元）

交付时间

用途说明

需求部门负责人：

采购部门对接人：

需求确认日期：年月日

表2：供应商信