合同管理文档模板与合规性校验功能.docVIP

合同管理与合规性校验功能使用指南

一、适用业务场景说明

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等，需保证供应商资质合规、条款权责清晰；

销售类合同：产品销售、服务提供等，需明确交付标准、付款方式及违约责任；

合作类合同：联合研发、渠道合作等，需规范合作范围、收益分配及知识产权归属；

劳动合同：员工录用、岗位调整等，需符合《劳动合同法》关于试用期、薪酬、解约等规定；

其他专项合同：保密协议、租赁合同、技术服务合同等，需针对行业特性补充合规条款。

通过标准化模板与校验机制，可统一合同格式、降低法律风险，同时提升审批效率与数据管理规范性。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同创建与模板选择

登录系统：通过企业内部管理系统进入“合同管理”模块，使用员工账号登录（需具备合同创建权限）。

选择模板类型：根据业务场景从模板库中选择对应类型（如“采购合同模板”“销售合同模板”），系统自动加载基础框架。

自定义模板（可选）：如需调整模板内容（如增加特定条款、修改字段格式），“模板编辑”按钮，仅可修改非核心合规条款，核心条款（如违约责任、争议解决方式）需经法务部门授权后调整。

（二）合同信息填写与基础校验

填写基础信息：

合同编号：按规则填写（如“CG-年份-部门序号”，示例：CG-2024-001）；

合同名称：明确业务性质（如“设备采购合同”）；

合同主体：

甲方（采购方/委托方）：填写企业全称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话（固话/手机号）；

乙方（供应商/服务方）：填写企业全称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话，需乙方营业执照扫描件（系统自动校验证件有效期）；

合同标的：简要描述采购/交易内容（如“型号为的服务器设备10台”）；

合同金额：填写大写和小写金额（系统自动校验一致性）；

合同期限：明确起止日期、履行节点（如“交付日期：2024年X月X日前”）；

附件清单：列出合同相关附件（如技术参数表、验收标准）。

基础信息校验：

系统自动校验以下内容，校验不通过时提示修改：

合同编号是否重复；

主体信息（名称、信用代码）是否为空；

金额大小写是否一致；

合同期限逻辑是否合理（如起止日期早于当前日期）。

（三）合规性深度校验

系统内置合规规则库，自动扫描合同条款并校验报告，重点关注以下维度：

主体资格合规性：

校验乙方是否在“供应商黑名单”或“经营异常名录”中（对接工商数据库实时查询）；

若涉及特殊行业（如食品、医疗器械），校验乙方是否具备对应资质（如食品经营许可证）。

条款完整性校验：

核心条款是否齐全：标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式；

行业特殊条款是否完备（如采购合同需包含“验收标准”“质保期”，劳动合同需包含“工作内容”“劳动保护”）。

法律风险校验：

违约责任条款是否明确（如“逾期交货每日按合同总额0.05%支付违约金”）；

争议解决方式是否合规（优先约定“被告所在地人民法院”，避免“仲裁”未明确仲裁机构）；

免责条款是否显眼（如加粗提示）且不违反法律强制性规定。

财务与审批合规性：

合同金额是否超出部门预算额度（对接财务系统校验）；

付款方式是否符合企业财务制度（如“预付款比例不超过30%”）。

校验结果处理：

全部通过：进入审批流程；

部分不通过：系统标注风险项，申请人需修改后重新提交校验；

重大风险（如主体无资质、核心条款缺失）：系统自动驳回并提示法务部门介入。

（四）审批流程发起与跟踪

提交审批：合规校验通过后，选择审批流程（如“部门负责人→法务→财务→总经理”），填写审批意见（可选）。

审批节点操作：

审批人需在2个工作日内完成审批，可通过系统查看合同文本及合规校验报告；

审批通过后，系统自动流转至下一节点；审批驳回时需注明原因，申请人根据意见修改后重新提交。

审批状态跟踪：申请人可在“我的合同”中查看审批进度（如“待法务审批”“已通过”），审批完成后系统自动电子签章。

（五）合同签署与归档

电子签署：审批通过后，系统向甲乙双方联系人*发送签署，“确认签署”完成电子签章（支持手写签名、企业公章）。

归档管理：

签署完成后，合同文本自动加密存储至“合同档案库”，按“合同类型+年份+编号”分类；

归档信息包括：合同文本、附件、审批记录、签署日志，支持关键词搜索（如“供应商名称”“合同金额”）；

定期导出归档清单（按月/季度），纸质版合同需同步存档至档案室，标注“电子归档编号”。

三、核心模板设计

（一）合同基础信息表

字段名称

填写要求

示例

合同编号

按规则填写，唯一不可重复

CG-2024-001

合同名称

简明扼要，体现业务类型与主体

科技有限公司服务器采购合同

甲方信息

填写企业全称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话

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