文档编制与格式统一排版模板.docVIP

文档编制与格式统一排版模板指南

一、适用场景与价值说明

二、标准化操作流程

（一）前期准备：明确文档定位与需求

确定文档类型与核心目标

根据文档用途（如制度类、报告类、说明类）明确核心内容例如制度类需包含“目的、范围、职责、流程、附则”等基础模块。

确认文档受众（内部员工、外部客户、监管机构等），调整语言风格与专业术语深度。

收集基础信息与素材

梳理文档涉及的业务数据、政策依据、流程节点等关键信息，保证内容准确完整。

若为修订文档，需标注原版本号及修订重点，避免信息遗漏。

（二）框架搭建：设计文档整体结构

标准化章节层级

采用“章-节-条-款-项”五级标题体系，示例：

第一章总则（一级标题，黑体三号）

1.1编制目的（二级标题，黑体四号）

1.1.1规范范围（三级标题，黑体小四）

根据文档复杂度调整层级深度，避免层级过深导致阅读困难。

必备模块设置

封面：包含文档名称、编号、版本号、密级（如公开、内部秘密）、编制部门、编制日期等。

目录：自动页码，包含一级至三级标题，页码右对齐。

按章节逻辑展开，每章节明确核心观点与结论。

附录：含术语解释、图表清单、参考文件等补充信息。

（三）格式规范：统一视觉呈现标准

基础排版参数

页面设置：A4纸张，页边距上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm，页眉1.5cm、页脚1.75cm。

字体与字号：

一级标题黑体三号（加粗），二级标题黑体四号（加粗），三级标题黑体小四（加粗），宋体小四。

图表/表格宋体五号（加粗），内容宋体五号，表头加粗。

行距与段间距：行距1.5倍，段前段后间距0.5行，标题段间距0.5行。

特殊元素规范

图表：需编号（如图1-1、表2-3）并命名，编号与标题置于图表下方，居中对齐，图表内文字清晰可辨。

公式：需编号（如(3-2)），右对齐，公式中变量需说明含义。

页眉页脚：页眉左侧为文档名称，右侧为章节标题；页脚居中为页码（如“-1-”）。

（四）内容填充与校对

内容撰写

按章节框架逐项填充内容，保证逻辑连贯，数据准确，引用规范（如“依据《管理办法》第三条”）。

段落首行缩进2字符，避免使用口语化表达，专业术语首次出现需标注英文全称及缩写。

格式校对

使用Word“导航窗格”检查标题层级是否连续、编号是否正确；

使用“拼写和语法检查”功能排查错别字与语病；

检查图表编号与引用是否一致，页码是否连续。

（五）审核与发布

三级审核流程

编制人：完成内容与格式自检，填写《文档编制信息表》（见表1）。

部门审核人：审核内容准确性、业务合规性，签署审核意见。

批准人：根据文档密级与重要性，由部门负责人或分管领导批准发布。

版本与归档

发布时标注正式版本号（如V1.0），修订后更新版本号（如V1.1），并在《文档修订记录表》（见表3）中记录修订内容。

按企业档案管理规定归档电子版及纸质版文档，保证可追溯性。

三、核心模板表格设计

表1：文档封面信息表

项目

内容要求

示例

文档名称

简洁明确，体现核心主题

《公司项目管理制度》

文档编号

按企业编码规则填写（如-GL-2023-001）

-GL-2023-001

版本号

主版本号.次版本号（如V1.0）

V1.0

密级

公开/内部秘密/机密

内部秘密

编制部门

负责文档编制的部门全称

项目管理部

编制人

填写姓名（*代替）

张*

审核人

填写姓名（*代替）

李*

批准人

填写姓名（*代替）

王*

编制日期

YYYY-MM-DD格式

2023-10-01

分发范围

列明接收部门/人员

各项目组、综合管理部

表2：章节目录规范表

章节编号

章节标题

页码范围

备注（如是否包含子章节）

1

总则

1-2

包含3条

1.1

编制目的

1

-

1.2

适用范围

1

-

1.3

术语定义

2

-

2

项目立项管理

3-5

包含4节

2.1

立项申请流程

3-4

包含2款

…

…

…

…

表3：文档修订记录表

版本号

修订日期

修订人

修订内容摘要

审核人

批准人

V1.0

2023-10-01

张*

初稿编制

李*

王*

V1.1

2023-10-15

张*

增加“项目验收”章节，调整格式排版

李*

王*

V1.2

2023-11-01

刘*

修订立项申请流程条款

李*

王*

表4：审批流程表

审批环节

角色

职责描述

完成时限

编制

编制人

完成内容撰写与格式校对，填写《文档封面信息表》

收到需求后3个工作日

审核

部门审核人

审核内容准确性、业务合规性，提出修改意见并反馈

收到文档后1个工作日

批准

领导批准人

根据文档重要性与密级，批准发布或退回修订

收到审核文档后1个工作日

归档

档案管理员

将最终版文档录入企业文档管理系统，更新文档目录

批准后1个工作日

四、关键注意事项与风险规避

（一）格式一致性管理