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学校综合办公室工作排期计划

一、总则

为保障学校综合办公室各项工作高效、有序开展，提升服务质量和行政效率，特制定本工作排期计划。本计划旨在明确各岗位工作职责、任务分配及时间节点，确保日常事务管理、文件处理、会议协调、后勤保障等工作落实到位。

二、工作排期计划内容

（一）日常工作安排

1.**文件收发与登记**

(1)每日早上8:00-9:00，负责收发外部来文、内部文件，并进行编号登记。

(2)每日下午5:00-6:00，整理当日文件归档，确保纸质及电子文件同步管理。

(3)每周一上午10:00，汇总上周文件处理情况，提交周报。

2.**会议室协调**

(1)每日早上7:30-8:00，检查会议室设备（投影仪、音响、空调等）是否正常。

(2)每日上午10:00及下午2:00，确认当日会议安排，提前布置会场。

(3)每日下午4:00，清理会议室，关闭设备电源。

3.**访客接待**

(1)每日早上8:00-9:00及下午2:00-3:00，接待来访人员，登记信息并引导至相关部门。

(2)每周五下午，整理访客接待记录，更新访客须知。

（二）专项任务安排

1.**每月行政例会**

(1)每月第一个周五下午2:00-4:00，组织召开行政例会，总结上月工作，部署下月计划。

(2)会前1天，发送会议通知及议程；会后2小时内，整理会议纪要并分发给参会人员。

2.**季度物资盘点**

(1)每季度末最后一周，开展办公用品、耗材盘点，更新库存清单。

(2)盘点后3个工作日内，提交盘点报告并申请补货。

(3)示例数据：若办公用品库存储量低于20%，需立即采购补充。

3.**年度档案整理**

(1)每年11月1日-30日，整理全年文件资料，按类别归档。

(2)12月15日前，完成档案数字化扫描及备份。

(3)12月30日前，提交年度档案管理报告。

（三）临时任务响应

1.**突发事件处理**

(1)如遇设备故障（如打印机、网络中断），需在30分钟内响应并联系维修人员。

(2)每日下班前，检查办公区域水电安全，记录异常情况。

2.**临时会议支持**

(1)接到临时会议通知后，1小时内完成会场布置及设备调试。

(2)会后立即清理会场，确保设备恢复原状。

三、执行与监督

1.**责任分工**

-主任负责整体统筹及重大事项决策；

-文件管理员专职负责文件收发与档案管理；

-后勤专员负责会议室及访客接待。

2.**检查机制**

(1)每周五上午10:00，主任抽查本周计划执行情况。

(2)每月5日，提交月度工作总结，重点反映未完成事项及改进措施。

3.**调整与优化**

(1)根据实际工作需求，每月调整下周排期计划；

(2)每季度评估计划执行效果，优化流程细节。

本计划自发布之日起实施，各部门需严格按照时间节点执行，确保综合办公室工作高效运转。

二、工作排期计划内容

（一）日常工作安排

1.**文件收发与登记**

(1)**每日文件收发流程**

1)**准备工作（每日8:00前）**：检查文件柜、登记本、扫描仪等工具是否完好，确保办公用品（如笔、纸张）充足。

2)**收文处理（8:00-9:00）**：

-接收外部来文（如快递、快递柜取件），核对收件人及件数。

-使用扫描仪对重要文件进行电子备份，保存至指定云盘或服务器。

-登记纸质文件，注明日期、发件单位、密级（如有）、处理状态（待办/已办）。

3)**发文处理（9:00-10:00）**：

-根据当日日程，提前准备需发出的文件，检查附件是否齐全。

-使用内部邮件系统或纸质传递单，确保文件准确送达目标部门。

4)**每日归档（17:00-18:00）**：

-整理当日收文，按类别（如通知、报告、审批表）分装至档案袋。

-将纸质文件存入文件柜，电子文件按分类归档并标注关键词。

5)**周报汇总（每周一10:00）**：

-统计上周文件收发数量（如：收文150件，发文120件），分析积压文件原因。

-提交《文件处理周报》，附异常情况说明（如：某部门文件积压超3天）。

(2)**特殊文件处理**

1)**涉密文件**：

-使用专用文件袋和锁柜存储，双人核对签收。

-处理过程全程记录，禁止拍照或截图。

2)**加急文件**：

-标注“加急”字样，优先扫描、登记、传递。

-传递后30分钟电话确认对方已收到。

2.**会议室协调**

(1)**每日设备检查与准备**

1)**设备检查清单（每日7:30-8:00）**：

-投影仪：测试连接（HDMI/VGA）、屏幕清洁、灯泡亮度检查。

-音响系统：麦克风音量、蓝牙连接稳定性、音箱无杂音。

-空调/风扇：温度调