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供应链采购管理标准模板

一、适用范围与应用场景

生产型企业原材料、零部件采购；

企业日常办公用品及耗材采购；

设备采购与维护服务采购；

项目制采购（如新建厂房、系统升级等专项采购）；

零星紧急采购（需额外补充审批流程）。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求发起与审批

需求提报：需求部门根据生产计划、库存情况或业务需要，填写《采购申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、质量标准、到货时间、预算金额、用途说明等信息，经部门负责人签字确认后提交至采购部。

关键动作：需求部门需保证采购需求的必要性与合理性，避免盲目采购。

输出物：《采购申请单》（含部门负责人审批意见）。

需求审核：采购部收到申请后，对需求的合理性（如数量是否符合生产/业务实际、预算是否在部门额度内）、规格型号的准确性进行初审；财务部同步审核预算合规性。

关键动作：采购部需与需求部门沟通确认需求细节，避免因信息偏差导致采购错误。

输出物：审核通过的《采购申请单》，标注“审核通过”意见及审核人签字。

审批权限：根据采购金额划分审批权限（示例）：

金额≤5000元：采购部经理审批；

5000元＜金额≤50000元：采购部经理+财务总监联合审批；

金额＞50000元：采购部经理+财务总监+总经理联合审批。

（二）供应商寻源与选择

供应商寻源：采购部根据采购需求，通过以下方式筛选候选供应商：

公开招标：金额≥50000元的采购项目，需在公司官网或第三方招标平台发布招标公告，邀请3家及以上供应商参与；

询价采购：5000元＜金额＜50000元的采购项目，向至少3家合格供应商发出询价单，要求其在规定时间内提供报价单及产品参数；

单一来源：仅1家供应商能满足采购需求的（如专利产品、定制化服务），需填写《单一来源采购申请表》，说明理由并经总经理审批后实施。

供应商资质审核：对候选供应商进行资质审查，需提供以下材料（复印件加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、医疗器械生产许可证等，根据行业要求）；

过往合作业绩证明（如合同复印件、客户评价）；

公司基本情况说明（主营业务、生产规模、供货能力等）。

供应商评估与选择：采购部组织相关部门（如质量部、使用部门、财务部）成立评估小组，从价格（占比30%）、质量（占比30%）、交期（占比20%）、服务（占比15%）、资质（占比5%）五个维度对供应商进行评分，选择综合得分最高的供应商。

关键动作：评估小组需形成《供应商评估报告》，详细说明评分依据及推荐理由，经采购总监签字确认后生效。

（三）采购合同签订

合同拟定：采购部根据与供应商谈判结果，使用《采购合同模板》拟定合同条款，明确以下核心内容：

供应商与采购方基本信息（名称、地址、联系人、电话等）；

采购物品/服务的名称、规格型号、数量、单价、总价（含税/不含税）；

质量标准（需符合国家/行业标准或双方约定的技术参数）；

交货时间、地点、方式及运输费用承担方；

验收标准与流程（如抽检比例、不合格品处理方式）；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标时的赔偿标准）；

争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼）。

合同审核：拟定合同需经以下部门审核：

法务部：审核合同条款的合法性与合规性，规避法律风险；

财务部：审核付款方式、金额与预算是否匹配，发票类型是否符合税务要求；

采购部：审核合同内容与谈判结果是否一致，保证需求满足。

合同签订与归档：审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章，采购部将合同原件至少2份（采购方、供应商各执1份）提交至档案管理部门归档，扫描件同步分发至相关部门（财务部、使用部门、质量部）。

（四）订单执行与交货管理

订单下达：采购部根据已签订的《采购合同》，填写《采购订单》（PO），明确订单编号、供应商信息、物料/服务信息、交货时间、收货地址等，经采购经理签字后加盖采购专用章，发送至供应商。

关键动作：订单内容需与合同完全一致，避免口头订单或订单变更未书面确认。

交货跟踪：供应商收到订单后，需在24小时内确认交货期；采购部安排专人跟踪生产/备货进度，提前3天提醒供应商备货，保证按时交货。若遇不可抗力（如自然灾害、疫情）需延期交货，供应商需提供书面说明，经采购部审核并报总经理批准后，方可调整交货期。

到货通知：供应商发货后，需将《发货清单》（含物料名称、数量、批次号、生产日期等）及物流单号同步发送至采购部；采购部通知仓储部做好收货准备。

（五）验收入库

初检：物料到货后，仓储部根据《采购订单》和《发货清单》核对到货数量、包装是否完好，如有破损、数量不符等情况，需在《到货登记表》中记录并立即通知采购部与供应商沟通处理。

质量检验：

外观检