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企业采购流程标准化模板合规性保障工具指南

一、适用场景与价值定位

本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的采购部门、财务部门及内审部门，旨在通过标准化模板规范采购全流程，保证采购行为符合《_________采购法》《_________招标投标法》及企业内部管理制度要求。具体应用场景包括：新员工采购流程培训、现有采购制度优化落地、年度采购合规性审计、跨部门采购协作标准统一等。通过模板化操作，可显著降低采购合规风险，提升采购效率，明确各环节责任边界，保障企业资产安全与采购活动透明性。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求发起与初审

需求提报：需求部门填写《采购需求申请表》（模板见第三节），明确采购品名、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途说明及技术参数（如需），附相关技术规格书或市场调研报告。

部门初审：需求部门负责人*对需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，重点核对“是否属于重复采购”“是否可内部调剂”“是否超年度预算”等关键点，签署意见后提交采购部。

（二）采购方式确定与审批

方式匹配：采购部根据采购金额、项目性质及企业制度确定采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等）。

公开招标：适用于预算金额达到企业招标标准（如50万元以上）且通用性强的物资/服务；

询价采购：适用于标准规格、市场价格透明的物资（如办公用品、耗材），需邀请不少于3家合格供应商报价；

单一来源采购：仅适用于只能从唯一供应商处采购的情形（如专利产品），需附《单一来源采购审批说明》。

分级审批：采购部填写《采购方式审批表》，按金额分级报批：

10万元以下：采购部经理*审批；

10万-50万元：分管采购副总*审批；

50万元以上：总经理办公会*审批。

（三）供应商选择与管理

供应商准入：采购部通过企业合格供应商库筛选候选供应商，或对新供应商进行资质审核（营业执照、相关行业资质、财务状况、履约能力等），填写《供应商资质评估表》。

过程留痕：

招标/询价项目：保存招标文件、投标文件、报价记录、评标报告等；

谈判项目：记录谈判时间、参与人员、谈判要点及最终定价依据。

结果公示：达到招标标准的项目，在企业内部平台公示中标结果（含供应商名称、报价、主要参数），公示期不少于3个工作日。

（四）合同签订与履约跟踪

合同拟定：采购部根据采购结果拟定采购合同，明确标的物信息、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，法务部*对合同合规性进行审核。

用印审批：合同经双方法定代表人或授权代表签字后，按企业《合同管理办法》履行用印审批流程，严禁“先履约后补合同”。

履约跟踪：采购部建立《合同履约跟踪表》，记录供应商交付进度、质量反馈及异常情况，保证按合同约定履行义务。

（五）验收与付款结算

多方验收：需求部门、采购部、质检部门（如需）共同参与验收，对照合同及技术参数核对数量、质量、规格等，填写《采购验收单》，三方签字确认。

付款审核：财务部核对《采购验收单》、合同、发票（增值税专用发票需验证真伪）及付款申请单，确认无误后按合同约定方式付款。

资料归档：采购部将采购全流程资料（需求申请、审批文件、供应商资料、合同、验收单、付款凭证等）整理存档，保存期限不少于5年。

三、核心工具模板示例

表1：采购需求申请表

申请部门

申请人*

联系方式

申请日期

采购品名

规格型号

需求数量

预估单价（元）

预算总额（元）

预算科目

用途说明

技术参数/要求

（可附页）

附件清单

□技术规格书□市场调研报告□其他：______

需求部门审核意见

负责人*签字：

日期：

采购部审核意见

经理*签字：

日期：

分管领导审批

签字：

日期：

表2：供应商资质评估表

供应商名称

统一社会信用代码

联系人*

联系方式

主营业务

资质文件清单

□营业执照□行业许可证□ISO认证□其他：______

供货能力

产能说明：

历史合作记录：

质量保证

质保期：

售后服务承诺：

评估结论

□合格□不合格□待补充资料

评估人*签字：

日期：

采购部审核意见

经理*签字：

日期：

表3：采购验收单

采购单号

合同编号

供应商名称

验收日期

验收项目

规格型号

应收数量

实收数量

验收标准

（依据合同条款）

验收结果

□合格□不合格（不合格说明：______）

参与验收人员

需求部门：*

采购部：*

质检部：*

备注

四、合规保障关键要点

预算刚性约束：所有采购需求必须纳入年度预算，超预算采购需履行预算调整审批流程，严禁无预算、超预算采购。

供应商资质审核：优先选择“合格供应商库”内供应商，新供应商需通过实地考察或信用核查，避免“关系户”或资质不全供应商参与。

流程不可逆性：采购流程各环节需按顺序执行，严禁“先采购后审批”“先付款后验收”，确因特殊情况需调