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归档文件著录原则

;档案著录是指档案馆编制档案目录时，对档案内容特征和形式特征进行分析、选择和纪录的过程。它的实质在于准确描述档案材料的形式和内容特征，进行信息压缩，提供模拟性显示，以达到标识档案和提供档案利用的目的。档案著录是编制档案检索工具的首要步骤，决定着档案检索。;随着我馆近几年来归档文件数量的增加，为了提高档案检索的准确性，同时也为了健立健全我馆统一的档案检索体系，特对档案著录原则作一详解。;（一）件号：即此机构文件排列的顺序号，目前我馆是一事一件，即一件一号。

（二）文号：文件的发文字号。

年份统一用“［］”符号著录，如人事函［2012］10号；若无则仅录该文件的年度，如［2012］;（三）责任者：制发文件的组织或个人。

责任者也是文件的发文机关或署名者，又称文件作者。需填写全称或规范化简称；个人责任者就写全名，职务、职称等可不著录。;规范化简称：以中国共产党国家安全生产监督管理总局党组或中国共产党辽宁煤矿安全监察局等类似名义发文的文件，著录除中国共产党以外的全称（如：国家安全生产监督管理总局党组或辽宁煤矿安全监察局党组）。;以国家安全生产监督管理总局、国家煤矿安全监察局联合发文的文件，输入两局全称（注：中间无顿号）。

以两局内部司局联合发文的文件，录入“一级单位规范化简称+司局全称，如：安全监管总局办公厅。;局机关党委、纪委检查组、监察局录入：安全监管总局直属机关党委、安全监管总局纪委检查组、安全监管总局监察局；外部委文件以“中华人民共和国”打头的，输入简称，如“中华人民共和国外交部”，录入“外交部”；两个以上单位联合发文的文件，单位较多时，录入“第一个单位的名称+等N单位”；若仅一个单位，名称字数仍超出20个字符的，可根据具体情况简写著录。

机关服务中心合同、协议的责任者著录“安全监管总局机关服务中心等2单位”。;（四）题名：文件的标题。

文件上有题名的可照实著录；文件上没有题名或题名不规范的，可自拟题名。;会议记录应按会议届次、时间拟写题名，题???应包括会议名称、主要议题。简报类文件题名应包括期次、主题内容。有中央领导批示的文件，应在〝领导批示〞栏中注明。;奖惩文件中涉及到的人名尽量全部在题名中著录。任免、晋升职务工资、职称认定、人员表彰、公务员录用以及多项制度发布、多个机构设立或更名、多起事故同时批复的文件，应在文件标题后加“（）”补全题名中未包含的名称。如“关于对《安全生产咨询机构管理办法》等三个文件征求意见的函”，应将标题中未显示的其余两个文件也著录到题名中。如专业技术职务任职资格的人名全录，注册安全工程师需全录，公务员需全录，授予某某单位资质的不用录其余单位名称。;凡有照片、光盘、报纸的材料，题名项里应有所体现，或单独著录一条，或在题名后加：、“（附照片）”等字样。;（五）日期：形成时间。

以8位阿拉伯数字标注年月日，不足8位需考证补齐或以0补齐。

（六）年度：文件形成的年度。以4位阿拉伯数字标注年度，如2012。

（七）页数：与文件首页归档章上所标页数相同。;

（八）所在页号：是本份文件首页-末页所在页号。

（九）密级：涉密文件的等级。

（十）保管期限：归档文件的保管期限。

(十一)机构：各司局名称。

（十二）备注;(一)、内部情况通报：

1、文件编号：［年代］内部情况通报第ⅹⅹ期

2、正题名：牢固树立依法行政意识切实加强改进安全生产行政执法工作——骆琳在全国安全监管监察依法行政工作会议上的讲话;（二）、总局令：

1、文件编号：［年代］总局令第ⅹⅹ号

2、正题名：审议通过《非煤矿矿山企业安全生产许可证实施办法》

3、责任者：骆琳;（三）、公告：

1、文件编号：［年代］公告第ⅹⅹ号

2、正题名：关于2011年度注册安全工程师注册人员名单（第一批）的公告;（四）、局长业务办公会议纪要：

1、文件编号：［年代］局长业务办公会议纪要第ⅹⅹ号

2、正题名：ⅹⅹ同志在国家安全监管总局会上的讲话;（五）、局长办公会议纪要：

1、文件编号：［年代］局长办公会议纪要第ⅹⅹ号

2、正题名：认真学习贯彻国务院领导同志重要批示精神专题研究加强整合重组煤矿安全工作措施。;（六）、局长办公会会议记录：

1、文件编号：［年代］局长办公会会议记录第ⅹⅹ次；

2、正题名：听取16个国务院安委会安全生产督查组工作汇报。;;（一）正文后的附件，原则上不著录。如果附件标题与正文标题看不出必然联系，应在标题后括弧里著录附件题名。;;四、特殊情况但也须著录的情况;（二）盖有总局红色收文章的（表明此份文件总局收到的仅有复印件，没有原件）。

（三）内部明电（内部明电都是黑头，但盖有红章）。

（四）有备考说明的（标明此