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采购需求及合同管理规范工具

适用工作情境

本工具适用于企业各类采购活动的全流程管理，涵盖日常办公耗材采购、生产设备采购、服务类项目采购（如咨询、运维）等场景。无论是常规计划性采购，还是临时紧急采购，均可通过本工具规范需求提报、审批、供应商选择、合同签订及执行监控环节，保证采购合规、成本可控、风险可控。特别适用于需要多部门协同（如需求部门、采购部、财务部、法务部）的采购项目，以及涉及金额较大、采购周期较长的重要采购事项。

规范操作流程

第一步：采购需求提出与初审

操作目的：明确采购需求的真实性、必要性和合理性，避免盲目采购。

操作内容：

需求部门填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间、技术参数等核心信息，并附相关依据（如项目立项批文、旧设备报废证明等）。

需求部门负责人对需求的必要性进行初审，重点核对需求与部门职能、年度工作计划的匹配度，以及预算是否在部门额度内。

初审通过后，需求部门将《采购需求申请表》提交至采购部。

责任主体：需求部门经办人、需求部门负责人。

输出成果：《采购需求申请表》（初审版）。

第二步：需求审批与立项

操作目的：保证采购需求符合企业整体战略和预算管理要求，履行必要的审批程序。

操作内容：

采购部对需求申请进行复核，重点审查需求描述是否清晰、预算是否合理、技术参数是否明确，必要时组织需求部门补充说明。

根据采购金额和类型，按审批权限逐级报批：

日常小额采购（如金额≤5000元）：由采购部经理*审批；

中等金额采购（如5000元＜金额≤50000元）：由采购部经理、财务部经理联合审批；

大额采购（如金额＞50000元）：需提交分管副总、总经理审批，必要时经总经理办公会审议。

审批通过后，采购部建立采购项目台账，记录项目编号、需求部门、采购内容、预算、审批时间等信息，正式启动采购流程。

责任主体：采购部经办人、采购部经理、财务部经理、分管副总、总经理*。

输出成果：《采购需求申请表》（审批通过版）、采购项目台账。

第三步：供应商寻源与评估

操作目的：通过规范化的供应商选择流程，保证供应商具备履约能力，采购性价比最优。

操作内容：

寻源方式：根据采购金额和性质，选择合适的寻源方式：

公开招标：适用于金额较大、标准化的采购项目（如大型设备采购），通过企业官网、采购平台等发布招标公告；

询价采购：适用于金额中等、技术参数明确的采购项目（如办公设备），向3家及以上合格供应商发出询价单；

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品），需提供唯一性说明并履行特殊审批。

供应商资格审查：要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、近三年类似项目业绩、财务状况证明等材料，采购部联合法务部审核供应商的合法性和履约能力。

供应商评估：成立评估小组（由采购部、需求部门、技术专家*组成），从价格、质量、服务、信誉、交付能力等维度对供应商进行评分（可采用百分制），形成《供应商综合评估表》，选择综合评分最高的供应商作为候选对象。

责任主体：采购部经办人、需求部门代表、技术专家、法务部代表。

输出成果：《供应商资格审查表》、《供应商综合评估表》、候选供应商名单。

第四步：合同拟定与评审

操作目的：保证合同条款严谨、权责清晰，防范法律风险和履约风险。

操作内容：

采购部根据候选供应商的报价和谈判结果，拟定采购合同文本，合同内容应包括：双方基本信息、采购物品/服务详情（名称、规格、数量、单价、总价）、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等核心条款。

合稿提交至法务部进行法律评审，重点审查合同主体合法性、条款合规性、违约责任的明确性、知识产权归属等，法务部出具《合同法律评审意见表》。

采购部、财务部、需求部门联合对合同商务条款进行评审：

财务部审核付款方式、金额与预算的一致性，以及发票类型（如增值税专用发票）要求；

需求部门审核技术参数、交付标准与需求的匹配度。

根据评审意见修改合同文本，直至所有部门评审通过。

责任主体：采购部经办人、法务部代表、财务部代表、需求部门代表。

输出成果：《采购合同》（评审通过版）、《合同法律评审意见表》、《合同商务评审表》。

第五步：合同签订与备案

操作目的：正式确立双方权利义务，保证合同的法律效力。

操作内容：

采购部与供应商在合同文本上签字盖章，企业方需由授权代表（如总经理或分管副总）签字，并加盖企业公章；供应商方需提供法定代表人证件号码明书、授权委托书（如非法定代表人签字），并加盖公章。

合同签订后，采购部将合同原件分发至需求部门、财务部、法务部各1份，并在采购项目台账中记录合同编号、签订日期、金额、履约期限等信息。

采购部将合同扫描件及审批资料整理存档，并在企业合同管理系统中备案，