企业采购成本控制流程及审核标准.docVIP

企业采购成本控制流程及审核标准工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业（尤其是制造业、零售业、服务业等）的采购成本管理工作，旨在通过标准化流程实现采购成本的规范化管控。典型应用场景包括：日常生产物料采购、固定资产采购、服务外包采购、紧急采购需求等，帮助企业从需求提出到最终付款的全流程中识别成本控制点，降低采购支出，提升资金使用效率。

二、采购成本控制核心操作流程

（一）需求发起与预算控制

操作主体：需求部门（如生产部、行政部）、采购部、财务部

操作内容：

需求部门根据业务计划（如生产计划、项目计划）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望到货日期、用途说明，并附上相关技术参数或验收标准。

需求部门负责人*审核需求的必要性与合理性，确认后提交至采购部。

采购部核对需求是否在《采购品名目录》范围内，若为新增品类，需组织技术部门*进行技术可行性评估。

财务部根据需求内容及公司预算标准，审核采购预算金额（参考历史采购价格、市场价格波动、预算额度等），保证需求在部门预算内。若超预算，需需求部门提交《预算调整申请表》，经分管领导*审批后方可进入下一流程。

关键输出：《采购需求申请表》（含预算审核）、《预算调整申请表》（若适用）

（二）供应商筛选与比价议价

操作主体：采购部、质检部、财务部、需求部门

操作内容：

采购部根据采购需求（如物料类型、采购金额、技术要求）确定供应商筛选方式：

日常物料：从《合格供应商名录》中选择3家及以上供应商进行询价；

新品类/高价值物料：组织供应商招标（至少3家参与），或通过第三方平台获取价格信息。

采购部向候选供应商发出《询价函》，明确报价截止时间、报价有效期、交货条款、付款条件等，要求供应商提供书面报价单（含单价、总价、明细构成）。

采购部汇总报价信息，填写《供应商比价议价记录表》，对比分析供应商的价格、资质（营业执照、相关认证、供货业绩）、交货周期、售后服务等维度。

需求部门、质检部参与技术参数与质量标准的评估，财务部审核价格合理性（参考市场公允价、成本构成分析）。

采购部根据综合评估结果，初步确定候选供应商，提交《供应商选择审批表》，经采购经理、分管领导审批后确定最终供应商。

关键输出：《询价函》、《供应商比价议价记录表》、《供应商选择审批表》

（三）采购合同拟定与审核

操作主体：采购部、法务部、财务部、分管领导

操作内容：

采购部根据确定的供应商信息及谈判结果，拟定《采购合同》，明确以下核心条款：

标的物名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准、验收方法及违约责任；

交货时间、地点、运输方式及费用承担；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金）、发票类型；

保密条款、争议解决方式等。

法务部审核合同条款的合规性、法律风险（如违约责任是否明确、知识产权归属等），提出修改意见。

财务部审核合同中的价格、付款条件是否符合公司财务制度及预算要求。

需求部门审核合同中的技术参数、交付时间是否满足业务需求。

采购部汇总各部门审核意见，修订合同后，提交总经理或授权审批人签字，并加盖公司公章；供应商合同需同步签字盖章并回传。

关键输出：《采购合同》（含各部门审核意见）

（四）订单执行与到货验收

操作主体：采购部、需求部门、质检部、仓库

操作内容：

采购部根据审批通过的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，明确订单号、交货时间、批次号等信息，并要求供应商按订单履约。

供应商按订单交货时，仓库核对送货单与订单信息（物料名称、数量、批次），确认无误后办理入库手续，《入库单》。

质检部根据《采购合同》中的质量标准对到货物料进行检验（如外观检查、功能测试、第三方检测等），填写《到货验收单》，明确“合格”“不合格”或“让步接收”结论。

需求部门参与对物料使用功能的现场验收，确认是否符合业务需求。

若验收不合格，采购部需及时与供应商沟通，启动退换货流程或索赔事宜，并记录《不合格品处理报告》。

关键输出：《采购订单》、《入库单》、《到货验收单》、《不合格品处理报告》（若适用）

（五）成本核算与差异分析

操作主体：财务部、采购部、需求部门

操作内容：

财务部根据《入库单》《采购合同》《发票》等单据，核算采购实际成本（含物料价款、运输费、关税、检验费等），并与预算成本、历史采购成本进行对比。

采购部填写《采购成本差异分析表》，分析差异原因（如市场价格波动、供应商选择失误、需求变更等），明确责任部门（如需求部门临时增导致超量采购、供应商未履行价格承诺等）。

对于超预算或成本异常的采购项目，采购部需组织相关部门召开成本分析会，制定改进措施（如优化供应商结构、调整采购策略等），并提交《成本改进报告》至管理层。

关键输出：《采购成本核算表》、《采购成本差异分析表》、《成本改进报告》（若适用