费用报销与成本控制手册.docVIP

费用报销与成本控制手册

一、前言

本手册旨在规范企业费用报销流程，加强成本控制意识，保证费用支出的合规性、合理性与效益性。通过明确报销标准、操作步骤及风险要点，帮助员工高效完成报销流程，同时为企业成本管理提供依据，实现“费用可控、报销规范、成本优化”的目标。

二、适用范围与常见报销场景

（一）适用范围

本手册适用于企业全体员工（含正式员工、试用期员工、实习生）因公产生的各项费用报销，涵盖日常办公、业务拓展、项目执行等场景。费用报销需遵循“真实性、合规性、合理性”原则，严禁虚报、冒领、超标准报销。

（二）常见报销场景

日常办公费用：包括办公用品采购、通讯费、快递费、打印复印费、物业管理费等。

差旅费用：员工因公出差的交通费（机票、火车、汽车票）、住宿费、伙食补助、市内交通费等。

业务招待费用：接待客户、合作伙伴产生的餐费、礼品费、活动场地费等（需提前申请审批）。

项目执行费用：项目开展所需的调研费、物料采购费、会议费、专家咨询费等（需附项目立项书及预算表）。

其他费用：培训费、车辆使用费（含油费、过路费）、维修费等（需符合企业相关规定）。

三、费用报销全流程操作指南

（一）费用发生前：申请与预算确认

大额/特殊费用提前申请：单笔费用超过5000元（含）或涉及业务招待、礼品赠送等敏感场景，需提前3个工作日提交《费用预申请表》（模板见附录1），说明费用用途、预算金额、预计发生时间及明细，经部门负责人、分管领导审批通过后方可执行。

预算核对：费用发生前需确认部门年度预算余额，避免超预算支出。如预算不足，需提交《预算调整申请表》，说明调整原因及新增预算依据，经财务部审核、总经理审批后执行。

（二）费用发生中：票据收集与规范整理

票据获取：费用发生时需取得合法合规的原始凭证，包括但不限于：

增值税发票（需注明企业名称、税号、项目明细、金额等完整信息）；

电子发票（需打印并注明“已报销”字样及报销日期，避免重复报销）；

行政事业性收据（仅限单位等非增值税纳税人开具）；

其他证明材料（如行程单、会议通知、采购合同等）。

票据整理：按费用类型分类整理票据，在票据右上角注明“费用归属部门”“费用归属项目”（如适用），并在票据背面用铅笔简要注明费用事由（如“2023年10月北京客户接待餐费”）。

（三）费用发生后：填写报销单与提交材料

填写《费用报销单》：登录企业OA系统或使用纸质版《费用报销单》（模板见附录2），按以下要求填写：

基本信息：报销人姓名*、所属部门、报销日期、费用归属项目（如适用）；

费用明细：按费用类型分项填写（如“交通费”“住宿费”），注明每张票据对应的金额、费用事由、发生日期；

金额汇总：填写报销总金额、附件票据张数，以及“预算余额”“本次申请金额”等信息；

签名确认：报销人需手写签名，保证信息真实准确。

附送材料：将填写完整的《费用报销单》与原始票据、相关证明材料（如《费用预申请表》《预算调整申请表》）按顺序整理，用回形针或长尾夹固定，避免票据散落。

（四）审批流程：分级审核与责任到人

部门审核：报销材料提交至部门负责人*，审核内容包括：

费用是否在部门预算范围内；

费用事由是否真实、与部门工作相关；

报销单填写是否完整、票据是否齐全合规。

审核通过后，部门负责人在报销单“部门审核”栏签字；如不通过，需注明退回原因并反馈给报销人。

财务审核：部门审核通过后，提交至财务部*，审核内容包括：

票据真伪及合规性（如发票抬头、税号是否正确，是否加盖发票专用章）；

费用标准是否符合企业规定（如差旅住宿标准、招待费人均标准）；

金额计算是否准确，报销单与附件票据是否一致。

审核通过后，财务人员在报销单“财务审核”栏签字；如发觉问题，需退回报销人补充材料或重新填写。

分级审批：根据报销金额确定最终审批人：

金额≤5000元：部门负责人*+财务部*审核即可；

5000元＜金额≤20000元：部门负责人*+财务部*+分管领导*审批；

金额＞20000元：部门负责人*+财务部*+分管领导*+总经理*审批。

审批人需在收到材料后2个工作日内完成审批，逾期未审批视为通过。

（五）报销支付与账务处理

支付流程：审批完成后，财务部*在3个工作日内完成支付：

员工垫付的：通过银行转账至员工工资卡（需提供银行卡号及开户行信息）；

对公支付的：直接转账至供应商账户（需提供供应商银行信息及合同）。

账务处理：财务部*根据报销单及票据进行账务登记，保证费用归属准确（计入对应部门、项目成本），并定期《费用分析报表》，为企业成本控制提供数据支持。

（六）报销后续：票据存档与问题反馈

票据存档：报销完成后，原始票据由财务部*统一存档（保存期限不少于5年），员工可自行留存复印件或电子档备查。

问题反馈：如对报销流程、审批结果有疑问，需在报销提交后