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会议纪要标准化模板：会议记录与跟踪工具应用指南

一、适用场景与价值

在企业或团队管理中，会议是沟通决策、推进工作的重要载体，而会议纪要作为会议成果的书面载体，其质量直接影响信息传递效率与任务落地效果。本标准化模板适用于以下场景：

常规工作会议：如部门周例会、项目月度推进会，用于同步进展、明确分工；

专项决策会议：如方案评审会、预算审批会，用于固化决议、追溯依据；

跨部门协调会：如资源对接会、流程优化会，用于明确责任、减少推诿；

临时性会议：如突发问题处理会、紧急任务部署会，用于快速记录、即时跟踪。

通过标准化模板，可实现“记录全面、决议清晰、行动可追溯”，避免会议信息遗漏、责任模糊等问题，提升团队协作效率。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议核心目标

提前与会议主持人沟通，确认会议主题、需达成的目标（如“确定Q3营销方案”“解决项目技术瓶颈”）及关键议题，避免记录偏离方向。

收集背景资料

整理会议相关的议程、前期报告、数据报表等材料，提前熟悉内容，便于记录时快速关联关键信息（如“上季度销售数据”“未决问题清单”）。

准备模板与工具

打印或打开本标准化模板（电子版可提前录入会议基本信息），准备录音设备（需提前征得参会人同意）或速记工具，保证记录过程顺畅。

（二）会中记录：捕捉关键信息

记录基础信息

模板中“基本信息区”需实时填写，包括：

会议名称（如“产品研发进度推进会”）；

时间（具体到“YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM”）；

地点（会议室名称/线上会议平台）；

参会人（列出核心成员，用“*”代替姓名，如“张经理、李主管、王工”）；

主持人、记录人（均用“*”代替）。

聚焦讨论要点

按“议题-发言要点-不同意见”结构记录，避免逐字逐句记录，重点捕捉：

各议题的核心观点（如“建议采用A方案，成本降低15%”）；

分歧点及讨论过程（如“技术部认为需测试稳定性，市场部主张快速上线”）；

数据支撑（如“用户调研显示，70%用户偏好此功能”）。

固化决议与行动项

对会议达成的共识、需执行的任务，实时记录在“决议事项区”和“后续行动区”，明确：

决议编号（如“JY01”）；

决议内容（简洁明确，避免歧义，如“确定产品10月15日上线”）；

行动项任务（如“完成用户手册初稿”）；

责任人（用“”代替，如“主管”）；

截止时间（具体到日期，如“2023年10月10日”）。

（三）会后整理：完善与确认

信息核对与补充

会后2小时内整理记录，结合录音或笔记补充遗漏信息，重点检查：

决议事项与行动项是否完整（避免“待定”“尽快”等模糊表述）；

责任人、时间节点是否准确；

专业术语、数据是否有误（如“转化率”是否为“转化率”）。

形成规范纪要

按模板框架排版，保证：

结构清晰（分“基本信息、议程讨论、决议事项、后续行动、附件”等模块）；

语言简洁（删除口语化表达，如“我觉得”“大概”）；

重点突出（决议、行动项可加粗或单独列表）。

内部审核与分发

纪要初稿提交主持人审核（确认信息准确性），修改无误后，在24小时内发送给所有参会人及相关部门抄送，并同步归档至共享文件夹（命名规则：“会议名称-日期-版本号”，如“项目推进会V1”）。

（四）跟踪与闭环：保证落地

任务跟踪机制

责任人收到纪要后1个工作日内确认任务，记录人在截止日前2天提醒未完成任务的责任人，可通过项目管理工具（如钉钉任务、飞书多维表格）同步更新任务状态（“进行中”“已完成”“延期”）。

会议复盘与归档

任务完成后，记录人将结果更新至纪要“后续行动区”的“完成情况”列，定期（如每月）汇总会议决议完成率，分析未完成原因，形成“会议执行复盘报告”一并归档。

三、会议纪要模板框架

会议纪要

基本信息区

会议名称

会议编号

时间

YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

地点

会议室/线上平台

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人

主管、工、*专员等（共X人）

缺席人员及原因

*事假（需补会）

会议议程区

序号

议题

发言人

讨论要点摘要

1

上周工作进展同步

*主管

完成需求调研80%，数据收集已完成，待技术部支持。

2

Q4营销方案讨论

*专员

提出线上线下结合方案，预算需增加10万，市场部无异议。

3

供应商合作决策

*经理

确定与A供应商合作，合同条款法务部审核后3日内反馈。

决议事项区

决议编号

决议内容

责任人

截止时间

JY01

确定Q4营销方案采用线上线下结合模式，预算追加10万，由市场部10月5日前提交细化方案

*经理

2023-10-05

JY02

法务部于10月4日前完成A供应商合同审核，反馈至采购部

*法务

2023-10-04

后续行动区

任务编号