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行政机关文件归档管理规范与操作

行政机关文件归档管理是机关工作的重要组成部分，是维护机关历史真实面貌、保障工作连续性、促进科学决策的基础性工作。其规范化、科学化水平，直接关系到行政效率的提升和行政行为的规范。本文旨在结合实践经验，从规范原则与操作实务两个层面，探讨行政机关文件归档管理的核心要点。

一、行政机关文件归档管理的基本原则

行政机关文件归档管理并非简单的资料堆砌，而是一项系统性、程序性的工作，需遵循以下基本原则：

（一）坚持正确政治方向

行政机关文件具有鲜明的政治性，归档管理必须首先确保所存档案能够准确反映党的路线方针政策的贯彻执行情况，维护国家利益和社会公共利益。在收集、整理、鉴定、保管等各个环节，均需保持高度的政治敏锐性和责任感。

（二）遵循统一规范原则

归档工作必须严格依照国家有关档案工作的法律法规和行业标准进行，如《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》等。各机关应在国家统一规范的框架下，结合自身实际，制定具体的实施细则，确保归档工作有章可循、有规可依，避免各行其是。

（三）保持文件材料的有机联系

文件材料是在各项工作活动中自然形成的，它们之间存在着内在的、有机的联系。归档管理应尊重这种联系，确保同一活动、同一问题、同一项目所形成的全部文件材料能够集中、完整地保存，以便全面反映事物的本来面貌。

（四）确保档案的真实、完整、可用与安全

真实性是档案的生命线，归档的文件材料必须是办理完毕的、具有法定效力的正式文本。完整性要求归档文件材料齐全，不能残缺不全。可用性则强调档案应便于检索和利用，能够满足各项工作对历史信息的需求。同时，必须将档案安全放在重要位置，严防失泄密、损毁和丢失。

（五）便于保管和利用

归档管理的最终目的是为了利用。因此，在整理、组卷、编目等环节，均应从便于档案的长期保管和有效利用出发，选择科学合理的方法和手段，提高管理效率和利用效能。

二、行政机关文件归档管理的操作实务

行政机关文件归档管理是一个环环相扣的过程，需要严谨细致的操作。

（一）归档范围的准确界定

明确归档范围是做好归档工作的前提。各机关应依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本单位职能和工作实际，制定详细的本机关文件材料归档范围和不归档范围。

*应归档文件材料：主要包括反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有查考价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料等。具体而言，如各类决议、决定、命令、指示、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、工作方案、工作总结、统计报表、合同协议、重要会议材料等。

*不归档文件材料：如上级机关普发的供参阅、不办理的文件材料；本机关文件材料的重份件、复印件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经领导审阅签发的草稿和一般性修改稿；与本机关工作无关的文件材料等。

（二）文件材料的系统整理

收集到的文件材料往往是零散的，需要进行系统整理，使其条理化、有序化。

*收集与积累：各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集与积累工作，确保文件材料在形成后及时、完整地得到收集，避免遗漏或延误。日常工作中，应将办理完毕的文件材料及时整理，定期向档案管理部门移交。

*鉴别与筛选：对收集到的文件材料进行鉴别，判断其是否属于归档范围，剔除不需要归档的材料。同时，检查文件材料的完整性、准确性和有效性。

*分类：按照文件材料的形成规律和内在联系，采用科学的分类方法进行分类。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法（或问题分类法）、保管期限分类法等。通常采用“年度—组织机构（或问题）—保管期限”的三级分类法。

*排列：在同一类别的文件材料中，按照一定的顺序进行排列。一般可按时间顺序、重要程度、文件编号顺序或事由联系等方式排列。

*编号：对排列好的文件材料，依据一定的规则进行编号，固定其顺序，为后续编目和检索提供基础。

*编目：编制档案目录是揭示档案内容、提供检索途径的重要手段。主要包括卷内文件目录、案卷目录等。目录项目应规范、准确，便于查找。

*装盒与填写备考表：将整理好的文件材料按照一定的要求装入档案盒，并在盒内填写备考表，注明卷内文件的状况、整理人、检查人等信息。

（三）归档交接

文件材料整理完毕后，应按照规定的时间和要求向本机关档案管理部门移交归档。

*归档时间：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。对于专业性较强或有特殊要求的文件材料，可根据实际情况确定归档时间。

*交接手续：移交时，交接双方应认真核对档案数量、质量，并填写《档案交接文据》，双方签字盖章，各自留存，作为