采购申请审批模板与供应商管理辅助.docVIP

采购申请审批模板与供应商管理辅助工具指南

一、适用业务场景

本工具适用于企业内部各类采购活动的规范化管理，覆盖以下典型场景：

日常物料采购：如办公耗材、生产辅料等常规物品的申购与审批；

新供应商引入：首次合作供应商的资质审核、评估及准入流程；

紧急采购需求：因生产突发、项目紧急等导致的快速采购审批；

年度框架协议采购：与已入围供应商签订年度合作协议后的分批订单执行；

供应商绩效评价：定期对合作供应商的交期、质量、服务等进行综合评估。

二、标准化操作流程

（一）采购申请发起与初审

需求提报：申请人根据业务需求，填写《采购申请表》（模板见第三章），明确物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交期及供应商建议（若有）。

部门审核：申请人将表格提交至部门负责人经理，审核采购需求的合理性（如是否必要、预算是否在部门额度内），并在“部门意见”栏签字确认。

预算校验：通过审批后，申请表流转至财务部专员，核对采购预算与实际申请金额的一致性，重点超预算采购需标注“需特别审批”。

（二）多级审批流程

按金额分级审批：

金额≤5000元：由采购部主管审批，确认采购必要性及供应商初步匹配度；

5000元＜金额≤2万元：需分管副总总审批，重点评估成本效益；

金额＞2万元：提交总经理总终审，同步抄送审计部备案。

紧急采购特批：如遇生产停工等紧急情况，可启动“紧急审批通道”，申请人需在申请表标注“紧急”及原因，经部门负责人经理及采购部主管口头确认后先行采购，1个工作日内补齐书面审批手续。

（三）供应商选择与管理

供应商匹配：采购部专员根据采购需求，从《合格供应商名录》中筛选≥3家候选供应商（新供应商需同步完成《供应商信息登记表》填报，见模板3.2）。

询比价：向候选供应商发出询价单，要求提供书面报价单（含增值税率、交货周期、质保条款等），采购部主管组织比价分析，形成《供应商评估表》（模板3.3）。

确定供应商：综合评估价格、资质、交期、合作历史等因素，确定最终供应商，并在《采购申请表》“供应商确认”栏签字。

（四）合同签订与订单执行

合同拟定：采购部专员根据审批结果与供应商拟定《采购合同》（模板3.4），明确标的物信息、价格、付款方式、违约责任等条款，经法务部经理审核（金额＞5万元需审核）后，双方盖章生效。

订单下达：采购部专员向供应商下达《采购订单》，同步将合同扫描件抄送仓库部主管及财务部专员备案。

（五）验收与付款结算

货物验收：供应商送货至后，仓库部主管组织申请人、质检部专员共同验收，核对数量、规格、质量（需质检的物品需附《质检报告》），填写《入库验收单》三方签字确认。

付款申请：验收合格后，采购部专员汇总合同、订单、验收单、发票（需核对名称与税号），填写《付款申请表》，按审批流程提交财务部审核。

供应商档案更新：付款完成后，采购部专员将本次合作数据（交期准时率、质量合格率等）录入供应商档案，作为后续绩效评价依据。

三、核心工具模板

模板3.1：采购申请表

申请部门

申请人

申请日期

物品名称

规格型号

需求数量

预估单价

预算金额

采购用途

期望交期

建议供应商

联系人

联系方式

部门意见（签字）：

日期：

财务预算审核（签字）：

日期：

采购部审批（签字）：

日期：

分管副总/总经理审批（签字）：

日期：

模板3.2：供应商信息登记表

供应商名称

统一社会信用代码

注册地址

联系人

职务

联系方式

主营业务

成立时间

注册资本

资质文件清单

□营业执照□税务登记证□行业许可证□ISO认证□其他：________

主要合作客户

供应产品/服务

采购部初审意见（签字）：

日期：

供应商评审小组意见（签字）：

日期：

模板3.3：供应商评估表

供应商名称

评估日期

评估周期

评估维度

评分标准（10分制）

得分

价格合理性

市场对比、利润空间

交期准时率

按约定时间交付比例

产品质量

检验合格率、客诉率

服务响应

售后支持、沟通效率

综合得分

评估结论

□优秀（≥90分）□合格（70-89分）□待改进（60-69分）□不合格（＜60分）

评审小组签字：

日期：

模板3.4：采购合同审批表

合同编号

签约供应商

合同金额

采购内容

合同期限

采购部意见（签字）：

日期：

法务部审核意见（签字）：

日期：

财务部审核意见（签字）：

日期：

总经理审批（签字）：

日期：

四、关键执行要点

（一）信息准确性要求

采购申请表中物品名称、规格、数量等信息需与实际需求一致，避免因描述模糊导致采购错误；

供应商信息登记表需保证营业执照、资质文件等复印件清晰有效，与原件一致。

（二）审批时效管理

常规采购申请需在2个工作日内完成部门审核，3个工作日内完成财务预算校验；

紧急采购需在1个工作日内完成所有审批流程，保证不影响业务进度。

（三）供应商资质审