调档函范文及注意事项.docxVIP

调档函范文及注意事项

档案，作为记录个人政治思想、学习工作经历、奖惩等情况的重要载体，其规范流转对于个人职业发展、社会关系确立等方面均具有不可或替代的作用。调档函，便是实现这一规范流转的关键文书。本文将提供几类常见的调档函范文，并详述其撰写与使用过程中的注意事项，以期为相关人士提供实用参考。

一、调档函范文示例

（一）单位间商调函（适用于正式组织关系调动）

[发函单位全称]文件

[发函单位文号]签发人：[签发领导姓名]

关于商调[姓名]同志档案材料的函

[档案所在单位/部门全称]：

因工作需要/人事调整/员工录用（请根据实际情况选择并简述理由，如：我单位拟录用[姓名]同志为[具体职务/岗位]工作人员），现需调取该同志的档案材料。

请贵单位协助将[姓名]同志（[性别]，[身份证号码，可选，视情况提供或仅提供出生日期]，原在贵单位[原职务/身份，如：XX部门XX岗位员工/XX届XX专业毕业生等]）的全部档案材料（包括但不限于学籍档案、人事档案、党团材料、奖惩材料等）按规定途径转递至我单位。

我单位档案接收信息如下：

单位名称：[你单位全称]

接收部门：[你单位负责档案管理的部门，如：人力资源部]

通讯地址：[你单位详细通讯地址]

邮政编码：[邮编]

联系电话：[你单位联系电话]

联系人：[经办人姓名，可选]

感谢贵单位的大力支持与协助。

顺致崇高敬意！

[发函单位全称]（加盖公章）

[年]年[月]月[日]

（二）个人申请调档函（适用于个人因特定事由申请调档）

调档申请书（函）

[档案保管单位/部门全称]：

本人[姓名]，[性别]，[出生日期]，身份证号码：[身份证号码]。本人档案原由贵单位（部门）保管。

现因[请清晰、具体说明调档原因，如：本人已被[新单位全称]录用，需将档案转递至新单位；或：本人因办理XX手续（如政审、职称评定等）需调取档案至XX机构；或：档案需转回户籍所在地人才服务中心等]。

根据[相关规定/新接收单位要求/办理XX手续要求]，特向贵单位申请调取本人档案。

档案拟接收单位/机构信息如下：

单位/机构名称：[接收档案的单位或机构全称]

接收部门：[接收档案的具体部门]

通讯地址：[接收档案的详细通讯地址]

邮政编码：[邮编]

联系电话：[接收方联系电话]

本人承诺，此次调档行为系个人真实意愿，所提供信息真实有效，并承担由此产生的一切责任。如因调档事宜需本人提供其他证明材料，请随时告知。

恳请贵单位予以批准并协助办理为盼。

此致

敬礼！

申请人（签名）：[你的手写签名]

联系电话：[你的联系电话]

[年]年[月]月[日]

（注：此类个人申请调档函，通常还需附上本人身份证复印件、相关证明材料（如录用通知、调档通知、户籍证明等），并根据档案保管单位要求，可能需本人亲自办理或委托他人办理并出具委托书及双方身份证件。）

二、调档函撰写及使用注意事项

调档函的规范性直接关系到档案能否顺利、准确流转，因此在撰写和使用过程中，需特别注意以下事项：

1.接收单位准确无误：务必确认档案接收单位的全称、具体部门、通讯地址、联系电话等信息的准确性。任何一处错误都可能导致档案无法送达或延误。

2.调档事由清晰明确：调档原因应简明扼要、实事求是地写清楚，以便档案保管单位理解并顺利办理。

3.个人信息准确完整：涉及被调档人（如姓名、身份证号、出生日期等）的信息必须准确无误，避免因信息不符导致无法调档。

4.材料齐全，手续合规：根据调档性质（单位商调或个人申请），准备好相应的证明材料。例如，单位商调可能需要提供录用批件、介绍信等；个人申请则通常需要身份证、相关事由的证明文件等。部分单位可能对调档函的格式有特定要求，需提前确认。

5.格式规范，公章有效：单位出具的调档函，必须使用单位正式函头纸（如有），内容清晰，并加盖单位公章（行政章或人事专用章，需确认接收方要求），否则可能无效。个人申请调档函通常需亲笔签名。

6.档案材料范围明确：如果对所需档案材料的范围有特定要求，应在调档函中注明，如“全部档案材料”、“学籍档案材料”、“近期XX材料”等。

7.转递方式合规：档案属于机密材料，一般不允许个人自带（部分特殊情况除外，需严格遵循档案保管单位规定）。通常通过机要交通或派专人提取（仅限单位间）。调档函中可注明希望的转递方式，或遵循档案保管单位的规定流程。

8.注意有效期：部分调档函会注明有效期，需在有效期内办理。如无明确标注，也应尽快办理，以免延误。

9.留存副本或复印件：调档函发出前，建议留存副本或复印件，以备后续查询。个人申请调档，所有提交材料也建议复印留存。

10.及时沟通，跟踪进度：提交调档函后，可适时与档案保管单位和接收单位沟通，了解档案流转进度，确保档案安全、及时送达。

11.保密原则：档案内容涉