企事业单位档案管理规范操作指南.docxVIP

企事业单位档案管理规范操作指南

前言：档案管理的基石作用

档案作为企事业单位各项活动的原始记录，是历史的真实凭证，也是单位核心信息资源的重要组成部分。规范、科学的档案管理，对于维护单位历史真实面貌、保障各项工作有序开展、促进决策科学化具有不可替代的作用。本指南旨在结合当前企事业单位档案管理的实际需求，提供一套系统、实用的操作规范，以期帮助相关从业人员提升档案管理水平，充分发挥档案的凭证、查考、利用价值。

一、档案的收集与归档：源头把控，应归尽归

档案管理的首要环节在于确保有价值的文件材料能够及时、完整地进入管理流程。这是档案工作的基础，也是决定后续管理质量的关键。

1.1明确归档范围与职责

各单位应根据自身性质、职能和业务特点，制定详细的《文件材料归档范围和档案保管期限表》。此表需明确界定哪些文件材料属于归档范围，哪些可不予归档，并划分不同档案的保管期限（永久、定期）。同时，需明确各部门兼职档案员的职责，确保其在日常工作中能够识别、收集应归档材料。

1.2规范归档时间与要求

*即时性与定期性结合：对于重要的、具有连续性的工作文件，应在工作告一段落后及时整理归档；对于日常事务性文件，可设定月度或季度的集中归档时间节点。

*齐全完整：归档的文件材料应做到内容齐全、手续完备。例如，一份合同，不仅要有合同正文，还应包括相关的审批单、附件、补充协议等。

*真实准确：归档文件必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，真实反映单位各项活动的本来面貌。复印件若无特殊情况（如原件遗失且有证明），一般不予归档。

*符合载体要求：纸质文件应字迹清楚、纸张优良、装订整齐；电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并符合相关格式标准。

1.3严格归档审核与交接

文件材料由形成部门整理完毕后，需经部门负责人审核签字，再向单位档案管理部门（或档案员）移交。交接时应填写《档案交接登记表》，明确交接的档案种类、数量、页数等，双方签字确认，确保责任清晰。

二、档案的整理与编目：系统有序，便于检索

收集上来的档案往往是零散的，需要通过科学的整理与编目，使其系统化、条理化，为后续的保管和利用奠定基础。

2.1遵循整理原则

档案整理应遵循“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的基本原则。

2.2科学分类与排列

*分类：依据单位制定的《档案分类方案》进行。常见的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据单位实际情况选择或组合使用。分类应具有逻辑性和稳定性。

*排列：在分类的基础上，对文件材料进行系统排列。通常按照事由结合时间、重要程度等顺序排列。

2.3规范编号与编目

*编号：对整理好的档案赋予唯一的档号，作为其在档案管理系统中的“身份证”。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性和可扩展性原则。

*编目：是指按照一定规则，对档案著录信息进行组织并编制目录的过程。核心是制作《卷内文件目录》或《归档文件目录》，详细记录档案的档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等信息。规范的编目是实现快速检索的前提。

2.4不同载体档案的整理要点

*纸质档案：重点在于装订（如线装、胶装）、填写案卷封面、备考表等。

*电子档案：除了元数据著录，还需关注文件格式的规范、存储载体的选择与备份、以及与纸质档案的关联管理。

*声像档案、实物档案：需有专门的装具，注明拍摄（形成）时间、地点、人物、事由等背景信息。

三、档案的保管与保护：安全第一，延年益寿

档案是不可再生的信息资源，其保管与保护工作的核心在于确保档案的实体安全和信息安全，最大限度延长档案的寿命。

3.1完善库房设施与环境

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防高湿、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材、防虫药剂等。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

3.2规范档案存放与管理

*档案应存放在符合标准的档案装具（如档案柜、档案盒）内，排列整齐，便于取放。

*不同保管期限、不同载体的档案应尽可能分开存放。

*建立档案库房管理制度，明确库房管理人员职责，严格执行库房出入登记制度。

3.3加强档案日常维护与修复

*定期对档案进行清点核对，确保账物相符。

*对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复和复制。修复工作应遵循“整旧如旧”和“最小干预”原则。

*对于重要档案，应积极开展数字化备份或复制件保存，以应对突发事件。

3.4重视档案保密工作

严格执行国家和单位的保密规定，明确档案的密级划分和管理要求。建立健全档案利用中的保密审查机制，防止失泄密事件发生。

四、档案的利用与开发：服务现实，创造价