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适用业务场景
本流程表适用于各类企业间业务合作场景，包括但不限于：产品采购与服务外包、项目委托开发、市场营销推广、场地租赁与设备使用、咨询服务提供等需通过书面合同明确双方权利义务的商业合作。无论是长期战略合作还是一次性短期合作，均可参照此流程规范合同签订全环节，保证合作合规、权责清晰、风险可控。
合同签订全流程操作指南
一、合作意向确认阶段
需求对接与初步沟通
业务部门与合作方（以下简称“对方”）就合作内容、目标、范围进行初步沟通，明确双方核心诉求（如产品规格、服务周期、预算范围等），形成《合作意向书》（非mandatory，但建议留存书面记录）。
确认合作方基本资质：通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道核查对方是否为合法存续企业，核实其法定代表人（或授权代表）身份信息，保证签约主体资格有效。
内部立项与审批
业务部门填写《合作立项申请表》，明确合作必要性、预期效益、风险初步评估等内容，提交部门负责人*经理审核。
涉及预算超过[具体金额，如5万元]的，需同步提交财务部门主管进行资金可行性评估，通过后报请公司分管领导总审批。
二、合同起草与内部审核阶段
合同文本起草
业务部门根据确认的合作意向，参照公司《标准合同模板》起草合同文本，核心条款需包括：
双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表）；
合作标的（产品名称/服务内容、规格标准、数量等）；
权利义务（双方履约方式、时间节点、验收标准等）；
费用条款（金额、支付方式、税费承担、违约金计算方式等）；
保密条款、知识产权归属、争议解决方式（优先约定协商解决，协商不成提交[具体地点]人民法院诉讼解决）、合同生效条件及期限。
起草完成后，业务负责人*经理对内容完整性、与意向的一致性进行初审。
多部门联合审核
法务审核：将合同文本提交法务部门*律师，重点审核条款合法性、合规性，是否存在法律风险（如格式条款是否公平、违约责任是否明确、争议解决约定是否有效等），法务需出具《法务审核意见书》，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体修改意见。
财务审核：财务部门*主管审核费用条款（支付节奏、票据类型、资金安排是否符合公司财务制度）、涉税条款（税率、发票类型等），保证资金安全与税务合规。
业务部门复核：法务、财务审核通过后，业务部门根据意见修改合同，最终确认条款与合作需求一致，形成《合同审批签发单》，由业务负责人、法务负责人、财务负责人、分管领导*总依次签字确认。
三、合同谈判与最终确认阶段
双方谈判与修订
业务部门携审核通过后的合同文本与对方进行正式谈判，针对条款分歧（如价格调整、履约期限、违约责任等）进行协商，逐条确认修改内容，并形成《合同谈判纪要》，由双方谈判代表签字确认（对方代表为经理/总监，我方代表为经理）。
谈判修订后的合同文本，需重新提交法务部门复核，保证修改内容不引入新风险，最终定稿。
最终审批与用印准备
最终版合同文本由公司法定代表人董事长（或授权代表总经理）签署《合同最终审批意见》，明确“同意签署”并签署姓名。
行政部门根据审批意见，安排合同打印（一式[份数，如四份]，双方各执[份数，如两份]，公司留存[份数，如两份]），检查文本页码连续、无涂改，确认无误后准备合同用印。
四、合同签署与生效阶段
双方签署与用印
双方授权代表在合同文本指定签署位置签字（我方签字人需为法定代表人或持有《授权委托书》的授权代表，授权委托书需明确授权范围、期限并由法定代表人签字盖章）。
双方在合同骑缝章、落款处加盖公章（公章需为清晰、完整的公章，避免模糊或覆盖文字），我方用印前需由行政负责人*主任与业务负责人共同核对用印信息与审批文件一致。
合同生效与交付
合同自双方签字盖章之日起生效（或约定具体生效条件，如“本合同自双方签字盖章且收到首付款之日起生效”）。
我方在合同签署后[时限，如3个工作日内]将对方应执合同交付对方，留存我方执合同，同时由行政部门扫描存档电子版，同步更新《合同台账》。
五、合同履行与归档管理阶段
履行跟踪与风险预警
业务部门作为合同履行第一责任人，按合同约定节点跟踪履约情况（如交付进度、服务质量、款项支付等），填写《合同履行跟踪表》，每月向分管领导汇报。
出现履约异常（如对方延迟交付、质量不达标等），需在[时限，如24小时内]启动风险应对机制，与对方沟通协商，必要时法务部门介入处理，留存沟通记录。
合同归档与资料保存
合同履行完毕（或终止）后[时限，如15个工作日内]，行政部门将合同正本、审批文件、《谈判纪要》、履行相关凭证（如验收报告、付款凭证等）整理成册，标注“合同编号+名称+年份”（如“采购合同2024-001”），存入公司档案室，保存期限不少于[年限，如10年]。
电子档案同步至公司合同管理系统，保证可追溯、可查询。
标准合同签订信
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