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采购申请与审批流程标准化模板简化操作版

一、适用情境说明

日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备等常规性、低价值物品的采购申请；

项目专项采购：为特定项目采购的专用设备、材料或服务，需关联项目预算；

紧急临时采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需快速响应的采购需求，需明确紧急原因；

批量集中采购：对同类物品进行多部门汇总采购，以提高效率、降低成本。

二、操作流程详解

（一）申请发起：需求提报与材料准备

明确采购需求：申请人根据实际工作需要，确定采购物品/服务的名称、规格、数量、预估单价及用途，保证需求描述清晰、无歧义（例如：“采购A4复印纸，80g白色，500包/箱，需2箱，用于日常打印”）。

填写申请表：使用本模板附带的《采购申请表》（见第三部分），完整填写“采购物品明细”“采购事由”“预算来源”等核心信息，并相关附件（如项目需求说明、供应商报价单、技术参数要求等）。

提交申请：通过公司OA系统或线下流程，将填写完整的申请表提交至部门负责人处进行初审。

（二）部门初审：需求合理性与预算核对

审核必要性：部门负责人（如经理）确认采购需求是否符合部门工作计划，是否存在替代方案（如内部调配、旧物维修等），避免重复采购。

预算合规性检查：核对采购预算是否在部门年度预算额度内，超预算需提前说明理由并提交预算调整申请。

初审结果反馈：通过则签字确认，不通过则注明退回原因（如“需求描述不清晰”“预算不足”），并退回申请人修改。

（三）跨部门会签：协同需求确认

若采购涉及其他部门职责（如：采购金额超过5万元需财务部审核；涉及IT设备需信息部确认技术参数），申请人需发起跨部门会签：

财务部审核：确认预算科目、付款方式及资金安排是否符合财务制度；

技术/使用部门审核：确认物品规格、技术参数是否满足实际使用需求（如信息部确认电脑配置是否符合办公软件运行要求）；

会签时限：各部门需在1-2个工作日内完成审核，逾期未反馈视为默认通过。

（四）分级审批：权限与责任划分

根据采购金额及物品类型，实行分级审批制度（以下为示例，企业可根据自身规模调整）：

低价值采购（≤5000元）：部门负责人审批即可；

中等价值采购（5000元-2万元）：需分管领导（如总监）审批；

高价值采购（＞2万元）：需总经理（如总）最终审批。

审批人需重点审核采购必要性、预算合规性及性价比，审批意见需明确“同意”“不同意”或“修改后重报”，并签字确认日期。

（五）审批结果处理：执行与反馈

审批通过：申请人收到“审批通过”通知后，联系采购部门（如采购专员**）执行采购，提供审批后的申请表及附件；

审批不通过：审批人注明原因，申请表退回申请人，修改后重新提交流程；

紧急采购处理：若因突发情况需“先采购后审批”，申请人需在申请表中注明“紧急采购”及原因（如“生产线设备突发故障，需立即更换”），经部门负责人口头确认后先行采购，1个工作日内补全审批手续。

（六）采购执行与验收

供应商选择：采购部门根据审批需求，优先从合格供应商库中选择，或进行询价（≥3家供应商），保证价格公允；

订单下达：采购部门与供应商签订采购订单（明确物品、数量、价格、交付时间、质量标准等），抄送申请人及财务部；

物品验收：物品到货后，申请人联合使用部门、采购部门共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否与订单一致，验收合格后在《验收单》上签字确认；若不合格，需及时联系供应商退换货。

（七）流程归档：资料留存与追溯

归档内容：采购申请表、审批记录、采购订单、供应商报价单、验收单、付款凭证等材料；

归档时限：采购完成后3个工作日内，由采购部门将所有材料整理归档（电子档存入OA系统，纸质档存入档案盒），保存期限不少于2年。

三、标准化申请表单

采购申请表

采购申请编号

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

采购类别

□日常□项目□紧急□批量

预算来源

□部门预算□项目预算□其他：________

预计到货日期

序号

物品名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估小计（元）

备注（如用途、技术参数）

1

2

合计预估金额（元）

采购事由说明

（详细描述采购原因、背景及必要性，例如：“因部门打印机老化频繁卡纸，影响工作效率，需更换新打印机一台”）

审批意见

审批人

职务

签字

日期

部门负责人意见

分管领导意见

总经理意见

附件清单

（如供应商报价单、项目需求书、技术参数表等，请注明）

备注

（其他需要说明的事项，如紧急采购原因、特殊要求等）

四、关键事项提醒

信息规范填写：物品名称、规格型号等需准确完整，避免使用“一批”“若干”等模糊表述，保证采购部门无歧义执行。

预算严格管控：采购金额不得超过预算额度，超预算需提前1个工作日提交《预算调整申请》，说明理由及新增预算来源。

审批时限要求：常规审批流程需在3