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团队会议记录与行动计划工具指南

一、适用场景与核心价值

本工具适用于各类团队协作场景，包括但不限于：项目启动会、周/月度例会、问题复盘会、跨部门协调会、阶段性成果评审会等。其核心价值在于解决传统会议中常见的“记录散乱、行动项模糊、责任不清、跟踪困难”等问题，通过标准化流程保证会议成果可落地、可追溯，推动团队高效协作与目标达成。

二、详细操作步骤

（一）会前准备：明确会议框架

确认会议基本信息

提前1-2天明确会议主题、时间、地点（线上/线下）、参会人员（主持人、核心成员、记录人等），并提前发送会议通知。

示例：通知需包含“议题：Q3产品迭代进度同步；时间：X月X日14:00-15:30；参会人：经理、组长、开发、设计”。

梳理会议目标与议题

主持人牵头明确本次会议需达成的核心目标（如“确定Q3迭代优先级”“解决模块技术瓶颈”），并拆解为具体议题（建议不超过5个，避免发散）。

示例：议题可设为“1.上周任务完成情况回顾；2.当前迭代难点讨论；3.下一阶段任务分配”。

准备会议材料

提前收集与议题相关的背景资料（如项目进度表、数据报表、问题清单），并同步给参会人，保证所有人提前知晓议题内容。

（二）会中记录：聚焦关键信息

记录基本信息与出席情况

记录人需同步记录会议主题、时间、地点、主持人、记录人，以及参会人员（注明缺席人员及原因）。

按议题结构化记录讨论内容

逐议题记录讨论要点：包括不同成员的观点、争议焦点、共识结论。避免逐字记录，提炼核心信息（用关键词或短句）。

示例：议题“当前迭代难点”下，可记录“开发：接口超时问题，排查为数据库索引失效；设计：用户反馈交互流程复杂，需简化3个步骤”。

明确决议事项与行动项

对每个议题的结论进行“决议”记录（如“确定优化数据库索引”“简化用户注册流程”）；

针对需落地的事项，同步记录“行动项”，包含：具体任务、负责人、计划完成时间（精确到日期）、优先级（高/中/低）。

示例：行动项可记“任务：修复接口超时问题；负责人：*开发；截止时间：X月X日；优先级：高”。

（三）会后整理：完善与核对

整理会议记录文档

会后2小时内，记录人将会议内容整理为结构化文档，按“基本信息→议题讨论→决议事项→行动项”顺序排版，语言简洁、逻辑清晰。

核对信息并分发

将整理好的会议记录发送给参会人（尤其是行动项负责人），确认内容无遗漏或偏差（如负责人姓名、截止时间是否准确）。

确认无误后，将文档同步至团队共享平台（如企业钉钉群、共享文件夹），方便全员查阅。

（四）计划：跟踪与落地

从行动项行动计划表

以会议记录中的“行动项”为基础，扩展《行动计划表》，补充“当前状态”（未开始/进行中/已完成）、“交付物”（如“接口修复报告”“流程优化原型图”）、“备注”（如需协调资源、依赖事项）。

定期跟踪与更新

负责人需按计划推进任务，并在下一次会议前更新《行动计划表》中的“当前状态”和“交付物”；

主持人/记录人每周核对进度，对逾期任务及时提醒，保证行动项闭环。

三、模板示例

（一）团队会议记录表

会议基本信息

会议主题

Q3产品迭代进度同步会

时间

2023年X月X日14:00-15:30

地点

3楼会议室A（线上会议：腾讯会议X）

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

经理、组长（开发）、组长（设计）、开发、测试、助理

缺席人员及原因

*产品经理（外出培训）

议题与讨论记录

议题1：上周任务完成情况回顾

-开发：完成用户登录模块开发，测试用例通过率90%（遗留2个边界问题）；-设计：完成首页UI初稿，待开发对接；-*测试：发觉3个兼容性问题，已反馈开发修复。

议题2：当前迭代难点讨论

-开发：接口超时问题（日均发生5次），定位为数据库索引失效；-设计：用户反馈注册流程步骤过多（原5步，建议优化至3步）；-*经理：优先解决接口超时问题，注册流程优化纳入下阶段。

议题3：下一阶段任务分配

-决议：本周内完成接口超时问题修复，同步输出优化报告；-决议：简化注册流程，设计牵头出原型，开发下周对接。

决议事项

1.修复数据库索引失效问题，解决接口超时；2.简化用户注册流程（5步→3步）；3.下周一前输出接口优化报告与注册流程原型。

行动项

任务描述

负责人

截止时间

优先级

1.1

修复数据库索引，解决接口超时

*开发

2023–

高

1.2

输出接口优化报告

*开发

2023–

中

2.1

设计注册流程简化原型

*设计

2023–

中

3.1

跟进接口问题修复进度

*组长

2023–

低

（二）行动计划跟踪表

任务编号

任务描述

负责人

计划完成时间

当前状态

实际完成时间

交付物

备注

1.1

修复数据库索引，解决接口超时

*开发

2023–

进行中

-

接口修复代码包

需测试组回归验证

1.2