原创力文档- 1、原创力文档（book118）网站文档一经付费（服务费），不意味着购买了该文档的版权，仅供个人/单位学习、研究之用，不得用于商业用途，未经授权，严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等，侵权必究。。
- 2、本站所有内容均由合作方或网友上传，本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺！文档内容仅供研究参考，付费前请自行鉴别。如您付费，意味着您自己接受本站规则且自行承担风险，本站不退款、不进行额外附加服务；查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档，您可以点击 这里二次下载。
- 3、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等，请点击“版权申诉”（推荐），也可以打举报电话：400-050-0827(电话支持时间：9:00-18:30)。
- 4、该文档为VIP文档，如果想要下载，成为VIP会员后，下载免费。
- 5、成为VIP后，下载本文档将扣除1次下载权益。下载后，不支持退款、换文档。如有疑问请联系我们。
- 6、成为VIP后，您将拥有八大权益，权益包括：VIP文档下载权益、阅读免打扰、文档格式转换、高级专利检索、专属身份标志、高级客服、多端互通、版权登记。
- 7、VIP文档为合作方或网友上传，每下载1次， 网站将根据用户上传文档的质量评分、类型等，对文档贡献者给予高额补贴、流量扶持。如果你也想贡献VIP文档。上传文档
行政事务管理办公自动化工具应用指南
一、行政事务管理的典型应用场景
行政事务管理办公自动化工具适用于各类企事业单位的日常行政工作，主要覆盖以下场景：
日常办公事务协调：如办公设备报修、场地使用申请、假期审批等分散性事务的统一登记与处理，避免信息遗漏或跨部门沟通低效。
会议全周期管理：从会议发起、议程提报、会议室预订、参会人员通知，到会议纪要整理与任务分配，实现会议流程线上化、可视化。
办公用品智能管控：包括办公用品需求提报、库存盘点、领用登记、采购申请等环节，实时监控库存动态，避免资源浪费或短缺。
文件电子化流转：各类行政文件（如通知、公告、请示报告）的起草、审批、分发、归档，替代传统纸质传递，提升流转效率与安全性。
访客预约与接待：外部访客通过线上提交预约信息，经审批后自动访客凭证，同步至门岗及接待人员，优化接待流程。
二、行政事务自动化处理操作流程
以“行政事务从发起至归档的全流程”为例，详细操作步骤：
步骤1：事务发起与信息录入
操作者：事务发起人（如部门员工、行政专员）
操作内容：
登录办公自动化系统，进入“行政事务管理”模块；
选择事务类型（如“办公用品领用”“会议室申请”等），填写事务标题（如“2024年第三季度打印机墨盒领用”）；
录入详细信息：包括关联部门、事由描述（需说明具体需求，如“行政部日常办公需领用黑色墨盒5个”）、优先级（高/中/低）、计划完成时间、附件（如设备故障需附照片说明）；
确认信息无误后提交，系统自动唯一事务编号（如“XZSW20240901001”）。
步骤2：多级审批流程设置
操作者：系统管理员/部门负责人
操作内容：
系统根据预设规则自动匹配审批链（如“办公用品领用”需部门负责人→行政专员→财务岗三级审批）；
审批人收到系统通知（APP/短信提醒），登录系统查看事务详情及附件；
审批人根据事务内容进行“通过/驳回”操作，驳回需注明原因（如“数量超标准，请调整至3个”）；
审批超时未处理时，系统自动向上级催办，并记录审批时效。
步骤3：任务分配与执行跟踪
操作者：行政专员/执行岗
操作内容：
审批通过后，系统自动将事务流转至执行环节，并根据事务类型分配执行人（如“会议室申请”分配至后勤岗，“设备报修”分配至IT支持岗）；
执行人接收任务后，在系统中更新事务状态（如“处理中”“已完成”），并填写处理进度（如“已确认墨盒库存，待领用”）；
发起人可通过系统实时查看事务处理进度，如有疑问可在线沟通执行人。
步骤4：结果反馈与归档总结
操作者：执行人/行政专员
操作内容：
事务处理完成后，执行人录入结果信息（如“墨盒已发放至张*工位”“会议室已布置完毕”），并相关附件（如签收单、现场照片）；
系统自动将事务信息及处理记录归档至对应分类，支持按时间、类型、发起人等多维度查询；
行政专员定期行政事务处理报表（如月度办公用品领用统计、会议召开情况分析），为管理决策提供数据支持。
三、行政事务管理常用模板表格
表1：行政事务登记表
事务编号
事务类型
发起人/部门
事由描述
优先级
计划完成时间
审批人
执行人
实际完成时间
状态
备注
XZSW20240901001
办公用品领用
行政部-张*
领用黑色墨盒5个
中
2024-09-05
李*
王*
2024-09-04
已完成
已签收
XZSW20240901002
会议室申请
市场部-刘*
申请3楼会议室09月10日下午
高
2024-09-10
陈*
赵*
2024-09-09
已完成
设备已调试
表2：会议安排表
会议编号
会议主题
时间
地点
主持人
参会人员
会议议程
所需物料
会议纪要编号
YH20240901001
第三季度工作总结会
09-1514:00
3楼会议室A
王*
全体部门负责人
1.季度汇报2.问题讨论
投影仪、麦克风
YJ20240901001
YH20240901002
新员工入职培训
09-2009:00
1楼培训室
李*
新员工10人
1.公司制度2.流程讲解
培训PPT、签到表
YJ20240901002
表3：办公用品领用表
领用编号
物品名称
规格型号
单位
申领数量
申领人/部门
用途
审批人
领用时间
领用人
库存余量
BYYQ20240901001
黑色墨盒
HP803A
个
5
行政部-张*
日常办公打印
李*
2024-09-04
王*
12
BYYQ20240901002
A4复印纸
80g
包
3
财务部-陈*
凭证打印
赵*
2024-09-05
刘*
25
表4：文件流转跟踪表
文件编号
文件标题
密级
发起部门
发起人
接收部门
接收人
当前状态
流转时间
处理意见
WLLZ20240901001
关于规范办公设备使用的规定
普通
行政部
张*
全体部门
各部门负责人
已归档
2
文档评论（0）