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应收账款催收流程标准操作

一、事前预防：未雨绸缪，从源头把控风险

应收账款的催收，功夫应下在事前。建立完善的事前预防机制，是降低催收难度、提高回款效率的根本保障。

1.客户准入与信用评估

客户是应收账款的源头，对客户的审慎选择至关重要。企业应建立明确的客户准入标准，对新客户进行全面的背景调查与信用评估。这包括但不限于考察客户的经营状况、财务实力、行业口碑、过往合作记录（如有）以及其所在行业的整体风险水平。根据评估结果，为不同客户设定合理的信用额度和信用期限，并将其纳入客户档案进行动态管理。对于信用状况不佳或风险较高的客户，应审慎合作，或要求提供预付款、保证金等额外保障措施。

2.合同条款的规范与明确

合同是约束双方权利义务的法律文件，也是未来催收工作的重要依据。在签订业务合同时，务必确保付款条件（金额、方式、时间）、违约责任、争议解决方式等关键条款清晰、具体、可执行。避免使用模糊不清的措辞，例如“尽快支付”、“验收合格后付款”等，应明确具体的时间节点和判断标准。同时，合同的签订流程应规范，确保双方签字盖章的有效性。

3.发票及时开具与交付

货物交付或服务完成后，财务部门应在规定时限内准确开具符合客户要求的发票，并通过可靠方式送达客户，确保客户能够及时收到并认证。保留好发票送达的凭证，如签收记录、快递单号等，以防后续因发票问题引发的付款延迟。

二、事中管控：逾期预警，主动沟通促回款

账款到期前的有效管控，是避免逾期的第一道防线。通过积极主动的沟通与提醒，可以显著降低逾期发生率。

1.账龄分析与风险预警

财务部门应定期（如每周或每月）对应收账款进行账龄分析，将应收账款按逾期天数（如未逾期、逾期1-30天、31-60天、61-90天、90天以上等）进行分类管理。对于即将到期的账款，应提前一定时间（如到期前一周）启动预警机制，通知相关业务人员或信用管理部门。

2.到期前友好提醒

在账款到期日前3-7天，可通过邮件、短信或电话等方式，向客户进行友好的付款提醒。提醒内容应包括发票号、金额、到期日，并询问对方是否收到发票、付款安排是否顺利。此举既能体现企业的专业性，也能给客户留出合理的付款准备时间，同时试探客户的付款意愿和能力。

3.首次逾期沟通与原因分析

若账款发生逾期，应在逾期后的第一时间（通常24-48小时内）与客户取得联系。沟通时应保持礼貌、专业的态度，首先确认对方是否知晓账款逾期事宜，然后了解逾期的具体原因。是客户内部流程延误、资金暂时周转困难，还是对产品/服务存在异议？准确判断逾期原因是制定后续催收策略的关键。对于因对产品/服务有异议而拒付的情况，应立即转交相关业务或售后部门核实处理，消除付款障碍。

三、事后催收：分级施策，有理有据促履约

对于经提醒仍未付款的客户，需根据逾期时间长短、金额大小以及客户反馈的实际情况，采取逐步升级的催收措施。

1.内部催收阶段（一般逾期30天内）

*电话催收：由专人负责，每周至少进行1-2次电话沟通。通话前应准备好相关合同、发票、送货单等凭证信息。通话中要清晰陈述事由，记录客户反馈，并争取明确的付款承诺和时间表。

*书面催收函：在电话沟通后，或作为电话催收的补充，可发送正式的书面催收函。催收函应措辞严谨，明确指出逾期事实、合同依据、欠款金额、逾期天数及可能产生的违约责任，并再次要求对方在规定期限内付款或给出明确答复。催收函建议通过挂号信或快递方式寄送，并保留寄送凭证。

2.升级催收阶段（逾期30天以上，或内部催收无效）

*上门拜访：对于重要客户或大额逾期账款，可安排业务负责人或信用管理人员进行上门拜访。面对面沟通更易了解客户真实情况，表达企业的重视程度，并寻求解决方案。拜访前应做好充分准备，明确沟通目标和底线。

*高层介入：当常规催收手段无效时，可考虑由双方企业的更高层级管理人员进行沟通协调，借助高层影响力推动问题解决。

*债务重组或付款计划：对于确有暂时困难但仍有还款意愿的客户，在评估其未来偿付能力的基础上，可考虑与其协商制定分期付款计划或债务重组方案，并签订书面协议，明确新的还款安排和担保措施。

3.法律途径（逾期严重，或客户恶意拖欠）

*律师函：在决定采取法律行动前，可委托律师向客户发送律师函。律师函具有更强的法律威慑力，可能促使客户正视问题。

*诉讼/仲裁：当所有友好协商均告失败，且欠款金额较大、证据确凿时，企业应果断启动法律诉讼或仲裁程序，通过司法途径维护自身合法权益。在此之前，需对客户的财产状况进行调查，评估胜诉后的执行可能性。

四、催收管理与支持：体系保障，持续优化提效能

有效的应收账款催收不仅依赖于流程本身，更需要完善的管理体系和内部支持作为保障。

1.客户信息与催收记录管理

建立健全的客户档案和催收