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行政事务外包及服务供应商选择指南

一、适用业务场景

本指南适用于企业各类行政事务外包前的供应商选择工作，具体包括但不限于：

日常行政支持：如前台接待、文印服务、办公环境维护、收发文件等基础事务；

专项活动组织：包括年会、团建、行业展会、客户答谢会等活动的策划与执行；

后勤保障服务：如差旅管理（机票酒店预订、行程规划）、固定资产盘点与维护、食堂托管、保洁绿化等；

专项行政支持：如档案数字化管理、证照办理与年检、印章使用管理、法律文书辅助等。

二、供应商选择全流程操作

（一）需求梳理与目标明确

组建评估小组

由行政部负责人*经理牵头，联合需求部门（如市场部、人力资源部）、财务部代表组成3-5人评估小组，明确分工（如需求对接、资质审核、成本把控等）。

明确外包范围与标准

列出需外包的具体事务清单，避免模糊表述（如“办公环境维护”细化为“每日清洁2次、会议室每日消毒、绿植每周养护1次”）；

设定服务质量标准（如“前台30秒内接听电话”“差旅预订错误率≤1%”）；

确定预算范围（如年度外包费用上限、单项服务单价区间）。

编制需求文档

形成《行政外包服务需求说明书》，包含服务内容、质量指标、时间要求、预算范围、双方权责等核心内容，作为后续供应商筛选和谈判的依据。

（二）供应商寻源与初步筛选

多渠道收集供应商信息

内部推荐：通过同行企业、行业协会获取合作过的优质供应商名单；

公开平台：通过采招网、专业服务外包平台查询入围供应商；

定向邀请：针对特定服务（如大型活动策划），邀请3-5家有行业口碑的供应商参与。

资质审查与初步筛选

审查供应商营业执照、相关行业资质（如ISO9001质量体系认证、大型活动策划资质）、无不良记录证明（通过“信用中国”等官方渠道核查）；

剔除不符合基本资质（如无相关服务经验、注册资本低于行业平均水平）的供应商，保留3-4家进入下一环节。

（三）实地考察与深度评估

现场调研

考察供应商办公场所（如是否具备独立服务团队、设备配置）、服务案例现场（如过往活动场地、合作企业的办公环境维护效果）；

与供应商服务团队负责人*主管沟通，知晓人员稳定性、培训机制及应急处理能力（如“若前台临时请假，是否有备岗人员”）。

方案与案例评审

要求供应商提交《服务实施方案》，包括服务流程、人员配置、质量管控措施、应急预案等；

查看过往合作案例（如活动策划方案、服务反馈报告），重点评估其是否具备类似项目经验。

参考咨询

联系供应商2-3家过往客户，知晓其服务响应速度、问题解决能力、合作配合度等实际表现。

（四）合同谈判与签订

条款逐项确认

服务范围：明确具体服务内容、边界（如“差旅管理是否包含签证办理”）及excluded事项；

费用与支付：细化报价明细（如人员工资、物料费、管理费），明确支付周期（如月结30天）及方式（银行转账）；

保密条款：界定双方保密信息范围及违约责任（如“泄露商业秘密需支付合同总额20%的违约金”）；

违约责任：明确服务质量不达标、服务中断等情况的处理措施（如“连续3次服务投诉，甲方有权单方解除合同”）。

法律审核与签署

由公司法务部或外部律师审核合同条款，保证合规性；

双方盖章生效，合同一式三份（甲方、供应商、财务部各执一份）。

（五）服务执行与过程管理

建立对接机制

指定甲方行政专员对接人、供应商项目经理负责人，明确沟通渠道（如工作群、周例会）；

约定问题响应时间（如一般问题2小时内反馈，紧急问题30分钟内响应）。

过程监督与反馈

甲方评估小组定期抽查服务质量（如每月检查1次文印服务准确率、每季度评估1次活动执行效果）；

收集需求部门反馈，形成《月度服务反馈表》，对问题项要求供应商限期整改。

（六）效果评估与持续优化

制定评估指标

定量指标：服务响应及时率、任务完成准确率、成本控制达标率；

定性指标：需求部门满意度、服务主动性、问题解决彻底性。

定期评估

每季度开展一次综合评估，采用“供应商自评+甲方评分”方式（甲方评分占70%，自评占30%），形成《季度服务评估报告》；

年度评估得分低于80分的，要求供应商提交整改方案；连续两次低于70分的，启动供应商更换流程。

优化调整

根据评估结果，与服务供应商共同优化服务流程（如简化差旅预订审批环节）；

若企业需求发生变更（如新增“海外展会支持”），及时修订服务范围并签订补充协议。

三、实用模板工具

（一）行政外包服务需求清单表

需求类别

具体服务内容

服务标准要求

期望完成时间

预算上限（元/年）

负责部门

前台接待

工作日8:30-18:00电话接听、访客接待

电话铃响3声内接听，访客登记准确率100%

每日固定时段

50,000

行政部

办公环境维护

公共区域清洁、会议室布置、绿植养护

每日清洁2次，会议室每日17:00前布置完毕

每日

80,000

行政部

年会策