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行政流程自动化操作指南

一、适用场景与价值说明

本指南适用于企业内部高频行政流程的自动化处理，涵盖员工请假、办公用品申领、会议室预定、文件用印申请等场景。通过自动化工具替代传统人工流转，可显著缩短审批周期（平均提升效率60%以上）、减少人为错误、实现流程全程留痕，同时让员工与审批人实时跟踪进度，提升跨部门协作体验。尤其适合规模50人以上的企业，或存在多分支机构、需统一管理行政流程的组织。

二、分步操作流程（以“员工请假流程”为例）

1.发起申请：登录系统并填写表单

入口：员工通过公司OA系统/行政管理系统，“流程中心”-“行政流程”-“请假申请”。

操作步骤：

（1）选择请假类型：年假/事假/病假/调休等（系统自动关联员工假期余额，如年假剩余天数实时显示）。

（2）填写基础信息：请假起止时间（精确到小时）、请假事由（不少于10字，避免“有事”等模糊表述）。

（3）附件（按需）：病假需医院病历/诊断证明（图片或PDF，大小不超过5MB）；年假需注明“已协调工作交接人”。

（4）选择审批链：系统根据请假类型自动匹配审批路径（如“请假3天以内：直属审批→部门负责人；3天以上：直属审批→部门负责人→行政部”），员工可手动添加抄送人（如项目组同事）。

关键点：带“*”为必填项，时间选择需避开周末（特殊加班除外），起止时间需逻辑一致（如开始时间早于结束时间）。

2.流程审批：审批人在线处理

通知方式：申请提交后，系统通过企业/钉钉消息、站内信自动通知审批人，提醒时限（如“需在24小时内审批”）。

审批操作：

（1）审批人登录系统，“待办事项”查看申请详情，包含申请人信息、请假天数、附件材料及历史审批记录。

（2）审批处理：

通过：“同意”，系统自动发送结果通知至申请人，同步更新员工考勤数据；

驳回：填写驳回理由（如“请假时间与项目冲突，建议调整”），申请人将收到驳回通知并修改后重新提交；

转办：如审批人出差，可“转交”至指定代审批人（需提前在系统中设置代审批权限）。

关键点：审批人需在规定时限内处理，超时未操作将自动提交至上一级审批（或系统默认通过，根据企业规则配置）。

3.进度跟踪：全流程可视化查询

申请人操作：在“我的申请”中查看流程当前节点（如“直属审批中”“行政部审批完成”）、审批人意见及处理时间，支持导出流程进度表（用于后续考勤核对）。

管理员操作：行政人员在“流程管理”后台可查看全公司请假情况，支持按部门/时间/请假类型筛选数据，月度考勤分析报表（如“各部门事假率TOP3”）。

4.归档与统计：数据自动留存

流程结束后，系统自动将申请表、审批记录、附件等材料归档至“员工档案-请假记录”模块，支持按员工姓名/工号/日期检索，无需人工整理文件夹。

月度末，系统自动汇总请假数据，同步至HR薪酬模块，作为核算全勤奖、加班费的依据，减少数据重复录入。

三、请假申请表模板（自动化系统表单字段示例）

序号

字段名称

字段类型

必填项

说明

1

申请人

单行文本

是

自动关联登录员工姓名，不可修改

2

所属部门

下拉选择

是

从组织架构库中调用，支持多级选择（如“研发部-前端组”）

3

请假类型

单选按钮

是

年假/事假/病假/调休/婚假/产假等，选择后自动显示对应需提交附件

4

请假起止时间

日期时间选择器

是

结束时间需晚于开始时间，自动计算请假总时长（精确到0.5天）

5

请假事由

多行文本

是

最少10字符，最多200字符，避免特殊符号

6

工作交接人

员工工号选择

是

需选择同部门同事，系统验证是否在职

7

附件材料

文件

否

支持jpg/png/pdf/doc/docx，单个文件≤5MB，总附件≤10MB

8

审批意见（审批人）

多行文本

否

仅审批人可填写，驳回时必填

四、操作要点与常见问题规避

1.信息准确性保障

填写请假时间时，需注意与公司考勤制度匹配（如事假需提前3天申请，紧急情况需在请假后2小时内补流程）。

部门/员工信息需与组织架构库一致，如遇人员调动，需提前在HR系统中更新，避免审批链错误。

2.附件规范管理

病假附件需包含医院盖章的诊断证明，截图需清晰显示患者姓名、诊断结果及日期；年假需在事由中注明“已协调工作交接人”，避免工作断层。

禁止与请假无关的文件（如生活照、非工作文档），系统将自动拦截并提示“附件类型不符”。

3.审批时限与沟通

审批人需在收到通知后2小时内处理（非工作时间顺延），若因故无法审批，需提前在系统中设置“自动转办”规则或联系行政部代操作。

申请人对审批结果有异议时，可通过系统“申诉”功能提交说明，行政部在1个工作日内介入协调。

4.系统权限与数据安全

员工仅可查看本人及本部门成员的请假记录（需经部门负责人授权），管理员权限需分级设置（如行政部可查看全公司数据，HR仅可查看考勤关