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一、适用范围与典型应用场景
本标准适用于各类企业、事业单位及社会团体在日常办公活动中产生需长期保存或定期查阅的综合类文档管理，涵盖行政事务、人力资源、项目管理、合同协议、会议纪要、制度文件等非涉密办公文档。典型应用场景包括：新员工入职文档归档、年度工作总结分类存储、跨部门协作项目资料整理、审计检查文档调取准备等，旨在通过统一分类标准提升文档检索效率、规范管理流程，保证文档的系统性与可追溯性。
二、分类标准实施流程
（一）前期准备：明确需求与职责分工
成立专项工作组：由行政管理部门牵头，抽调各部门文档管理员（如行政专员、人力资源专员、项目经理等）组成小组，明确组长（如行政总监）统筹推进，组员负责本部门文档梳理与分类执行。
梳理现有文档类型：通过部门调研、文档盘点，列出当前需归档的文档清单（如“年度工作计划”“员工入职登记表”“项目验收报告”等），分析现有分类痛点（如交叉存放、命名混乱等），为制定分类规则提供依据。
（二）制定分类规则：构建层级分类体系
明确分类层级：采用“一级分类+二级分类”两级结构，一级分类按业务属性划分，二级分类在一级分类下按文档用途、内容或形式细分，保证层级清晰、无重叠。
设定一级分类：结合企业组织架构与业务特点，一级分类可包括：行政综合类、人力资源类、项目管理类、合同协议类、会议管理类、制度文件类、审计检查类等（可根据实际增减）。
细化二级分类：在一级分类下进一步细分，例如：
行政综合类：办公物资管理、印章使用记录、固定资产台账；
人力资源类：员工入职档案、培训记录、绩效考核、薪酬福利（不含敏感数据）；
项目管理类：立项申请、进度报告、验收材料、成果归档。
确定归档范围与保管期限：明确各二级分类下需归档的具体文档类型（如“员工入职档案”包含入职登记表、劳动合同、证件号码复印件等）及保管期限（如永久、10年、5年、3年，依据《档案管理规定》及企业实际需求设定）。
（三）文档收集与整理：标准化处理
收集与筛选：各部门按归档范围定期（如每月/每季度）收集文档，剔除重复件、草稿件（无保存价值的）及涉密文件，保证归档文档为最终版本。
编号与命名：
编号规则：“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”，如“XZ-GL-2024-001”（行政综合类-办公物资管理-2024年-第1号）；
命名规则：“部门-文档类型-日期-关键信息”，如“行政部-办公物资采购清单第一季度”。
初步分类：按编号顺序将文档暂存至对应二级分类文件夹，标注待归档状态，避免混放。
（四）归档存储：物理与电子同步管理
物理归档规范：
使用统一规格档案盒（如A4纸尺寸），盒面标注“一级分类-二级分类-年份-起止流水号”（如“行政综合类-办公物资管理-2024-001-010”）；
档案盒内附《归档目录清单》，注明文档名称、编号、页数、归档日期、经手人（如张*）；
按一级分类分类柜存放，二级分类分区标识，遵循“从左到右、从上到下”顺序排列，保证有序可查。
电子归档规范：
建立企业共享文档服务器（或云盘），按一级分类创建主文件夹，二级分类创建子文件夹，命名规则与物理归档一致；
电子文档扫描为PDF格式（避免格式兼容问题），命名与纸质文档编号一致，存储路径示例：“\服务器路径\2024-GL-2024-001.pdf”；
设置访问权限（如仅本部门可编辑、其他部门只读），定期备份（如每周增量备份+每月全量备份），防止数据丢失。
（五）管理与维护：动态优化与追溯
定期检查与更新：每季度由工作组抽查归档文档的完整性、分类准确性，每年结合业务变化（如新增部门、调整职能）修订分类标准，报主管领导（如总经理*）审批后执行。
借阅与追溯：建立《文档借阅登记表》，记录借阅人（如李*）、借阅日期、文档编号、归还期限，归还时检查文档完整性；重要文档借阅需经部门负责人签字审批，保证全程可追溯。
培训与宣贯：每半年组织各部门文档管理员开展培训，讲解分类标准、操作流程及注意事项，通过案例演示（如“如何正确分类项目验收报告”）提升执行准确性。
三、文档分类标准表
一级分类
二级分类
归档范围示例
保管期限
备注（特殊说明）
行政综合类
办公物资管理
采购申请单、验收单、领用记录、库存台账
5年
涉及高价值资产的需单独标注
印章使用记录
用印申请表、用印登记表、用印文件复印件
永久
按时间顺序编号，一式一份存档
人力资源类
员工入职档案
入职登记表、劳动合同、证件号码复印件、学历证明
员工离职后10年
离职档案单独存放，标注“离职-姓名”
培训记录
培训计划、签到表、课件、考核结果
5年
按年度、培训类型分类
项目管理类
立项管理
立项申请表、可行性报告、批复文件
项目结束后15年
含子项目需标注所属主项目编号
进度与成果管理
周报/月报、阶段性验收报告、成果交付
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