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采购物资质量检验与验收指南

一、适用场景与背景

本指南适用于各类企业、事业单位及组织在采购生产原材料、设备、办公用品、服务等物资后，为保证物资质量符合采购约定、满足使用需求而开展的质量检验与验收工作。无论是常规批量采购还是紧急零星采购，均需通过标准化流程对物资的规格、功能、数量、包装及文件资料等进行全面核查，避免不合格物资流入使用环节，降低运营风险，保障采购效益。

二、标准化操作流程

（一）前期准备阶段

资料收集与核对

采购部门需向质检部门、使用部门提供完整的采购资料，包括但不限于：采购合同及技术附件、物资规格说明书、质量标准文件（如国标、行标、企标）、供应商资质证明（如ISO认证证书、第三方检测报告）等。

质检部门对照采购订单，明确物资的检验项目、检验方法、抽样规则（如GB/T2828.1标准）、合格判定标准及允收/拒收限值（如A类、B类、C类缺陷分类）。

人员与工具准备

组建检验小组，至少包括采购代表、质检专员、使用部门需求代表*（如生产主管、仓库管理员），明确各方职责。

准备检验工具：根据物资类型配备相应仪器设备（如游标卡尺、万用表、拉力试验机、光谱分析仪等），并保证工具在校准有效期内；同时准备记录表、拍照设备、防护用品（如安全帽、手套）等。

场地与时间安排

提前协调检验场地（如仓库待检区、实验室），保证场地清洁、安全，避免环境因素影响检验结果（如湿度对电子元器件的影响）。

与供应商确认到货时间，提前通知检验小组及相关部门，保证各方人员按时到场。

（二）到货核对阶段

外观与包装检查

物资送达后，首先检查外包装是否完好，有无破损、变形、受潮、污染等情况，核对包装上的标识（如物资名称、规格型号、批次号、生产日期、供应商名称、防伪标识等）是否与采购订单一致。

如包装异常，需当场拍照留存记录，并联系供应商确认是否影响物资质量，必要时拒收整批物资。

数量与型号核对

按采购订单清点物资数量，核对是否与订单数量一致（如多收、少收、错发），对大宗物资可采用抽样点数方式，抽样比例需符合约定标准。

核对物资规格型号、配件清单（如设备的附件、工具、说明书）是否与合同要求一致，避免型号不符导致无法使用。

文件资料核查

检查供应商随货提供的质量证明文件，包括产品合格证、出厂检验报告、第三方检测报告（如特种设备需提供安全检验合格证）、进口物资需提供报关单及商检证明等，保证文件齐全、有效。

（三）质量检验阶段

根据物资特性及质量标准，选择合适的检验方式，主要包括以下类型：

外观检验

对物资的表面质量进行检查：如设备表面是否划伤、锈蚀，零部件是否齐全；原材料是否有裂纹、杂质、色差等；办公用品是否印刷清晰、无残次。

采用目视检查或借助放大镜等工具，记录外观缺陷位置、程度，对照标准判定是否为致命缺陷、严重缺陷或轻微缺陷。

尺寸与功能检验

尺寸检验：使用专业工具测量关键尺寸（如零件的长宽高、直径、公差等），是否符合图纸或技术规格要求。

功能检验：针对功能性物资进行测试，如电子设备通电检测电压、电流、功率参数；机械设备运行测试噪音、振动、负载能力；原材料进行拉伸、硬度、化学成分分析等。

抽样检验

对批量物资，按抽样标准（如GB/T2828.1-2012）随机抽取样本，样本量根据物资等级（A类关键物资、B类重要物资、C类一般物资）及批量大小确定。

样本检验合格后，对剩余物资进行外观及数量抽检；若样本不合格，需扩大抽样数量或全检，判定整批物资是否合格。

文件一致性检验

核对检验结果与供应商提供的技术文件是否一致，如检测报告中的功能参数是否与物资实际表现相符，批次号是否可追溯。

（四）验收判定阶段

结果汇总与判定

检验小组汇总各项检验结果，对照采购合同及质量标准进行综合判定：

合格：所有检验项目均符合标准，无致命缺陷、严重缺陷，轻微缺陷不影响使用，判定为“合格”，可办理入库手续。

不合格：存在致命缺陷、严重缺陷，或轻微缺陷超过允收限值，判定为“不合格”，需填写《不合格物资处理单》，启动退货或换货流程。

让步接收：对不影响使用功能的轻微缺陷，经使用部门申请、采购负责人*批准后，可判定为“让步接收”，但需记录缺陷并要求供应商提供整改承诺。

争议处理

若对检验结果存在争议，可由双方（采购方与供应商）共同委托第三方权威检测机构进行复检，复检结果为最终判定依据；复检费用由责任方承担。

（五）记录与归档阶段

填写验收记录

检验小组需及时填写《采购物资检验验收记录表》，详细记录检验日期、物资信息、检验项目、检验结果、判定结论、参与人员签字等信息，保证数据真实、可追溯。

对不合格物资，需拍照、录像留存证据，并同步记录《不合格物资处理单》，明确处理方式（退货、换货、返修）及完成时限。

资料归档

将采购合同、检验标准、检验记录、合格证明文件、不合格处理单等资料整理归档，保存期限不少