合同档案管理制度(3篇).docxVIP

合同档案管理制度(3篇)

合同档案管理制度一

总则

为加强公司合同档案管理，保护公司合法权益，提高合同管理水平，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度所指合同档案是公司在经营管理活动中形成的与合同有关的各种文件材料，包括合同文本、附件、补充协议、往来函件、会议纪要、履行记录等。合同档案管理应遵循集中统一、分类管理、安全保密、方便利用的原则，确保合同档案的完整、准确、系统和安全。

合同档案管理机构与职责

公司设立合同档案管理小组，由法务部门、行政部门和相关业务部门负责人组成，负责统筹协调合同档案管理工作。法务部门是合同档案管理的主管部门，主要职责包括：制定和完善合同档案管理制度；指导和监督各部门合同档案的收集、整理、归档工作；负责合同档案的保管、借阅和销毁等工作；定期对合同档案进行清查和统计。行政部门负责提供合同档案管理所需的硬件设施和办公条件，协助法务部门进行档案的整理和装订。各业务部门负责本部门合同档案的收集、整理和初步审核工作，并及时将合同档案移交法务部门。

合同档案的收集与整理

合同签订过程中，业务部门应指定专人负责合同文件材料的收集工作，确保收集的文件材料真实、完整、有效。收集范围包括合同正式文本、附件、补充协议、审批文件、授权委托书、对方主体资格证明文件等。合同履行过程中产生的往来函件、会议纪要、验收报告、付款凭证等文件材料也应及时收集。业务部门对收集到的合同文件材料进行初步整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类，并编制文件目录。整理过程中，应保持文件材料的原始面貌，不得随意涂改、损毁。整理完毕后，业务部门将合同档案移交法务部门，移交时应填写《合同档案移交清单》，双方签字确认。

合同档案的归档

法务部门对业务部门移交的合同档案进行审核，审核内容包括文件材料的完整性、准确性、规范性等。对于不符合要求的，退回业务部门补充或重新整理。审核通过后，法务部门按照合同档案分类标准进行归档。合同档案分类可采用年度-合同类别-项目名称的分类方法，如“2024年销售合同-XX项目”。归档时，应建立合同档案索引，包括合同编号、合同名称、签订时间、对方当事人、合同金额、履行期限等信息，以便快速查询和检索。同时，将合同档案存入专门的档案柜或档案盒，并在档案柜或档案盒上标注合同类别、年度等信息。

合同档案的保管

公司应设立专门的合同档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保合同档案的安全。合同档案库房应保持清洁、通风，温度和湿度应符合档案保管要求。法务部门应定期对合同档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对于重要的合同档案，可采用电子备份和纸质备份相结合的方式进行保管，电子备份应存储在安全的服务器或移动存储设备中，并定期进行数据更新和检查。

合同档案的借阅

公司内部各部门因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，报法务部门审批。法务部门根据借阅申请的内容和用途进行审核，对于符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。借阅人应按照规定的借阅期限归还合同档案，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人在借阅期间应妥善保管合同档案，不得转借、涂改、损毁合同档案。借阅完毕后，应及时归还合同档案，法务部门对归还的合同档案进行检查，确认无误后，办理归还手续。

合同档案的销毁

合同档案保管期限届满，经鉴定确无保存价值的，可按照规定程序进行销毁。销毁合同档案应成立鉴定小组，由法务部门、行政部门和相关业务部门组成，对拟销毁的合同档案进行鉴定。鉴定小组应出具鉴定报告，明确销毁的合同档案清单和销毁原因。经公司领导批准后，方可进行销毁。销毁合同档案时，应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，并由两人以上监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。

合同档案的信息化管理

公司应逐步推进合同档案的信息化管理，建立合同档案管理系统。通过合同档案管理系统，实现合同档案的电子化存储、检索、借阅和统计分析等功能，提高合同档案管理的效率和水平。在合同签订过程中，业务部门应将合同文件材料及时录入合同档案管理系统，实现合同档案的实时更新和共享。同时，利用合同档案管理系统对合同履行情况进行跟踪和监控，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。

监督与考核

法务部门应定期对各部门合同档案管理工作进行检查和监督，检查内容包括合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅等方面。对于存在问题的部门，应及时提出整改意见，并督促其整改。公司将合同档案管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系，对合同档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力的部门和个人进行批评和处罚。

合同档案管理制度二

引言

合同档案是公司重要的信息资源，对于维护公司的合法权益、保障公司的正常运营具有重要意义。为了规范合同档案管理，提高合