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固定资产管理流程及模板工具
引言
固定资产是企业开展生产经营活动的重要物质基础，规范固定资产管理有助于提高资产使用效率、防范资产流失、优化资源配置。本文结合固定资产全生命周期管理需求，梳理标准化操作流程，并提供实用工具模板，助力企业实现固定资产从“入库”到“处置”的闭环管理。
一、适用业务场景
本工具模板适用于各类企业及事业单位的固定资产管理场景，具体包括：
新筹建单位资产入账：公司成立、新部门设立时，大批量采购办公设备、生产设备等固定资产的登记与入账管理。
日常资产领用与分配：因新增员工、业务拓展或设备更新，需要从库存资产中领用设备或新购资产直接分配至部门使用。
资产内部转移：员工岗位变动、部门职能调整或资产优化调配时，固定资产在不同部门、不同责任人之间的转移管理。
定期资产盘点：年度、半年度或季度固定资产全面/局部盘点，保证账实相符，及时发觉盘盈、盘亏问题。
资产报废与处置：固定资产达到使用年限、技术淘汰或损坏无法修复时，进行报废鉴定、处置及账务核销。
二、标准化操作流程
（一）资产入库登记
操作目标：新购或捐赠资产完成验收后，准确录入信息并纳入固定资产管理体系。
责任部门/人：采购部、行政部（或资产管理岗）、财务部
操作步骤：
采购验收：资产到货后，由采购部组织行政部、使用部门共同验收，核对资产名称、型号、数量、规格是否与采购一致，检查外观及功能是否完好，填写《资产验收单》（见模板3），验收人签字确认。
信息录入：行政部（或资产管理岗）根据验收单，在《固定资产台账》（见模板1）中登记资产信息，包括资产编号、名称、型号规格、购置日期、原值、供应商、使用部门、存放地点、责任人等，并唯一资产编码（编码规则：年份-部门代码-资产类别-序号，如“2024-CW-001-001”代表2024年财务部第1批第1号资产）。
贴标签：资产验收合格后，粘贴固定资产标签（标签包含资产编号、名称、购置日期），标签位置应明显且不易磨损，便于盘点识别。
财务入账：行政部将《资产验收单》《固定资产台账》复印件交财务部，财务部根据原始凭证及台账信息进行账务处理，建立固定资产卡片。
（二）资产领用与分配
操作目标：规范资产领用流程，明确资产使用责任，避免资产闲置或流失。
责任部门/人：使用部门、行政部（或资产管理岗）、财务部
操作步骤：
提交领用申请：使用部门因工作需要领用资产时，填写《资产领用申请表》（见模板2），注明领用部门、申请人、资产名称/型号、数量、用途、预计使用期限，部门负责人签字确认。
审批：根据资产价值及权限分级审批（如：价值5000元以下由行政部负责人审批；5000元以上由分管副总审批）。
发放与登记：审批通过后，行政部根据申请表发放资产，领用人签字确认，同时在《固定资产台账》中更新“使用部门”“责任人”“领用日期”等信息，并将领用表复印件交财务部备案。
直接分配：新购资产直接分配至使用部门时，无需单独提交领用申请，但需在入库环节完成使用部门、责任人的信息登记。
（三）资产日常维护与转移
操作目标：保障资产正常运行，及时更新资产状态信息，保证账实一致。
责任部门/人：使用部门、行政部（或资产管理岗）
操作步骤：
日常维护：使用部门负责资产的日常清洁、简单维护，发觉故障及时报修；行政部建立《资产维护记录表》，记录维修时间、维修内容、维修费用、维修方等信息。
内部转移申请：因员工调动、部门调整等原因需转移资产时，转出部门填写《资产转移单》（见模板4），注明转出/转入部门、资产编号、名称、转移原因、转移日期，转出部门负责人签字。
审批与更新：转移单经转入部门负责人确认、行政部审批后，行政部更新《固定资产台账》中的“使用部门”“责任人”“存放地点”等信息，并通知财务部同步更新固定资产卡片。
（四）定期资产盘点
操作目标：核对资产账面数量与实际数量，及时发觉并处理盘盈、盘亏问题。
责任部门/人：行政部、财务部、各使用部门
操作步骤：
制定盘点计划：行政部提前10个工作日制定盘点计划，明确盘点范围（全面/局部）、时间、分组（每组至少2人，1人负责记录、1人负责盘点）、分工及要求。
现场盘点：盘点人员对照《固定资产台账》，逐一对资产进行清点，核对资产编号、名称、型号、存放地点、使用状态等信息，填写《固定资产盘点表》（见模板5），盘点人签字确认。
差异处理：盘点结束后，行政部汇总盘点结果，编制《盘点差异报告》，对盘盈（账无实有）、盘亏（账有实无）资产说明原因，如因管理不善导致，需追究责任人；因正常损耗导致，需提交报废申请。
账务调整：盘点差异报告经管理层审批后，行政部更新《固定资产台账》，财务部根据审批结果进行账务处理，保证账实一致。
（五）资产报废与处置
操作目标：规范报废资产处置流程，回收残值，核销账务。
责任部门/人：使用部门、行政部、财务部、管
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