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会议纪要编写与执行跟进流程工具

一、适用工作场景

本工具适用于各类企业内部会议的纪要编写与后续执行跟踪，包括但不限于：

项目启动会：明确项目目标、分工、时间节点及关键风险，形成可落地的执行依据；

周/月度工作例会：同步阶段性工作进展、协调跨部门资源、明确下一阶段重点任务；

问题复盘会：分析项目或工作中出现的偏差、总结经验教训，制定改进措施并跟踪落实；

跨部门协调会：解决职责交叉问题、明确责任主体，避免任务推诿或遗漏；

专项决策会：记录重要决策依据、执行方案及责任人，保证决策落地可追溯。

二、标准操作流程

（一）会前准备：保证会议目标清晰、信息前置

明确会议核心目标

会议发起人（如项目经理*经理）需提前明确会议要解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”或“解决供应链延迟问题”），避免议题发散。

准备会议材料并提前分发

提前1-2个工作日将会议议程、背景资料、待讨论问题清单（如“项目进度滞后原因分析表”）发送至参会人员（如产品负责人主管、研发组长工、测试工程师*师），保证参会人员提前熟悉内容，提高会议效率。

确认会议基础信息

明确会议时间（精确到分钟）、地点（会议室/线上会议）、主持人（经理）、记录人（助理）及参会人员名单，避免临时变动影响会议节奏。

（二）会中记录：抓取关键信息，保证内容准确完整

区分“记录”与“总结”

记录人需实时记录“客观信息”（如议题讨论要点、发言核心观点、数据支撑），而非主观评价；对争议性问题需标注“未达成共识”，待会后与主持人确认。

聚焦“结论”与“行动项”

重点记录每个议题的最终结论（如“同意优先开发A功能”）、明确的行动项（包括任务描述、责任人、截止时间），避免模糊表述（如“尽快推进”需明确为“9月15日前完成原型设计，责任人*主管”）。

使用“结构化符号”辅助记录

可采用“议题-背景-讨论-结论-行动项”分段记录，或用符号标注（如“★”代表结论，“→”代表行动项），便于会后快速整理。

（三）会后整理：24小时内完成纪要初稿并核对

按模板规范整理纪要

根据后文“工具模板示例”中的会议纪要模板，将会中记录的信息分类填充，保证基础信息（时间、地点、参会人）、议程、议题讨论、待办事项等要素齐全。

与主持人核对关键信息

初稿完成后，记录人需与主持人（*经理）确认：

议题结论是否准确（尤其是争议点）；

行动项的责任人、截止时间是否无误；

是否遗漏重要决策或待办事项。

分发纪要与确认接收

核对无误后，通过企业内部通讯工具（如企业/钉钉）将纪要发送至所有参会人员，要求收到后回复“确认”，保证全员知悉；若涉及跨部门任务，需抄送相关部门负责人（如市场部*总监）。

（四）执行跟进：建立跟踪机制，保证任务闭环

同步至执行跟进表

将会议纪要中的“待办事项”同步至“执行跟进表”（见后文模板），明确“任务描述、责任人、截止时间、当前进度、完成情况说明”等字段，形成动态跟踪清单。

定期提醒与进度更新

责任人需在截止时间前1天更新进度（如“已完成原型设计，待评审”）；

记录人（助理）每周通过系统或表格提醒逾期未完成任务的责任人（如“主管，A任务截止时间为9月15日，当前进度为80%，请确认是否需要支持”）。

节点验收与问题反馈

任务完成后，责任人需提交成果物（如文档、原型、测试报告），由需求方（如经理）确认验收；若遇阻碍（如资源不足），需在跟进表中注明“风险：测试人员紧张，需协调师支持”，并同步记录人协调解决。

（五）复盘优化：定期总结，提升会议效率

月度复盘会议

每月末由主持人（*经理）组织复盘会，回顾本月会议执行情况：

分析未完成任务的原因（如“截止时间不合理”“跨部门沟通不畅”）；

优化会议流程（如“提前3天分发材料”“缩短议题讨论时间”）；

更新跟进表字段（如增加“风险等级”列）。

纪要与工具迭代

根据复盘结果，持续优化会议纪要模板（如增加“决策依据”栏）和执行跟进表（如增加“关联会议号”栏），保证工具贴合实际工作需求。

三、工具模板示例

模板1：会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

Q3产品迭代需求评审会

会议时间

2023年9月5日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议：xxx（企业）

主持人

*经理（产品部）

记录人

*助理（产品部）

参会人员

主管（研发）、工（设计）、师（测试）、总监（市场）

缺席人员及原因

*专员（运营）——临时出差

会议议程与议题讨论

议程1：Q3产品迭代需求优先级确定（14:00-15:00）背景：基于用户调研反馈及战略目标，需确定Q3迭代需求优先级。讨论要点：1.市场总监提出“用户增长功能”优先级最高，需9月底上线；2.研发主管反馈“技术架构优化”需2周周期，可能影响其他需求；3.设计工建议“UI体验优化”可与“用户增长功能”并行开发。结论：★优先级