团队沟通与会议记录标准化模板.docVIP

团队内部沟通与会议记录标准化指南

一、适用范围

本标准化模板适用于团队各类内部沟通场景，包括但不限于：日常例会（周会/月度复盘会）、项目推进会、跨部门协调会、专题讨论会（如需求评审、风险排查会）以及临时紧急沟通会。通过统一沟通与记录格式，保证信息传递高效、决策内容可追溯、待办任务清晰落地，减少信息偏差，提升团队协作效率。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：明确目标与信息同步

确定会议核心目的：主持人需提前明确会议需解决的问题（如“确定项目里程碑节点”“协调跨部门资源冲突”），避免无主题讨论。

发出会议通知：至少提前24小时通过团队沟通工具（如企业/钉钉群）发送通知，包含：

会议主题（例：“项目V2.0版本需求评审会”）；

时间、地点（线上会议需附）；

议程及预计时长（按议题分配时间，避免超时）；

会前准备材料（如需提前阅读的需求文档、数据报表等）。

确认参会人员：提前与关键决策人或议题相关人确认参会时间，保证核心角色到会；无法参会者需提前向主持人说明原因，并指定代理人。

（二）会中记录：聚焦关键信息与行动项

记录基础信息：由指定记录人填写模板中“会议基本信息”部分，包括会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人（含缺席人员及原因），保证信息完整。

按议程跟踪讨论内容：

对每个议题，记录“讨论摘要”时需提炼核心观点，避免逐字记录（例：“议题：用户登录流程优化；讨论摘要：建议增加短信验证码替代邮箱验证，提升老年用户操作便捷性；提出需验证短信接口稳定性，建议先做灰度测试”）；

关键分歧点需明确标注（例：“争议点：是否取消‘记住密码’功能，认为存在安全风险，认为影响用户体验，需进一步调研用户数据”）。

明确决议与待办任务：

决议事项需记录“结论”及“达成依据”（例：“决议：保留‘记住密码’功能，增加7天自动登录时效；依据：用户调研显示65%用户习惯该功能，且通过登录异常检测可降低风险”）；

待办任务需包含“任务描述”“负责人”“截止时间”“完成标准”四要素（例：“任务：完成短信验证码接口稳定性测试；负责人：*；截止时间：2024年X月X日；完成标准：提供测试报告，覆盖99%场景成功率≥95%”）。

实时同步确认：会议结束前，主持人需带领参会人快速过一遍记录内容，重点确认决议事项和待办任务，保证无遗漏或理解偏差。

（三）会后整理与分发：保证信息闭环

24小时内完成记录整理：记录人根据会议内容补充完善模板细节，保证语言简洁、逻辑清晰，避免口语化表述（如“大概”“可能”等模糊词汇需替换为具体数据或结论）。

分发与归档：整理完成后，通过团队协作平台（如飞书文档/腾讯文档）将记录同步至所有参会人及相关方，并任务负责人提醒确认待办；同时将记录归档至团队共享文件夹（按“年份-月份-会议类型”分类，例“2024-06-项目推进会”），方便后续查阅。

任务跟踪：记录人需在截止日前2天提醒负责人，并在下次会议中同步待办完成情况，形成“计划-执行-反馈”闭环。

三、会议记录模板表格

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：项目Q3目标拆解会

会议时间

年月日时分-时分

会议地点

例：3楼会议室A/线上会议（腾讯会议：*）

主持人

记录人

参会人员

缺席人员及原因

例：（因出差无法参会，已委托代理）

（二）会议议程与讨论记录

序号

议题名称

讨论摘要（核心观点、分歧点）

决议事项（结论、依据）

1

Q3核心目标拆解

提出“用户增长”目标需拆解为“新用户拉新”和“老用户复购”；建议优先聚焦高价值用户复购，ROI更高。

决议：Q3目标拆解为新用户拉新（占比40%）、老用户复购（占比60%）；依据：历史数据复购用户贡献70%营收。

2

跨部门资源协调

反馈市场部需优先支持“活动”推广资源；提出技术部人力紧张，需延后非核心需求开发。

决议：市场部优先保障“活动”资源，技术部暂缓“需求”开发，待Q4评估；依据：活动上线时间节点不可调整。

（三）待办任务清单

任务描述

负责人

截止时间

完成标准

当前状态

制定Q3新用户拉新详细方案

*

2024-06-15

包含渠道选择、预算分配、效果预估指标

未开始

评估老用户复购激励措施

*

2024-06-18

提供3套激励方案及成本测算

进行中

同步技术部“需求”延后决定

*

2024-06-10

获取技术部确认回复

已完成

（四）后续跟进事项

下次会议时间：2024年X月X日14:00（同步待办任务进展）

其他需持续关注事项：例“活动推广效果数据需每周同步至群内”

四、关键注意事项

记录原则：客观简洁，突出重点

避免记录个人情绪化表述（如“的方案完全不切实际”），改为“提出方案需评估预算可行性”；

决议和待办任务需用肯定句式，避免模糊表述（如“尽量完成”“尽快推进”），明确具体标准和时间节点。