行政管理文档管理模板规范档案管理.docVIP

行政管理文档管理模板规范档案管理工具指南

一、适用工作场景

本工具适用于企业、事业单位及机关等组织的行政管理部门，用于规范各类行政管理文档的全生命周期管理。具体场景包括：

制度规范类文档：如行政管理手册、员工行为准则、办公流程制度等；

会议管理类文档：如会议通知、议程、纪要、决议事项跟踪表等；

合同协议类文档：如办公场地租赁合同、采购服务协议、保密协议等；

项目资料类文档：如行政类项目（如办公环境改造、团建活动）的立项申请、执行报告、验收材料等；

证照资质类文档：如营业执照、组织机构代码证、行政许可证等复印件及年检记录；

日常事务类文档：如办公用品申领记录、固定资产台账、车辆使用登记表等。

二、标准化操作流程

（一）文档分类与编码

明确分类标准：根据文档性质与用途，划分为一级分类（如“制度类”“会议类”“合同类”“项目类”“证照类”“事务类”）及二级分类（如“制度类”下可分“人事管理制度”“财务管理制度”“办公管理制度”等）。

制定编码规则：采用“一级分类代码（2位字母）+二级分类代码（2位字母）+年份（4位数字）+流水号（3位数字）”格式，示例：

制度类-办公管理制度：BG-GL-2024-001；

会议类-总经理办公会：HY-ZJ-2024-001。

编制分类目录：每年度更新《行政管理文档分类目录》，明确各类别包含的文档范围及对应编码规则，保证分类清晰、无重叠。

（二）文档创建与审核

模板化创建：根据文档类型使用标准化模板（见“三、常用模板表格示例”），保证内容要素完整（如制度类需包含目的、适用范围、职责、具体流程、附则等；会议纪要需包含会议时间、地点、参会人、议题、决议及行动项）。

多级审核流程：

初拟：由业务部门经办人（如*经办人）根据实际需求填写模板内容；

部门审核：部门负责人（如*部门负责人）审核内容合规性、准确性及与现有制度的衔接性；

行政部复核：行政专员（如*复核人）检查格式规范性、编码唯一性及要素完整性；

签发：分管行政领导（如*签发人）终审批准后，方可正式印发或归档。

（三）文档归档与存储

归档时限：文档签发后3个工作日内完成归档，重要文档（如合同、证照）需在生效当日归档。

归档要求：

纸质文档：使用统一规格（A4）纸张，打印清晰、无涂改，按编码顺序装入档案盒，盒面标注“一级分类-二级分类-年份-起止编码”（如“制度类-办公管理制度-2024-BG-GL-2024-001至010”）；

电子文档：存储于指定服务器或云盘文件夹（路径：行政部-文档档案-2024年-对应分类），文件名与编码一致（如“BG-GL-2024-001_办公环境管理办法”），格式优先PDF（防止篡改）。

登记备案：在《行政管理文档登记表》中录入文档名称、编码、分类、密级（公开/内部/秘密）、创建人、归档日期、存放位置（物理档案盒编号/电子路径）等信息，保证可追溯。

（四）文档借阅与使用

借阅申请：因工作需要借阅文档时，借阅人（如借阅人）需填写《文档借阅申请表》，注明借阅文档名称、编码、用途、借阅期限（一般不超过5个工作日），经部门负责人（如审批人）签字同意后提交行政部。

借阅管理：

纸质文档：由行政专员（如*管理员）核对申请信息后，当场提供借阅，借阅人签字确认《文档借阅登记表》；

电子文档：行政部授予借阅人只读权限，严禁、转发或修改，涉密文档需经分管领导特批。

归还与续借：借阅期满后1个工作日内归还，如需续借需提前1天提交续借申请，续借期不超过3天，超期未归还者暂停借阅权限1个月。

（五）文档定期梳理与销毁

定期盘点：每季度末由行政部牵头，组织各部门对文档进行盘点，核对《行政管理文档登记表》与实际文档（纸质/电子）的一致性，更新文档状态（如“在用”“归档”“销毁”）。

鉴定与销毁：

对于超过保存期限（如制度类保存5年、会议纪要保存3年、证照类复印件保存至有效期后1年）、无保存价值的文档，由行政部编制《文档销毁审批表》，列出销毁清单、数量、原因及鉴定人（如*鉴定人）；

经分管领导（如审批人）批准后，由行政专员（如监销人）与申请人共同监销，纸质文档采用碎纸机销毁，电子文档彻底删除并清空回收站；

销毁完成后，《文档销毁审批表》及销毁记录存档2年备查。

三、常用模板表格示例

表1：行政管理文档登记表

文章样式

文档名称

一级分类

二级分类

密级

创建人

创建日期

归档日期

存放位置（物理/电子）

状态

BG-GL-2024-001

办公环境管理办法

制度类

办公管理制度

内部

*经办人

2024-03-01

2024-03-02

档案盒01/电子路径：…

在用

HY-ZJ-2024-005

总经理办公会纪要

会议类

总经理办公会

内部

*记录人

2024-03-05

2024-03-06

档案盒05/电子路径：…

归档

表2：文档借阅申请表

借