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电商平台货品验收流程规范

一、总则

货品验收作为电商平台供应链管理中的关键环节，直接关系到商品质量、库存准确性及消费者满意度。为确保进入平台流通的商品符合既定标准，明确各相关方在验收环节的职责与操作规范，特制定本流程。本规范适用于平台所有入库商品的验收工作，平台商家、仓储合作方及相关质检人员均需严格遵照执行。验收工作应遵循“客观公正、标准明确、流程规范、及时高效”的原则，确保每一批次货品的质量可控、数量准确、信息无误。

二、事前准备

（一）信息确认与单据核对

验收人员在货品到达前，应提前获取并仔细核对采购订单、送货单、商品清单等关键单据信息。重点确认商品名称、规格型号、品牌、数量、约定的质量标准、交货日期及特殊要求（如保质期、存储条件等）。确保单据信息一致，如有疑问，需在货品到达前与采购部门或供应商进行沟通确认。

（二）验收标准明确

根据采购合同条款、国家或行业相关质量标准、以及平台对特定品类商品的质量要求，明确各品类商品的验收标准。对于有明确质量等级、认证要求（如3C认证、质检报告）的商品，需将相关证明文件列为验收的必要条件。

（三）人员与工具准备

根据到货商品的特性和数量，合理安排具备相应专业知识和经验的验收人员。准备必要的验收工具，如卷尺、称重设备、温湿度计、条码扫描枪、开箱工具、照明设备等，并确保工具在有效期内且功能正常。对于特殊商品（如易碎品、精密仪器），需准备相应的防护措施和专用检验工具。

三、到货接收与初步核验

（一）到货信息核对

货品送达后，收货人员应首先核对送货车辆信息、供应商信息是否与订单一致。对于直送供应商，需确认其身份及授权。

（二）外包装检查

在卸货前，对商品外包装进行初步检查。观察外包装是否完好无损，有无破损、潮湿、污染、变形、渗漏等异常情况。检查包装上的标识是否清晰，包括商品名称、规格、数量、生产日期/批号、保质期（如有）、供应商信息等，是否与订单及送货单信息相符。若发现外包装严重破损或信息不符，应暂停卸货，并立即通知相关负责人进行处理。

（三）数量初步清点

根据送货单，对到货商品的件数、箱数等进行初步清点。对于整箱、整托的商品，可先核对大件数量，有条件时可进行抽检，确认内装数量是否与标识一致。

四、入库前检验

（一）数量精确核对

将商品搬运至验收区域后，根据商品特性（单件、整箱、散装等）进行精确的数量核对。可采用逐一清点、称重核对（适用于标准重量商品）、扫码计数等方式。确保实际数量与订单及送货单数量完全一致。

（二）外观质量检验

1.逐一或抽样检查：根据商品价值、易损程度及供应商信誉，确定是进行全检还是抽样检验。抽样应具有代表性。

2.检查内容：

*商品本身：是否有破损、划痕、变形、锈蚀、霉变、污渍、色差、异味等。

*标签标识：商品本身的标签是否清晰、完整、规范，包含必要信息（如品名、规格、成分、产地、生产日期/批号、保质期、执行标准、生产厂家等）。

*附件配件：检查商品的附件、配件是否齐全，是否与说明书或订单要求一致。

（三）内在质量抽检（如适用）

对于有明确内在质量要求的商品（如食品的感官指标、部分电子产品的功能测试），应按照验收标准进行抽样检测。可借助简易工具或设备进行测试，或送往专业质检机构检测。检测项目、方法和判定标准需预先明确。

（四）资料文件核对

检查随货同行的质量证明文件，如产品合格证、检验检疫证明、质量检测报告、说明书、保修卡等是否齐全、真实有效，并与商品信息对应。

五、验收结果处理与记录

（一）验收合格

所有项目检验均符合标准要求的商品，判定为验收合格。验收人员在验收单上签字确认，并及时办理入库手续，将商品转移至合格品存储区域。

（二）验收不合格

对于不符合验收标准的商品，应明确标识（如挂不合格标签），隔离存放于不合格品区域，并立即通知采购部门及供应商。不合格情况需详细记录，包括不合格商品名称、规格、数量、不合格项目及程度。

（三）验收记录

1.详细记录：无论验收合格与否，均需填写规范的验收记录表。内容应包括：订单号、供应商名称、到货日期、商品名称、规格型号、数量、验收项目、检验结果、不合格描述（如有）、验收人、复核人等信息。

2.信息存档：验收记录及相关单据（送货单、检验报告复印件等）应妥善保管，存档备查，保存期限应符合平台规定或相关法规要求。

3.系统录入：及时将验收结果准确录入平台WMS或ERP系统，更新库存状态。

六、异常情况处理机制

（一）数量不符

1.短少：若实际数量少于订单数量，需立即与供应商核实，查明原因（如发货错误、运输损耗等），并根据合同约定进行处理（补货、扣款等）。

2.溢余：若实际数量多于订单数量，应与采购部门确认是否为超计划送货，未经确认不得擅自入库，可暂时隔离存放并通知相关方处理。

（二）质量不合格

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