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采购申请与审批流程便捷操作手册

一、适用场景说明

当企业或组织因日常运营、项目执行等工作需要，采购各类物资、服务或设备时，均需通过本流程完成申请与审批。具体包括但不限于：

办公用品采购（如文具、耗材等）；

生产或项目所需原材料、零部件采购；

设备仪器采购（如办公设备、生产设备等）；

服务类采购（如咨询、维修、外包服务等）；

其他符合公司规定的采购需求。

二、采购申请全流程操作步骤

（一）第一步：填写采购申请单

操作人：申请人（需求部门员工）

操作内容：

登录公司采购管理系统（或通过OA系统“采购申请”模块），进入“新建申请”页面；

按系统提示准确填写以下信息：

基础信息：申请部门、申请人姓名*、申请日期、联系方式（内部短号）；

采购需求明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价（元）、预估总价（元）、主要用途（需注明具体使用场景，如“项目研发用”“办公室日常办公”等）；

预算信息：对应项目编号（若有）或预算科目；

特殊说明：如是否需紧急采购、供应商偏好（若有）、质量要求等。

必要附件（根据采购金额或类型要求）：

金额≥5000元：需附至少2家供应商的报价单或比价记录；

设备/服务类采购：需附技术参数需求表或服务说明书；

项目采购：需附项目立项批复文件复印件。

确认信息无误后，“提交申请”，系统将自动流转至下一审批节点。

（二）第二步：部门负责人审批

操作人：申请人所在部门负责人*

操作时限：收到申请后1个工作日内

操作内容：

登录系统查看待审批申请，重点核对：

采购需求的必要性（是否符合部门工作计划）；

预估价格的合理性（参考历史采购价或市场均价）；

附件完整性（是否按要求比价记录、技术参数等）。

审批结果处理：

同意：“通过”，系统自动流转至下一审批层级（如分管领导）；

不同意：“驳回”，并填写驳回理由（如“预算超支”“需求描述不清晰”等），申请将退回申请人修改；

需补充说明：“转办+备注”，可要求申请人补充材料或说明。

（三）第三步：分管领导审批

操作人：分管业务/采购的领导*

操作时限：收到申请后1-2个工作日内（根据采购金额调整：金额＜1万元，1个工作日；金额≥1万元，2个工作日）

操作内容：

核查审批要点：

采购事项是否符合公司战略或年度预算；

大额采购（≥1万元）的比价是否充分，性价比是否最优；

跨部门需求是否与其他工作冲突。

审批结果处理：

同意：“通过”，流转至采购部门；

不同意：“驳回”，注明理由（如“不符合年度预算”“需重新比价”等），退回申请人或部门负责人。

（四）第四步：采购部门审核

操作人：采购部专员*

操作时限：收到审批通过的申请后1个工作日内

操作内容：

审核采购需求合规性：

是否属于公司集中采购目录（若在目录内，须通过指定供应商采购）；

供应商资质是否符合要求（如营业执照、相关行业许可证等）；

采购方式是否恰当（如小额采购可采用询价，大额采购需公开招标）。

处理结果：

审核通过：在系统中标记“审核通过”，并启动采购执行流程（如联系供应商、签订合同等）；

需调整：若供应商资质不符或采购方式不合适，联系申请人或部门负责人沟通调整，重新提交审批。

（五）第五步：采购结果反馈与归档

操作人：采购部专员*、申请人

操作内容：

采购完成后，采购部在系统中录入采购结果信息（实际采购价、供应商名称、合同编号等），并通过系统通知申请人；

申请人确认收到采购物资/服务后，在系统中“确认收货”，完成流程闭环；

采购部将申请单、审批记录、报价单、合同等资料整理归档，保存期限不少于3年。

三、采购申请单模板（参考）

字段名称

填写说明

申请部门

申请人所在部门全称（如“市场部”“生产车间”）

申请人

员工姓名*（系统自动关联工号，无需手动输入）

申请日期

系统自动（提交申请时显示）

联系方式

申请人内部短号或办公电话（便于采购部沟通）

物品/服务名称

准确填写，如“A4打印纸”“型号服务器”“年度设备维保服务”

规格型号

详细描述技术参数，如“白色80g/m2，500张/包”“CPU:i7,内存:16G,硬盘:1TSSD”

单位

如“包”“台”“项”“次”等

数量

需求数量，需与用途匹配（如“办公用：每月20包”）

预估单价（元）

参考市场均价或历史采购价填写，保留两位小数

预估总价（元）

数量×预估单价，系统自动计算

用途

具体说明使用场景，如“用于项目会议打印”“生产车间日常维修耗材”

项目编号/预算科目

若涉及项目采购，填写对应项目编号；日常运营采购，填写预算科目（如“行政办公费”）

附件清单

列出附件名称，如“供应商报价单（2024年X月X日）”“技术参数需求表”

审批意见栏

系统自动流转，审批人填写意见（如“同意，按流程执行”“需补充比价记录”）

四、操作过程中的关键提醒

（一）信息填写规范

采购物