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采购流程与成本控制工具集

一、适用场景与价值

本工具集适用于各类企业（生产型、服务型、贸易型等）的采购部门、财务部门及业务部门，旨在通过标准化流程与结构化工具，实现采购全过程的规范管理，有效控制采购成本，降低运营风险。具体场景包括：

日常采购管理：如原材料、办公用品、服务类采购的流程规范与成本监控；

战略采购支持：针对长期合作供应商的筛选、价格谈判及成本优化方案制定；

采购审计与合规检查：为审计部门提供流程追溯与成本合理性分析依据；

新业务拓展采购：如新项目启动时的供应商资源整合与成本预算管控。

二、标准化操作流程

步骤1：采购需求确认与提报

操作内容：

需求部门根据业务计划（如生产计划、项目计划、办公需求等），填写《采购需求申请表》，明确物料/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、到货时间、预算金额等核心信息；

采购部门对接需求部门，对需求的合理性（如数量是否匹配实际消耗、预算是否符合成本控制目标）进行初审，必要时组织技术部门、财务部门联合评审；

需求审批通过后，录入采购管理系统，唯一需求编号，启动采购流程。

责任人：需求部门经办人、采购部需求专员、部门负责人（需求部门）、采购经理

关键输出：《采购需求申请表》（审批版）、采购需求编号

步骤2：供应商寻源与评估

操作内容：

采购部根据需求类型（如标准物料、定制化服务、紧急采购等），通过供应商库、行业平台、公开招标等方式筛选候选供应商；

对候选供应商进行资格预审（营业执照、生产/经营许可、相关资质证书等）和现场考察（针对生产型企业，重点考察产能、品控、交付能力）；

组织技术、质量、财务部门共同评审，形成《供应商评估表》，从价格、质量、交期、服务、合作稳定性等维度打分，确定入围供应商名单。

责任人：采购部寻源专员、采购经理、技术部工程师、质量部主管、财务部成本会计

关键输出：《供应商资格预审表》、《供应商评估表》、入围供应商名单

步骤3：询比价与价格谈判

操作内容：

采购部向入围供应商发出《询价单》，明确需求细节、报价要求（含单价、总价、税费、运费等）及报价截止时间；

收集供应商报价后，整理《询比价记录表》，对比不同供应商的价格差异、成本构成（原材料、加工费、利润率等），分析价格合理性；

针对高价值或复杂需求，组织价格谈判，明确最终采购价格、折扣条款、付款条件等，形成《价格谈判纪要》。

责任人：采购部询价专员、采购经理、财务部成本会计

关键输出：《询价单》、《询比价记录表》、《价格谈判纪要》

步骤4：采购合同签订

操作内容：

采购部根据谈判结果，拟定采购合同（可使用模板框架），明确双方权利义务、标的物规格、数量、价格、交付方式、验收标准、违约责任、争议解决条款等；

法务部门（或指定法务人员）审核合同条款的合规性与法律风险；

合同经双方授权代表签字盖章后生效，扫描件录入采购管理系统，原件归档保存。

责任人：采购部合同专员、采购经理、法务专员、供应商授权代表

关键输出：采购合同（审批版+扫描件）、合同台账

步骤5：订单执行与交付跟踪

操作内容：

采购部根据合同签订情况，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、交付时间、交付地点、联系人等信息；

供应商按订单要求组织生产/备货，采购部通过系统或定期沟通跟踪生产进度、物流信息，保证按时交付；

若出现延迟交付风险，及时与供应商协商解决方案（如分批交付、调整交付时间），并通知需求部门做好应急准备。

责任人：采购部订单专员、采购经理*、供应商联系人

关键输出：《采购订单》、订单执行跟踪记录、异常处理报告

步骤6：验收入库与质量确认

操作内容：

物料/服务送达后，需求部门或仓储部门对照《采购订单》和《验收标准》（如技术图纸、服务规范）进行验收，填写《验收记录单》，确认数量、质量、外观等是否符合要求；

若验收不合格，及时通知采购部，由采购部与供应商协商退换货、索赔等事宜，形成《不合格品处理记录》；

验收合格后，办理入库手续（如仓储系统入库），《入库单》，同步更新采购管理系统库存状态。

责任人：需求部门验收人、仓储部仓管员、采购部跟进专员、质量部检验员（如需）

关键输出：《验收记录单》、《入库单》、《不合格品处理记录》

步骤7：付款结算与成本归集

操作内容：

财务部根据《采购合同》《验收记录单》《入库单》及供应商开具的合规票据，审核付款申请的完整性（如“三单匹配”：订单、入库单、发票）；

按合同约定的付款条件（如预付款、到货款、质保金）办理付款手续，《付款审批单》；

采购部定期统计采购成本，按物料/服务类别、供应商、部门等维度分析成本构成，编制《采购成本分析表》，识别成本优化空间。

责任人：财务部应付会计、财务经理*、采购部成本专员

关键输出：《付款审批单》、采购凭证、《采购成本分析表》

步骤8：采购复盘与流程优化

操作内容：

采购部定期（如每月/每