会议记录与行动项跟进模板（含会议纪要格式）.docVIP

会议记录与行动项跟踪模板（含会议纪要格式）

一、模板概述

本模板旨在规范会议全流程管理，通过结构化记录会议内容、明确行动项责任与进度，保证会议决议有效落地，提升团队协作效率与工作闭环质量。适用于部门例会、项目启动会、跨部门协调会、专题研讨会等各类会议场景，帮助团队解决“议而不决、决而不行、行而不果”的常见问题。

二、适用场景与核心价值

（一）适用场景

常规管理会议：如部门周例会、月度总结会，用于同步工作进展、部署下一阶段任务；

项目推进会议：如项目启动会、阶段评审会，用于明确项目目标、拆解关键任务、协调资源；

问题解决会议：如专题研讨会、故障分析会，用于聚焦具体问题、讨论解决方案并形成行动共识；

跨部门协作会议：如资源协调会、流程优化会，用于打破部门壁垒、明确责任分工。

（二）核心价值

规范记录：避免会议内容遗漏，保证关键信息（决议、数据、待办）可追溯；

责任到人：通过行动项“负责人+截止日期+优先级”设定，杜绝“人人有责等于人人无责”；

进度可视：实时跟踪行动项状态，及时发觉并解决执行中的阻塞问题；

效率提升：减少会后反复确认成本，推动团队从“开会”向“解决问题”转型。

三、会议记录与行动项跟踪全流程操作指南

（一）会前准备：夯实基础，保证会议高效

明确会议目标与议程

会议发起人需提前1-2天明确会议核心目标（如“确定Q3产品上线计划”“解决客户投诉响应流程漏洞”），并制定结构化议程（含议题、讨论时长、负责人）；

议程需提前同步给所有参会人，要求相关人员准备议题背景资料（如数据报表、方案草案），保证会议聚焦核心问题。

确定参会角色与分工

明确主持人（把控会议节奏、引导讨论）、记录人（负责记录关键内容、整理纪要）、参会人（议题相关执行者或决策者）；

记录人需提前熟悉模板结构，准备好记录工具（如电脑、在线协作文档）。

准备会议物资与环境

确认会议室、设备（投影仪、麦克风、视频会议软件）可用，测试网络稳定性；

必要时准备会议材料纸质版或共享电子文档，方便参会人查阅。

（二）会中记录：抓取关键，保证信息完整

会议记录需客观、准确、简洁，重点记录以下内容（可结合模板表格同步填写）：

会议基本信息

记录会议名称、时间（起止时间）、地点（线上/线下）、主持人、记录人、参会人（含部门/职务）、缺席人及原因。

议程与讨论要点

按议程顺序逐项记录：每个议题的讨论背景、核心观点（标注不同意见人，如“*经理提出：需优先考虑客户体验”）、争议点、初步结论。

避免逐字记录，提炼关键词和数据（如“用户投诉率从5%降至3%”“需增加2名开发人员支持”）。

决议与行动项

对每个议题形成的明确决议（如“同意调整售后响应流程，24小时内首次响应”）；

提取所有待办行动项，包含：行动项描述（具体任务）、负责人（明确到人，避免“相关部门”等模糊表述）、配合人（如有）、截止日期（精确到日）、优先级（高/中/低，按紧急重要性划分）。

（三）会后整理：及时输出，推动闭环管理

整理会议纪要

会议结束后24小时内，记录人需根据会中记录整理正式纪要，内容结构参考“模板示例”，保证信息完整、语言简洁、无歧义；

纪要需包含“会议基本信息-议程与讨论-决议-行动项跟踪表”四大核心模块，重点突出行动项（可加粗或单独列表）。

审阅与分发

纪要初稿完成后，提交主持人审阅，保证决议和行动项准确无误；

审阅通过后，在1个工作日内通过邮件、企业/钉钉等渠道分发给所有参会人及相关方，并抄送部门负责人存档。

行动项跟踪启动

将行动项同步至团队协作工具（如飞书多维表格、腾讯文档、Excel），设置“截止日期提醒”（如提前1天提醒负责人）；

记录人或会议发起人需定期（如每周例会）同步行动项进度，对逾期项及时协调解决。

（四）持续跟踪：复盘优化，保证落地见效

进度更新与反馈

行动项负责人需在截止日期前更新进度（如“进行中：已完成方案初稿，待审核”“延期：因客户需求变更，需协调*部门确认新方案”）；

若遇阻塞问题（如资源不足、跨部门协作困难），需及时向记录人或主持人反馈，推动协调解决。

会议复盘

对周期性会议（如周例会、月度会），每月需回顾行动项完成率（如“本月行动项完成率85%，未完成项主要为*项目外部依赖延迟”）；

分析未完成原因（如目标不明确、资源不足、流程卡点），优化会议议程或行动项设定（如细化任务拆解、增加跨部门沟通机制）。

四、会议纪要与行动项跟踪模板示例

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

2023年Q3产品上线推进会

会议时间

2023年7月10日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上腾讯会议

主持人

*总监（产品部）

记录人

*助理（运营部）

参会人

经理（产品部）、主管（研发部）、专员（市场部）、主管（测试部）

缺席人

*主管（设计部，因客户拜访缺席）

会