行政公文写作与审批一体化工具.docVIP

行政公文写作与审批一体化工具使用指南

一、适用工作场景

本工具适用于企事业单位、机关团体日常行政工作中各类公文的规范化起草、多级审批与归档管理，具体包括但不限于以下场景：

日常事务请示：如办公设备采购申请、会议室使用申请、员工出差审批等；

工作汇报与通报：如月度/季度工作总结、专项工作进展通报、重要会议纪要等；

制度与通知发布：如内部管理制度修订、节假日放假通知、活动组织安排等；

跨部门协作函件：如项目协作需求、资源调配申请、业务对接确认等；

对外正式公文：如合作邀请函、复函、情况说明等需对外发出的正式文件。

二、操作流程详解

（一）公文起草：规范内容与格式

选择公文类型：根据工作需求选择对应模板（如“请示”“报告”“通知”“函”等），系统已内置各类型公文的标准格式框架。

填写基础信息：

文号：按“部门简称-年份-序号”规则填写（如“办-2024-001”）；

简洁明确，概括核心内容（如“关于采购办公电脑的请示”）；

起草部门/人：填写所属部门及起草人姓名（用“”代替，如“行政部-张”）；

日期：填写公文起草当天的日期（格式：YYYY-MM-DD）。

撰写内容：

事由：简要说明公文背景与目的；

具体事项：清晰描述事项详情、需求依据、实施方案等（如涉及数据或附件，需注明“详见附件1”）；

结尾：根据类型规范表述（如请示用“妥否，请批示”，通知用“特此通知”）。

添加附件：如有支撑材料（如报价单、会议议程、统计数据等），需电子版并命名规范（如“附件1：办公电脑报价清单.xlsx”）。

（二）提交审批：启动流转流程

选择审批路径：根据公文性质与重要性，预设审批层级（如“部门负责人→分管领导→总经理”或“部门负责人→协作部门负责人”），可手动调整审批人顺序。

填写提交说明：简要说明审批重点（如“请重点审核预算合理性”），方便审批人快速定位关键信息。

确认提交：检查信息无误后“提交”，系统自动审批任务并通知第一审批人。

（三）流程跟踪：实时掌握进度

查看审批状态：在“我的审批”或“公文流转”界面，可实时查看公文当前状态（如“审批中”“已退回”“已办结”）。

处理审批意见：

若审批人通过，系统自动流转至下一层级；

若审批人退回，需根据修改意见调整内容后重新提交（系统保留修改记录）；

若审批人超时未处理（默认3个工作日），系统自动提醒催办。

补充材料：审批过程中若需补充信息，可通过“补充附件”功能，并通知审批人查阅。

（四）归档保存：保证可追溯性

公文办结后：系统自动将公文归至对应部门文件夹，按“年份-类型-文号”规则命名（如“2024-请示-办-2024-001”）。

查阅与导出：支持按文号、标题、审批日期等条件检索，可导出PDF格式存档（导出时自动添加“电子签章”标识）。

权限管理：仅起草部门负责人、归档管理员及有权限的审批人可查阅涉密公文，普通员工仅可查阅本部门已办结公文。

三、公文审批通用模板

表：行政公文审批表

字段

填写说明

示例

文号

按部门简称-年份-序号规则填写，由系统自动或手动录入

办-2024-001

公文标题

简洁概括核心内容，不超过30字

关于采购办公电脑的请示

密级

普通/秘密/机密（默认“普通”，涉密文件需标注）

普通

起草部门

填写所属部门全称

行政部

起草人

填写姓名（用“*”代替）

张*

联系方式

填写办公电话（用于审批人沟通）

010-5678

日期

起草当天日期（YYYY-MM-DD）

2024-03-01

事由

简述背景与目的（50字以内）

因现有电脑老化，影响办公效率，申请采购新设备

内容

分条列项说明事项详情，需包含需求依据、数量、预算等（可另附页）

1.需采购台式机5台，配置：i5处理器/16G内存/512G固态硬盘；2.预算合计25000元（详见附件1）

附件清单

列出所有附件名称及格式

附件1：办公电脑配置及报价清单.xlsx

部门负责人意见

部门内部审批，需签字（电子签章）并注明日期

同意，请分管领导审批。李*2024-03-02

分管领导意见

跨部门或重要事项审批，需签字（电子签章）并注明日期

预算合理，同意采购。王*2024-03-03

总经理意见

涉及重大事项或资金支出时审批，需签字（电子签章）并注明日期

同意，按流程采购。赵*2024-03-04

备注

其他需说明事项（如紧急程度、抄送部门等）

紧急：需3个工作日内完成审批

四、使用要点提示

格式规范：

标题用二号小标宋简体，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312，用三号仿宋GB2312，行距28磅；

数字、日期统一用阿拉伯数字（如“2024年3月1日”），避免使用“今年”“上月”等模糊表述。

审批时限：

常规公文审批不超过5个工作日，紧急公文需标注“特急”并启动加急流程（审批人需在24小时内反馈）；