财务部门费用报销审核标准化流程.docVIP

财务部门费用报销审核标准化流程工具模板

适用工作场景

本流程适用于公司员工因公产生的各项费用报销管理，涵盖日常办公支出（如办公用品、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿、餐补）、业务招待支出（如客户接待）、部门专项费用（如活动组织、培训）等符合公司财务制度的费用场景。流程旨在规范报销行为，保证费用支出的真实性、合规性与合理性，同时提高财务审核效率，保障资金使用安全。

标准化操作流程

第一步：报销申请发起

操作内容：员工在费用发生后5个工作日内，登录公司财务系统或填写《费用报销单》，完整填写以下信息：申请人所属部门、姓名、费用发生日期、具体事由、费用类别（如办公费、差旅费等）、金额明细（需分项列支，如“交通费：高铁票200元，市内交通费50元”）、对应的合规票据（如行程单、消费凭证等）及附件说明（如会议通知、接待方案等）。

责任人：费用发生员工（申请人）。

注意事项：费用事由需清晰具体，避免模糊表述（如“其他费用”需注明具体用途）；票据需与费用类别一致，且金额与报销单填写一致；电子票据需原件扫描件，纸质票据需粘贴整齐，避免覆盖关键信息（如票据代码、金额）。

第二步：部门初审

操作内容：申请人将填写完整的《费用报销单》及票据附件提交至部门负责人处。部门负责人需重点审核：

费用发生的真实性（是否确为因公支出，有无虚构或夸大）；

费用预算符合性（是否在部门年度/月度预算范围内，超预算费用需说明原因并附预算调整申请）；

费用标准的合规性（如差旅住宿是否符合公司规定的星级标准，餐补是否不超过单日限额）。

责任人：部门负责人（如*经理）。

时间要求：部门负责人需在收到报销单2个工作日内完成审核，确认无误后签字；若发觉问题，需退回申请人并注明修改意见。

第三步：财务部门复核

操作内容：通过部门初审的报销单，由财务部门指定会计人员（如*会计）进行专业复核，重点检查：

票据合规性：票据是否为合法有效凭证（如税务监制章、财政监制章是否清晰，票据抬头是否为公司全称，有无涂改、过期等情况）；

金额准确性：报销单分项金额合计是否与票据总金额一致，计算有无误差；

科目归属准确性：费用是否计入正确的会计科目（如“办公费”vs“业务招待费”），是否符合公司会计制度；

完整性检查：报销单必填项是否完整（如申请人签字、部门负责人签字、日期等），附件是否齐全。

责任人：财务会计（如*会计）。

时间要求：财务复核需在3个工作日内完成，审核通过后签字确认；若发觉票据不合规或金额错误，需标注具体问题并退回申请人补充修改。

第四步：分级审批

操作内容：根据报销金额及费用类型，由不同层级管理人员进行审批，审批权限

常规费用（如办公费、通讯费等单笔金额≤5000元）：由财务经理（如*经理）审批；

大额费用（如单笔金额5000元-20000元）：需财务经理审核后，提交总经理（如*总经理）审批；

特殊费用（如超出年度预算、市场拓展类大额支出）：需总经理审批后，报董事长（如*董事长）最终审批。

责任人：按权限划分，财务经理、总经理、董事长。

时间要求：审批人需在收到报销单1个工作日内完成审批，紧急费用可优先处理；若审批不通过，需注明理由并退回至财务部门，由财务部门反馈给申请人。

第五步：支付结算

操作内容：审批通过的报销单，由财务出纳（如*出纳）根据公司支付流程办理结算：

确认报销金额无误后，通过银行转账方式支付至申请人工资卡（需核对银行卡号准确性）；

若为备用金报销，需收回原借款余额，多退少补；

支付完成后，在财务系统中标记“已支付”状态，支付凭证。

责任人：财务出纳（如*出纳）。

时间要求：支付需在审批通过后1个工作日内完成，遇节假日顺延；支付后及时通过系统或邮件通知申请人。

第六步：资料归档

操作内容：每月结束后，财务部门将当月已支付报销单按部门分类整理，包括：

纸质版《费用报销单》及票据原件（按时间顺序装订成册）；

电子版报销单、审批记录、支付凭证（存储至公司财务档案系统，备份保存不少于3年）。

责任人：财务档案管理员（如*专员）。

注意事项：归档资料需完整、有序，便于后续审计或查询；电子档案需定期备份，防止数据丢失。

费用报销单模板

基本信息

申请人姓名

所属部门

申请日期

年月日

费用所属期间

年月日至年月日

费用明细

序号

费用类别（如办公费/差旅费/业务招待费）

1

2

3

费用合计

大写：

附件清单

□合规票据□会议通知□接待方案□其他：

审批意见

部门负责人签字

日期：年月日

财务复核意见

□同意□需补充（说明：）签字：日期：年月日

财务经理审批

□同意□需补充（说明：）签字：日期：年月日

总经理审批（如需）

□同意□需补充（说明：）签字：日期：年月日

支付信息

收款人银行卡号：