员工行为规范与办公礼仪手册.docVIP

员工日常行为规范与办公礼仪手册

一、总则

（一）编制目的

为营造文明、高效、和谐的办公环境，塑造专业、严谨的企业形象，引导员工树立良好的职业素养，特制定本手册。本手册旨在明确员工日常行为准则与办公礼仪规范，助力员工在工作场景中展现专业风范，促进团队协作与企业文化建设。

（二）适用范围

本手册适用于公司全体在职员工，包括正式员工、实习生及劳务派遣人员，涵盖办公环境、职业形象、沟通协作、会议管理、设备使用、信息保密等全场景行为指引。

二、办公环境管理规范

（一）工位区域维护

保持工位整洁有序

每日上班前10分钟整理工位，桌面文件按“待处理”“进行中”“已归档”分类摆放，重要文件锁入抽屉；

个人物品（水杯、包等）统一放置于工位指定位置，避免占用公共区域；

下班前清理桌面杂物，关闭电脑、显示器、台灯等设备电源，保持工位“人离场、场整洁”。

公共区域共同维护

不在茶水间、会议室、走廊等公共区域堆放个人物品，使用后及时清理（如茶水台残留水渍、会议桌椅归位）；

禁止在办公区吸烟、饮食（特殊情况如部门聚餐需提前报备，并指定清理区域）；

绿植、装饰品由行政部门统一管理，员工不得随意移动或修剪。

（二）工位日常检查表（模板）

检查日期

检查人

检查项目

检查结果（合格/不合格）

整改说明（如有）

2023-10-09

*

桌面文件分类摆放

合格

——

2023-10-09

*

个人物品占用公共区域

不合格

已将背包移至抽屉

2023-10-10

赵六*

设备电源关闭

合格

——

三、职业形象与仪容仪表规范

（一）着装要求

商务场合（客户接待、重要会议、商务谈判）

男士：深色西装套装（深蓝、深灰为佳），浅色衬衫，系领带，深色皮鞋，袜子颜色与西装协调；

女士：职业套装（套裙或套裤）及西装外套，内搭简洁衬衫或针织衫，鞋子为包头中低跟皮鞋，避免露趾或露跟；

全体员工避免穿着牛仔裤、运动服、拖鞋、凉鞋等休闲服饰。

日常办公

可着商务休闲装（如衬衫、Polo衫、西裤及休闲皮鞋），但需保持整洁、得体，避免过于暴露或花哨（如破洞裤、超短裙、奇装异服）。

（二）仪容仪表细节

男士：发型整洁，前不过眉、侧不过耳，每日剃须，避免蓄须（特殊岗位要求除外）；

女士：淡雅职业妆，发型干练（长发需束起），避免佩戴夸张饰品（如大型耳环、手链），指甲修剪整齐，可涂抹淡色指甲油；

全体员工保持口腔清洁，避免食用有异味的食物（如大蒜、洋葱）后近距离沟通。

（三）职业形象自查表（模板）

自查日期

员工姓名

着装是否符合规范

仪容仪表是否整洁

饰品是否得体

整改说明（如有）

2023-10-08

*

是

是

是

——

2023-10-09

*

否（穿着运动鞋）

是

是

已更换为皮鞋

四、沟通协作礼仪规范

（一）面对面沟通

主动问候：见到同事或客户时，点头示意并说“早上好”“您好”，称呼对方职位+姓氏（如“王经理”“陈老师”）；

沟通姿态：保持目光平视，身体微前倾，认真倾听，不随意打断对方发言；

表达清晰：语速适中，逻辑分明，避免使用方言或口头禅（如“那个”“然后”）；

尊重隐私：不随意打探同事薪资、家庭情况等敏感信息，不传播未经证实的消息。

（二）电话沟通

接听流程：

电话响铃三声内接听，拿起话筒说“您好，[部门名称]，[姓名]为您服务”；

若对方需转接，确认对方需求后说“请您稍等，我为您转接至[同事姓名]”，若同事不在岗，主动提供留言服务；

结束通话时，待对方先挂断，或说“感谢来电，再见”后轻轻挂断。

注意事项：

开会、接待客户时将手机调至静音，如需接听电话，需向在场人员示意后离开场地；

拨打电话前确认对方方便，避免在休息时间（如午休12:00-13:00）拨打工作电话。

（三）邮件沟通

主题明确：邮件标题需概括核心内容（如“关于项目进度汇报的申请”），避免使用“”“你好”等模糊主题；

称呼得体：收件人为多人时，使用“各位同事”“尊敬的客户”等集体称呼，单一人选则用“[姓名]先生/女士”；

简洁：段落分明，重点内容加粗或标色，结尾注明“祝好”“顺颂商祺”等祝福语，落款包含姓名、部门、联系方式；

附件说明：如有附件，需在注明“附件为文件，请查收”，并确认附件格式正确（如PDF、Word）。

（四）电话沟通记录表（模板）

通话日期

通话时间

通话对象（姓名/单位）

通话主题

主要内容记录

后续跟进事项

责任人

2023-10-09

14:30

王经理*（公司）

项目合同细节沟通

确认付款周期为30天

发送正式合同文本

*

2023-10-10

09:15

*（市场部）

市场活动方案讨论

调整活动预算分配比例

今日17:00前提交修改稿

赵六*

五、会议管理规范

（一）会前准备

组织者：提前24小时发送会议通知（含议题、时间、地点、参会人员、所需材料），预订会议室并调试设备（投影仪、麦克风、