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城市建设档案整理规范指南

引言：城市建设档案的时代意义与规范之要

城市建设档案，作为城市规划、建设、管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、声像等不同形式的历史记录，是城市发展轨迹的真实写照，是城市记忆的重要载体，更是当前及未来城市规划决策、工程建设、历史研究、文化传承不可或缺的基础性信息资源。在城市化进程日新月异的今天，科学、系统、规范地整理城建档案，不仅是提升城市治理能力现代化的内在要求，更是保障城市可持续发展、维系城市历史文脉的关键环节。本指南旨在结合当前城建档案管理工作的实际需求与发展趋势，提供一套专业严谨、操作性强的整理规范，以期为相关从业人员提供有益参考，共同推动城建档案管理水平的提升。

一、归档范围与分类：明确边界，科学归位

城建档案的整理，首重归档范围的精准界定与分类体系的科学构建。这是确保档案完整性、系统性的前提。

（一）归档范围的确定原则

归档范围的划定应遵循“直接形成”、“具有保存价值”及“与城市建设活动紧密相关”三大核心原则。具体而言，凡在城市规划、勘察测绘、各类工程建设（包括工业与民用建筑、市政基础设施、公用事业、交通、水利、园林等）、地下管线、城市管理、环境保护等活动中形成的，反映项目决策、勘察设计、施工验收、监理审计、运行维护等各环节真实情况的文件材料，均应纳入归档范畴。对于电子文件，其归档范围与纸质文件保持一致，并需特别关注其真实性、完整性、可用性和安全性的保障。

（二）分类体系的构建与应用

城建档案的分类应采用层级分明、逻辑清晰的分类方法。目前，国内广泛采用的是以工程项目为基础，结合专业性质进行分类的模式。通常可参照国家相关行业标准或地方城建档案管理部门制定的《城建档案分类大纲》进行细化。一般而言，一级分类可按建设工程类型（如工业建筑、民用建筑、市政工程等）或专业领域（如规划、勘察、设计、施工等）划分；二级及以下分类则可根据项目性质、建设阶段、文件内容等进一步细分。分类体系一旦确定，应保持相对稳定，以保证档案检索利用的一致性和便捷性。

二、文件材料的收集与筛选：去芜存菁，确保核心

归档范围明确后，文件材料的收集与筛选工作是保证档案质量的第一道关口。

（一）收集的全面性与及时性

档案收集应贯穿于项目建设的全过程，从项目立项之初即应明确档案负责人，制定收集计划，确保各阶段形成的文件材料能够及时、完整地汇集。对于重要的会议纪要、审批文件、技术核定、隐蔽工程记录等关键性材料，需重点跟踪收集，避免遗漏。同时，应注重收集不同载体形式的材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像、实物等，以全方位反映项目全貌。

（二）筛选的原则与方法

收集到的文件材料并非都具有同等的保存价值，因此需要进行科学筛选。筛选工作应以“保存价值”为核心判断标准，依据相关的档案保管期限规定，结合项目的重要性、文件的形成规律及利用需求，审慎确定文件的去留及保管期限。对于重复、冗余、非正式、无查考利用价值的材料，应予以剔除；对于有价值但内容重复的材料，应保留其最具代表性或最完整的版本。

三、组卷与排列：系统整合，逻辑有序

组卷与排列是档案整理的核心环节，其目的是将零散的文件材料按照一定的逻辑关系组合成有序的案卷，以便于管理和利用。

（一）组卷的基本要求与方法

组卷应遵循“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用”的基本原则。通常可采用按项目阶段（如立项审批、勘察设计、施工验收等）、按专业（如建筑、结构、给排水、电气等）、按文件类型（如图纸、文字、声像等）或按问题等方式进行组卷。同一项目的文件材料应尽量集中组卷，不同项目的文件材料不得混淆。卷内文件材料应齐全完整，手续完备。

（二）卷内文件的排列顺序

卷内文件材料的排列应遵循一定的逻辑顺序，以便于反映文件之间的内在联系和查阅。一般而言，文字材料可按事项、时间或重要程度排列。例如，项目前期文件可按审批流程顺序排列；施工文件可按施工进度或分部分项工程顺序排列。图纸材料通常按专业顺序（如建筑、结构、设备等）排列，同一专业的图纸则按图号顺序排列。正文与附件、印件与定稿、请示与批复等应组合在一起，保持文件的成套性。

四、文件材料的编目：规范著录，便捷检索

编目是档案整理的“点睛”之笔，通过规范的著录，赋予每一份档案、每一卷档案唯一的“身份标识”，为后续的检索利用奠定基础。

（一）页码编写

卷内文件材料应统一编写页码。页码一般编写在文件材料正面的右上角、背面的左上角，空白页不编页码。页码编写应清晰、准确、连续，不得重复或遗漏。对于成套图纸或印刷成册的文件，若已有系统页码，可不再重新编写，但需在卷内目录中注明。

（二）卷内目录的编制

卷内目录是揭示卷内文件内容和成分的检索工具，应逐项填写清楚。主要包括顺序号、文号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等栏目。其中