文档版本控制管理制度规范文件管理与维护.docVIP

文档版本控制管理制度规范文件管理与维护工具模板

一、适用范围与场景

产品研发过程中的需求文档、设计说明书、测试报告；

企业内部管理制度、流程规范、操作手册；

项目交付物（如合同、方案、验收报告）；

合规性文件（如审计报告、资质证书副本）。

二、文档版本管理全流程操作指引

（一）初始文档创建与编号

文档创建

文档创建人需根据业务需求确定文档类型（如“需求说明书”“管理制度”等），使用统一模板（如公司提供的《》）编写内容，保证文档结构清晰、信息准确。

文档命名需包含核心信息，格式为：【文档类型】-【主题】-【版本号】-【创建日期]，示例：【需求说明书】-【用户管理系统】-V1.0

版本编号规则

版本号采用“主版本号.次版本号.修订号”格式，规则

主版本号：文档内容发生重大变更（如框架调整、核心功能变更）时，主版本号递增（如V1.0→V2.0）；

次版本号：文档内容局部修改（如补充细节、优化表述）时，次版本号递增（如V1.0→V1.1）；

修订号：文档格式调整、错误修正（如错别字、标点符号）时，修订号递增（如V1.1.0→V1.1.1）。

初始版本默认为“V1.0.0”。

（二）审批流程管理

审批人确定

根据文档类型和重要性确定审批层级，示例：

日常操作类文档：部门负责人审批；

项目核心文档：部门负责人+项目负责人联合审批；

公司级制度文件：部门负责人+分管领导+法务部（如需）联合审批。

审批流程执行

文档创建人完成编写后，通过公司OA系统或协作平台提交审批，填写《文档变更申请表》（见模板一），明确变更内容、原因及版本升级依据。

审批人需在2个工作日内完成审核，重点核对文档内容的准确性、完整性、合规性及版本编号合理性；审批通过后，文档方可生效并发布；审批不通过时，需注明修改意见，退回创建人修订后重新提交。

（三）文档存储与归档

存储位置规范

生效文档需存储在指定服务器或云文档平台（如公司共享盘“文档中心-版本控制库”），按“部门-项目-文档类型”分级存放，保证权限可控（仅授权人员可读写）。

禁止将文档存储在个人本地设备或非指定平台，避免因人员变动导致文档丢失。

版本追溯管理

每次版本更新后，原版本需保留（不可直接覆盖），存储路径可标注历史版本，示例：用户管理系统/需求说明书/V1.0历史版）；

重要文档（如合同、制度文件）需定期备份（每月1次），备份介质包括服务器云端备份和本地加密硬盘备份，保证数据安全。

（四）版本更新与变更控制

变更触发条件

出现以下情况时，需启动文档变更流程：

业务需求变化导致文档内容不适用；

执行过程中发觉文档存在错误或遗漏；

法规、标准更新需同步调整文档内容。

变更操作步骤

变更申请人填写《文档变更申请表》，说明变更原因、具体修改内容及新版本号建议；

审批流程参照“（二）审批流程管理”，变更通过后，由创建人或指定人员修订文档，更新版本号；

修订完成后，通知所有相关查阅人（如项目组成员、部门同事）更新本地文档，并在文档中注明变更说明（如“V1.1版本更新：补充用户权限管理流程”）。

（五）查阅与分发控制

查阅权限管理

根据文档密级设置查阅权限：

公开级：公司内部全员可查阅；

内部级：仅相关部门/人员可查阅；

秘密级：需文档负责人或分管领导书面批准方可查阅。

查阅人需通过指定平台查阅，禁止私自或传播涉密文档；确需时，需填写《文档查阅与分发记录表》（见模板三），注明原因、用途及保管责任人。

分发规范

外部单位（如客户、合作方）需获取文档时，由对接人员提交申请，经部门负责人审批后，可提供加盖电子章或打印盖章的版本，禁止直接提供源文件；

分发后的文档需跟踪使用情况，保证接收方按约定用途使用，避免外泄。

三、关键模板表格

模板一：文档变更申请表

文档编号

文档名称

当前版本号

申请变更版本号

DOC-QD-001

用户管理系统需求说明书

V1.0.0

V1.1.0

变更申请人

所属部门

申请日期

**

研发部

2024-05-10

变更原因

（可多选）□业务需求调整□错误修正□法规更新□其他：补充客户新增的“数据导出”功能需求

具体变更内容

1.在“4.2功能模块”中新增“数据导出”子模块，说明支持导出格式（Excel、CSV）；2.修正“5.1功能指标”中并发用户数描述错误（原“1000”改为“500”）

审批人意见

部门负责人：（日期：2024-05-11）项目负责人：（日期：2024-05-11）

备注

变更后文档需同步更新至共享盘，通知项目组全员

模板二：文档版本控制登记表

文档编号

文档名称

版本号

创建/变更人

创建/变更日期

审批状态

存储路径

备注

DOC-ZD-001

公司考勤管理制度

V1.0.0

赵六

2023-12-01

已审批

共享盘/行政