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项目合同管理模板及审查指南

一、模板应用范围与典型场景

外部合作类：与供应商、服务商、研发机构等签订的采购合同、技术服务合同、委托开发合同等；

内部协作类：企业内部跨部门项目资源调配、成果交付的协作协议；

特定项目类：工程建设、数字化转型、市场推广等专项项目的框架协议或执行合同；

风险管控类：需明确权责划分、违约责任、争议解决机制的高风险项目合作。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同起草：需求明确与框架搭建

发起需求：由项目负责人*（或业务部门）根据项目目标，填写《合同需求表》，明确合作双方基本信息、项目标的、交付标准、预算金额、工期要求等核心要素，并附项目立项批复、技术方案等支撑材料。

模板选择：根据合作类型（如采购、服务、研发），从企业合同模板库中选取基础模板，或参考行业通用模板（如《建设工程施工合同（示范文本）》《技术服务合同（示范文本）》）。

内容填充：结合需求表，逐项填写合同条款，重点关注：

合同主体：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表信息（需附授权委托书）；

项目内容：标的名称、规格型号、数量、技术参数（可附技术附件）；

权利义务：双方具体职责（如提供方负责交付，接收方配合验收）；

履约期限：开始/结束时间、关键节点（如里程碑进度）；

费用条款：合同总价、计价方式（固定单价/总价）、支付条件（如预付款、进度款、尾款比例及触发条件）。

（二）内部审核：多维度风险把控

业务部门初审：项目负责人*审核合同内容与项目需求的一致性，保证交付标准、工期等符合项目目标，重点核对技术附件与条款描述是否匹配。

法务部门复审：法务专员*审查合同的法律合规性，包括：

主体资格：对方营业执照、资质证书（如行业许可）是否在有效期内，是否存在经营异常；

条款合法性：是否存在“霸王条款”、违反法律法规的约定（如“争议管辖地约定不明”“违约责任不对等”）；

权责清晰性：双方权利义务是否明确，避免“双方应积极配合”等模糊表述。

财务部门核价：财务经理*审核金额条款，包括预算匹配度、支付方式（如是否含税、税率）、发票类型（如增值税专用发票）及开票时间，保证资金风险可控。

领导审批：根据合同金额及重要性，由分管领导或总经理签署审批意见（如金额超过10万元需总经理审批）。

（三）对方确认与谈判修订

发送合同：经内部审核通过的合同，由项目负责人*通过正式渠道（如邮件、纸质版）发送给对方联系人，明确反馈时限（如3个工作日内）。

谈判修订：对方如有修改意见，双方需召开谈判会议（或线上沟通），逐条确认调整内容，重大修订（如金额增减10%以上、工期延长30%以上）需重新启动内部审核流程。

定稿确认：双方就最终条款达成一致后，由对方授权代表在合同文本上签字盖章（如为合同章，需确认其授权范围），并回传扫描件及纸质版原件。

（四）签署与归档：生效与留痕管理

签署生效：企业方由法定代表人或授权代表*签字并加盖公章/合同章（骑缝章），合同自双方签字盖章之日起生效（另有约定的除外）。

编号登记：行政专员*对合同进行唯一编号（格式：年份-部门-序号，如“2024-采购-001”），登记《合同台账》，记录合同名称、编号、双方主体、金额、签署日期、归档编号等信息。

归档保管：合同原件（含附件、审批记录、修订版）由行政部统一归档，电子版同步存入企业合同管理系统，归档期限与合同期限一致（如无约定，不少于5年）。

（五）履行跟踪与变更管理

履行跟踪：项目负责人*按合同约定跟踪项目进度，定期（如每周/每月）记录履约情况（如交付物验收、款项支付），填写《合同履行跟踪表》。

变更处理：如需变更合同内容（如标的、数量、金额），双方应签订《补充协议》，明确变更事项、生效条件及原合同调整条款，补充协议需履行与原合同相同的审核审批流程。

争议解决：发生争议时，双方优先协商；协商不成的，按合同约定的争议解决方式（仲裁/诉讼）处理，由法务专员主导，项目负责人配合收集证据（如合同、履约记录、沟通函件）。

三、合同核心要素模板与附表

（一）合同基本信息表

项目

内容说明

示例

合同编号

企业唯一编号

2024-服务-003

合同名称

明确合作类型与标的A公司数字化转型技术服务合同*

甲方（委托方）

全称、统一社会信用代码、地址科技有限公司乙方（服务方）

全称、统一社会信用代码、地址信息技术股份有限公司项目标的

核心合作内容企业ERP系统开发与实施

合同金额（含税）

大小写一致人民币伍拾万元整（￥500,000.00）

履约期限

开始至结束时间2024年3月1日至2024年12月31日

付款方式

分期支付节点1.预付款30%签约后5日内；2.进度款40%系统上线后；3.验收款30%终验合格后

争议解决方式

约定管辖法院/仲裁机构提交