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业务合作伙伴选择与合同签订标准流程指南

一、适用范围

本流程适用于企业各类业务合作伙伴的选择与合同签订场景，包括但不限于供应商、代理商、技术服务商、渠道合作方等外部合作主体。无论是新合作方引入还是现有合作方续约，均需遵循本标准流程，保证合作过程的规范性、合规性与风险可控性。

二、标准操作流程

（一）需求分析与合作目标明确

需求梳理

由业务部门根据业务发展目标（如市场拓展、产品采购、技术支持等），明确合作的具体需求（如合作内容、服务范围、交付周期、质量标准、预算范围等）。

输出《合作需求说明书》，需经部门负责人审批确认，保证需求清晰、可量化。

合作目标设定

结合企业战略，设定合作的核心目标（如降低采购成本15%、提升市场份额10%、获得某项技术专利等）及次要目标（如品牌曝光、资源互补等）。

明确合作期限、双方权责边界及关键考核指标（KPI），为后续筛选与谈判提供依据。

（二）合作伙伴信息收集与初步筛选

信息收集渠道

公开渠道：行业展会、招标平台、企业官网、行业协会名录等；

推荐渠道：现有合作方、客户、业内专家、部门推荐等；

主动寻源：针对特定领域（如高新技术、稀缺资源），通过市场调研定向接触潜在合作方。

初步筛选标准

基本资质：营业执照、行业准入许可证（如需）、相关资质认证（如ISO体系、行业资质等级等）；

业务匹配度：合作内容与自身需求的契合度、过往合作案例的行业相关性；

初步信誉：通过“信用中国”、企业征信平台查询是否存在重大失信记录，或通过行业协会知晓口碑。

筛选后形成《候选合作伙伴名单》（建议3-5家），进入下一阶段评估。

（三）合作伙伴尽职调查

调查内容

主体资格核实：营业执照、法定代表人证件号码明、股权结构、关联企业（是否存在关联交易风险）；

财务状况评估：近3年财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表）、银行资信证明、纳税记录（是否存在偷税漏税风险）；

履约能力验证：过往合作项目的合同履约率、客户评价（需提供2-3家合作方联系人，由业务部门实地或电话核实）、技术/服务团队实力（如核心成员资质、项目经验）；

合规性审查：是否存在涉诉记录（通过裁判文书网查询）、环保/质量等违规处罚记录、是否符合行业监管要求（如数据安全、隐私保护相关法规）。

调查方式

资料审查：要求合作方提供上述书面材料，并加盖公章；

现场考察：对重点合作方（如供应商、技术服务商），安排实地考察生产基地、办公场所及项目现场；

第三方验证：必要时可通过专业征信机构、律师事务所协助完成深度调查。

输出《尽职调查报告》

明确调查结论（推荐/不推荐/需补充调查），对潜在风险点（如财务负债过高、履约记录不良）标注并提出应对建议，报法务部门及管理层审核。

（四）商务谈判与合同条款拟定

谈判准备

组建谈判小组（至少包括业务负责人、法务代表、财务代表），明确谈判底线（如价格上限、付款周期、违约责任）及核心诉求；

制定谈判策略，针对不同合作方的优势与劣势，确定让步空间与优先级。

谈判要点

商业条款：合作内容、服务标准、价格/费用构成（需明确是否含税、单价、总价）、付款方式与周期（如预付款比例、到货验收后付款、质保金扣留）、交付/验收流程；

权责条款：双方权利与义务（如合作方需提供的技术支持、企业需配合的资源支持）、知识产权归属（如合作过程中产生的专利、著作权归属）、保密义务（保密范围、期限、违约责任）；

风险条款：不可抗力定义与处理方式、合同变更/解除条件、违约责任（如逾期交付、质量不达标的具体赔偿标准）、争议解决方式（协商/仲裁/诉讼，明确管辖地）。

合同拟定

谈判达成一致后，由法务部门根据《民法典》《合同法》等法律法规及企业内部合同管理制度，起草正式合同文本；

合同文本需包含以下核心部分：合同主体信息、合作内容、权利义务、费用及支付、知识产权、保密、违约责任、争议解决、合同生效与终止、附件（如技术协议、服务标准清单、需求说明书等）。

（五）合同内部审批与签署

审批流程

合同文本经业务部门负责人确认后，提交法务部门审核（重点审核条款合法性、合规性、风险点），再由财务部门审核（费用支付条款、财务风险控制）；

根据合同金额重要性，分级审批（如10万元以下由业务负责人+法务+财务联合审批；10万元以上需报总经理/董事会审批），审批通过后方可签署。

合同签署

双方需加盖合同专用章或公章（若为自然人，需签字并按手印），法定代表人或授权代表人签字需附授权委托书；

签署完成后，合同文本原件至少留存2份（企业与合作方各1份），电子版同步归档至企业合同管理系统。

（六）合作启动与履约监控

启动会议

合同生效后，由业务部门组织召开合作启动会，明确双方对接人（如企业指定对接人李，合作方指定对接人王）、沟通机制（例会频率、汇报格式）、关键里程碑节点（如首批交付时间、阶段性验收时间）。

履约监