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设备采购及验收标准流程手册

一、手册说明

本手册旨在规范企业设备采购及验收全流程，保证采购过程合规、高效，设备质量符合使用要求，降低运营风险。适用于企业各部门（生产、研发、行政等）的设备采购需求发起、供应商管理、合同执行、设备验收等环节，涉及需求部门、采购部门、技术部门、仓储部门及相关管理人员。

二、设备采购标准流程

（一）需求提出与初步审核

需求发起

需求部门根据业务发展、设备更新或新增需求，填写《设备采购需求申请表》（详见模板1），明确设备名称、型号规格、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途、到货时间等关键信息，并附设备技术说明（如适用）。

需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

采购初审

采购部门收到申请后，重点审核：

需求描述是否清晰、技术参数是否明确；

预算金额是否符合企业预算管理规定；

是否存在替代设备（如二手设备、租赁方案）以降低成本。

初审通过后，进入采购计划编制环节；若不通过，退回需求部门补充或修改。

（二）采购计划编制与审批

计划汇总

采购部门汇总各部门通过初审的采购需求，按设备类别、优先级、到货时间等维度编制《月度/季度设备采购计划》，明确采购批次、预算总额、资金来源等。

计划审批

采购计划提交至财务部门审核预算，再报请企业分管领导（如*总）或总经理办公会审批。

审批通过后，采购部门启动供应商寻源流程；未通过则调整计划后重新报批。

（三）供应商选择与管理

供应商寻源

采购部门通过企业合格供应商名录、公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式筛选供应商，优先选择具备相关资质、良好业绩、完善售后服务的供应商。

对于首次合作的供应商，需进行资质预审（营业执照、生产/经营许可证、相关行业认证等），并填写《供应商资质预审表》（详见模板2）。

供应商评估与确定

组织技术部门、需求部门对供应商的报价、设备质量、交货期、付款条件、售后服务等进行综合评估，形成《供应商评估报告》。

根据评估结果确定候选供应商，必要时进行实地考察或样品测试。

（四）采购合同签订

合同拟定

采购部门与选定的供应商洽谈合同条款，包括：设备名称、型号规格、数量、单价、总价、质量标准、交货时间与地点、验收方式、付款进度、违约责任、售后服务承诺等。

技术部门负责审核合同中的技术参数是否符合采购需求，法务部门（或指定人员）审核合同的法律合规性。

合同审批与签署

合同经采购部门负责人、技术部门负责人、财务负责人、分管领导（如总）审批后，由授权代表（如经理）与供应商签署，双方各执一份原件。

（五）订单执行与跟踪

订单下达

采购部门根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》（详见模板3），明确交货时间、到货地点、联系人等信息，并抄送需求部门、仓储部门。

进度跟踪

采购专员定期与供应商沟通，跟踪生产/备货进度，保证按期交货；若可能延期，及时协调供应商调整交期，并通知需求部门。

（六）到货准备与协调

到货通知

供应商发货前通知采购部门，采购部门提前1-3个工作日通知需求部门、仓储部门准备接收（如卸货场地、人员、工具等）。

异常处理

若到货时间、地点等信息变更，供应商需提前书面通知，采购部门及时协调相关部门调整，避免影响后续流程。

三、设备验收标准流程

（一）到货初检

核对信息

设备抵达后，由仓储部门、采购部门、需求部门共同到场，核对送货单与《采购订单》是否一致，包括设备名称、型号规格、数量、外包装是否完好等。

外观检查

检查设备外包装是否有破损、变形、浸湿等情况；若外观异常，立即拍照留存，并联系供应商处理，必要时拒收。

签收入库

初检合格后，仓储部门办理入库手续，填写《设备到货签收单》（详见模板4），采购部门、需求部门、供应商签字确认，原件由仓储部门留存，复印件分发相关部门。

（二）安装与调试准备

方案确认

对于需要现场安装的设备，供应商提供《设备安装调试方案》，需求部门、技术部门审核方案可行性，明确安装时间、人员分工、安全注意事项等。

资源协调

需求部门负责提供安装所需的场地、水电、辅助材料等；技术部门安排配合人员，采购部门协调供应商安装工程师到场。

（三）安装调试与功能测试

安装过程监督

供应商安装工程师按照方案进行设备安装，需求部门、技术部门派员全程监督，保证安装符合规范，安装过程记录（如照片、视频）由需求部门留存。

调试与测试

安装完成后，供应商进行设备调试，需求部门、技术部门根据《设备技术参数要求》（详见模板5）进行功能测试，包括：

基本功能：设备能否正常运行，各操作按钮、指示灯是否正常；

功能参数：运行速度、精度、能耗等是否达到合同约定标准；

安全功能：防护装置、急停功能等是否符合安全规范。

测试过程中发觉问题，详细记录并要求供应商现场整改，直至测试合格。

（四）验收报告出具

验收结果判定

需求部门、技术部门、采购部门根据