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学校综合办公室文件存档操作规程

一、总则

为规范学校综合办公室文件存档工作，确保文件管理的系统性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本操作规程。本规程适用于综合办公室所有文件、资料的收集、整理、归档、保管和利用。

二、文件收集与整理

（一）文件收集

1.综合办公室负责收集各部门提交的各类文件，包括但不限于：会议纪要、工作计划、总结报告、通知公告、往来函件等。

2.收集文件时应核对文件完整性，确保无缺页、无错漏，并检查文件是否符合归档要求。

3.电子文件应同步收集，确保存储格式统一，并标注文件来源和创建时间。

（二）文件整理

1.文件收集后，应及时进行分类整理，按文件性质、时间顺序或部门分类。

2.整理时应剔除无效文件（如草稿、重复文件），并确保文件编号连续、清晰。

3.电子文件应使用统一的命名规则，例如“部门—年份—月份—文件名”。

三、文件归档

（一）纸质文件归档

1.纸质文件应使用档案盒存放，每盒文件数量不宜超过50件，盒内文件应有序排列。

2.档案盒应标注档案编号、标题、所属年份等信息，并填写《文件归档登记表》。

3.档案盒存放时应按编号顺序排列，并留出通道便于取用。

（二）电子文件归档

1.电子文件应存储在专用服务器或云存储中，并设置访问权限，防止未授权修改。

2.定期备份电子文件，备份周期不宜超过每月一次，并保留至少两份异地备份。

3.电子文件归档时应建立索引，方便后续检索，例如按年份、部门或文件类型分类。

四、文件保管

（一）纸质文件保管

1.档案室应保持恒温恒湿，温度控制在15-25℃，湿度控制在45%-60%。

2.纸质文件应避免阳光直射，防潮、防火、防虫蛀，并定期检查存储状况。

3.借阅纸质文件需填写《文件借阅登记表》，经批准后方可取用，归还时检查文件完整性。

（二）电子文件保管

1.电子文件存储设备应定期检查，确保运行正常，防止数据丢失。

2.电子文件访问需记录操作日志，包括操作人、时间、文件名等信息，便于追溯。

3.超过保存期限的电子文件应按规定销毁，销毁前需填写《电子文件销毁记录表》。

五、文件利用

（一）文件借阅

1.借阅文件需提供正当理由，并经综合办公室负责人批准。

2.借阅时间不宜超过3个工作日，特殊情况需延长借阅期应重新申请。

3.借阅期间如发现文件损坏，需承担赔偿责任。

（二）文件复印

1.复印文件需注明用途，并经批准后方可操作。

2.复印纸质文件应使用专用设备，并记录复印数量和用途。

3.电子文件复制应限制复制范围，防止信息泄露。

六、档案销毁

（一）销毁条件

1.超过保存期限的文件应按规定销毁，包括纸质文件和电子文件。

2.销毁前需填写《文件销毁申请表》，经综合办公室负责人审批后方可执行。

3.销毁记录应存档备查，包括销毁时间、文件类型、数量等信息。

（二）销毁流程

1.纸质文件销毁应使用碎纸机，确保无法还原。

2.电子文件销毁应通过专业软件清除，并验证数据不可恢复。

3.销毁完成后需填写《文件销毁记录表》，并由执行人签字确认。

七、附则

本规程由综合办公室负责解释，自发布之日起施行。如遇特殊情况，可由综合办公室调整文件存档流程，但需报学校主管领导批准。

一、总则

为规范学校综合办公室文件存档工作，确保文件管理的系统性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本操作规程。本规程适用于综合办公室所有文件、资料的收集、整理、归档、保管和利用。

二、文件收集与整理

（一）文件收集

1.**收集范围**

综合办公室负责收集各部门提交的各类文件，包括但不限于：

-**会议类文件**：会议通知、会议议程、会议纪要、决议草案等。

-**行政类文件**：工作计划、总结报告、通知公告、批复函件、值班记录等。

-**人事类文件**：员工入职/离职证明、培训记录、绩效考核表等。

-**财务类文件**：报销单据、预算表、审计报告等。

-**其他文件**：部门工作联系函、外部合作文件、项目进度报告等。

2.**收集要求**

-收集文件时应核对文件完整性，确保无缺页、无错漏，并检查文件是否符合归档要求。

-收集过程中如发现文件缺失或损坏，应及时联系提交部门补充或说明情况。

-电子文件应同步收集，确保存储格式统一（如PDF、Word文档），并标注文件来源和创建时间。

3.**收集频率**

-每日收集纸质文件，每周收集电子文件，确保文件及时归档。

-重要文件（如会议纪要、重要通知）应优先收集，并在24小时内完成初步整理。

（二）文件整理

1.**分类标准**

-按文件性质分类：会议类、行政类、人事类、财务类等。

-按时间顺序分类：按年份、季度、月份排序，确保时间线清晰。

-按部门分类：如教学部、行政部、后勤部等，便于各部门查阅