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办公设备采购审批表基础配置及需求分析指导书

一、适用范围与场景说明

本指导书适用于企业、事业单位及各类组织内部办公设备采购的规范化管理，涵盖计算机、打印机、投影仪、办公家具、通讯设备等常用办公资产的采购审批流程。具体场景包括：

新入职员工办公需求：因部门扩招或人员新增，需配置基础办公设备（如主机、显示器、键盘鼠标等）；

设备老化更换：现有设备使用年限超过5年或故障率过高，影响工作效率，需申请更新换代；

业务功能扩展：因新增项目、部门职能调整或技术升级，需采购专项设备（如绘图平板、高精度打印机、视频会议终端等）；

办公环境优化：因办公区域调整、搬迁或人数变化，需补充或调整办公家具（如办公椅、文件柜、会议桌等）。

二、办公设备采购审批全流程操作指南

（一）第一步：需求部门提出申请

责任人：部门员工或部门指定需求对接人

操作说明：

填写《办公设备采购审批表》（详见第三部分模板），准确录入以下信息：

基础信息：申请部门、申请人姓名、联系方式、申请日期；

设备需求：设备名称（需明确具体类型，如“台式计算机”而非“电脑”）、规格型号（参考行业标准或技术参数，如CPU型号、内存容量、存储类型等）、数量、预估单价及总价；

需求说明：详细描述设备用途（如“用于设计部图纸渲染”“财务部票据打印”）、现有设备情况（如“原设备2020年购入，频繁蓝屏，维修成本高”）、更换原因或新增必要性。

附必要支撑材料：如设备老化照片、项目立项批文（针对业务扩展类需求）、部门人员编制表（针对新增人员需求）等，保证需求真实可追溯。

输出物：《办公设备采购审批表》（含附件）

（二）第二步：部门负责人审核

责任人：申请部门负责人

操作说明：

核查需求的合理性：结合部门年度工作计划、人员编制及现有设备配置，判断申请是否符合部门实际工作需要，是否存在重复采购或过度配置情况；

审核预算匹配度：对照公司年度预算或部门预算额度，确认预估总价是否在可控范围内，超预算需说明资金来源；

签署审核意见：明确标注“同意”“不同意”或“同意，建议调整配置（如降低内存容量，满足基础办公即可）”，并签字确认日期。

输出物：负责人签字的审批表

（三）第三步：行政/采购部门复核

责任人：行政部门负责人或采购专员

操作说明：

技术参数合规性审核：根据公司《办公设备配置标准》（如台式机默认i5处理器、8G内存、512G固态硬盘，打印机默认黑白激光打印机等），核查申请型号是否符合基础配置要求，若提出高于标准的配置，需提供业务必要性说明（如设计部需i7处理器用于大型软件运行）；

需求优先级评估：结合设备紧急程度（如现有设备故障影响日常办公）及采购计划安排（如是否纳入季度集中采购），确认采购时间节点；

市场价格调研：对同类设备进行初步询价，预估单价是否合理，避免虚高报价。

输出物：复核意见及设备配置建议

（四）第四步：财务部门预算审核

责任人：财务部门负责人

操作说明：

预算额度核查：通过财务系统核对申请部门剩余可用预算，确认采购资金是否落实；

成本合理性分析：结合市场价格调研结果，评估预估总价的准确性，对异常高报价提出调整建议；

签署预算审核意见：标注“预算充足，同意采购”“预算不足，建议调整采购数量或配置”或“需追加预算，按流程报批”。

输出物：财务预算审核意见

（五）第五步：分管领导审批

责任人：申请部门分管副总经理/副主任

操作说明：

综合评估：结合部门业务重要性、公司战略目标及预算执行情况，判断采购事项的必要性及优先级；

签批意见：明确“同意采购”或“暂缓采购”，并说明理由（如“建议待下季度预算批复后执行”）。

输出物：分管领导签批意见

（六）第六步：总经理/单位负责人最终审批

责任人：公司总经理/单位最高负责人

操作说明：

审批要点：针对金额较大（如超过5000元/台或总金额超2万元）或重要性较高的设备采购（如服务器、大型投影仪等），最终确认采购决策；

签署意见：标注“同意”并签字确认，审批完成后流程闭环，进入采购执行环节。

输出物：最终审批意见

（七）第七步：采购执行与备案

责任人：行政部门/采购部门

操作说明：

采购实施：根据审批通过的配置及预算，通过公司招标、比价或电商平台采购等合规方式完成设备采购；

入库登记：设备到货后，由行政部门与申请人共同验收，核对设备型号、数量、功能是否与审批一致，填写《设备入库登记表》；

资产备案：将设备信息录入公司固定资产管理系统，粘贴资产标签，明确使用人及保管责任。

输出物：采购合同、验收单、资产台账

三、办公设备采购审批表模板及填写说明

办公设备采购审批表

基础信息

内容

申请部门

申请人

*

联系方式

（填写办公电话或内部短号）

申请日期

年月日

设备需求明细

设备名称

（例：台式计算机/激光打印机/办公椅）

规格型号

（例：Inteli5-1240