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文档归档与信息安全管理方案
一、方案适用范围与典型应用场景
本方案适用于各类企事业单位、机构、社会组织及项目团队，需对日常运营、项目管理、合规审计等过程中产生的纸质及电子文档进行规范化归档，同时保障文档信息的全生命周期安全。典型应用场景包括：
企业年度财务报告、合同协议、技术图纸等核心文档的长期保存；
部门政策文件、会议纪要、公民个人信息等敏感资料的归档管理；
项目团队从立项到验收全过程的文档（如需求说明书、测试报告、验收文档）的系统化整理；
合规审计中历史文档的快速调取与真实性核验；
跨部门协作文档的共享与权限控制，防止信息泄露或误操作。
二、文档归档全流程操作指南
（一）文档收集：明确来源与范围
责任主体：各部门指定专人（如“部门文档专员”）负责本部门文档的初步收集，文档管理员统筹协调。
收集范围：
纸质文档：正式发文、签批文件、纸质合同、会议记录、纸质图纸等，需保证原件完整，无缺页、涂改（除非有正式签批）。
电子文档：办公软件的文件（Word、Excel、PPT）、设计文件（CAD、PSB）、邮件往来记录（需导出为PDF或正式文档）、数据库导出数据等，需为最终版本（非草稿）。
收集时限：
日常文档：每月最后一个工作日前完成当月文档收集；
项目文档：项目阶段结束后5个工作日内完成该阶段文档收集；
应急文档：事件处理完毕后2个工作日内完成收集。
（二）文档分类：建立科学分类体系
分类原则：按“部门-项目-密级-时间”四维度分类，保证逻辑清晰、层级分明。
分类标准：
一级分类：按部门/职能划分（如“行政部”“财务部”“研发部”“项目部”）；
二级分类：按项目/业务类型划分（如“行政部”下分“制度建设”“会议管理”，“项目部”下分“项目”“YY项目”）；
三级分类：按文档密级划分（“公开”“内部”“秘密”“机密”）；
四级分类：按文档类型划分（“合同”“报告”“制度”“图纸”“记录”等）。
分类示例：“研发部-项目-秘密-技术图纸”。
（三）文档整理：规范格式与排序
纸质文档整理：
拆除金属钉、夹子，采用无酸文件夹或档案盒封装，每盒不超过50页；
在文件夹封面标注“一级分类-二级分类-三级分类-文档类型”（如“研发部-项目-秘密-技术图纸”），并填写盒内文档目录（含文档名称、页码、归档日期）。
电子文档整理：
统一命名格式：“部门-项目-密级-文档类型-版本号-日期”（如“研发部-项目-秘密-技术图纸-V1.0）；
按分类层级建立文件夹（如“研发部/项目/秘密/技术图纸/”），避免跨层级存放；
删除冗余版本（仅保留最终版及关键修订版），非通用格式（如CAD文件）需同步保存PDF副本。
（四）文档编号：唯一标识与追溯
编号规则：“部门代码-项目代码-密级代码-文档类型代码-流水号-年份”，各代码含义
部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、研发部（YF）、项目部（XM）；
项目代码：使用项目简称拼音首字母（如“项目”为“”）；
密级代码：公开（GK）、内部（NB）、秘密（MM）、机密（JM）；
文档类型代码：合同（HT）、报告（BG）、制度（ZD）、图纸（TZ）、记录（JL）；
流水号：按归档顺序从001开始编号；
年份：4位数字（如2023）。
编号示例：“YF–MM-TZ-001-2023”（研发部-项目-秘密-技术图纸-001号-2023年）。
（五）文档存储：保障物理与安全环境
纸质文档存储：
存放于专用档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫设备（如防火柜、温湿度计、干燥剂）；
档案室温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，每日记录温湿度数据；
按分类顺序排列档案盒，张贴标签便于查找，严禁堆放易燃易爆物品。
电子文档存储：
存储于单位内部服务器或加密云盘，禁止存储在个人电脑、移动硬盘或公共网盘；
服务器采用RD磁盘阵列技术，保证数据冗余；
定期进行数据备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据存储于异地服务器，保留近3个月备份记录。
（六）文档借阅：规范流程与权限控制
借阅申请：借阅人填写《文档借阅审批表》（见模板1），说明借阅事由、文档名称、借阅期限，经部门负责人审批（密级为“秘密”及以上需经分管领导审批）。
借阅权限：
公开文档：部门内部员工可直接借阅；
内部文档：需经部门负责人*审批；
秘密/机密文档：仅限项目核心成员或相关部门负责人借阅，借阅期限不超过3个工作日。
借阅管理：
纸质文档：借阅时需登记《文档借阅登记表》（见模板2），由文档管理员*核对文档完整性，借阅后按时归还，归还时检查是否有损坏或涂改；
电子文档：借阅人通过权限系统在线申请，审批通过后获取只读权限（禁止、打印，密级“秘密”及以上文档需申请解密权限），系统自动记录借阅人、时间、操作日志。
（七）文档销毁：合规处理与记录留存
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