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2025年关于对XX公司印章管理及使用情况的自查报告

为全面落实企业内控管理要求，强化风险防控意识，我司于2025年3月至5月组织开展了印章管理及使用情况专项自查工作。本次自查以《XX公司印章管理办法（2024年修订版）》为依据，覆盖总部及全国32家分子公司，重点围绕制度体系建设、日常使用规范、风险防控机制、历史问题整改等核心环节，通过系统数据核查、现场抽验、人员访谈等方式，形成自查结论如下：

一、管理体系建设情况

我司自2020年建立分级印章管理制度以来，历经3次修订完善，当前执行的《XX公司印章管理办法（2024年修订版）》（以下简称《办法》）明确了分类管理、分级审批、全程留痕的核心原则。制度覆盖公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章、部门章及项目专用章6大类12种印章，按使用风险等级划分为A（高风险，如公章、合同章）、B（中风险，如财务章、法人章）、C（低风险，如部门章）三级，对应不同审批权限和用印流程。

组织架构方面，总部设立印章管理中心，统筹全司印章管理；各分子公司设专职印章管理员（共35人，均持有《企业内控管理师（印章管理方向）》资格证书），直接向所属单位负责人汇报，同时接受总部印章管理中心业务指导。2025年1月，总部通过OA系统上线印章管理一体化平台（以下简称平台），实现印章刻制、备案、使用、停用、销毁全生命周期数字化管理，同步对接电子签章系统，形成物理章+电子章双轨管理模式。

培训机制上，2024年至今累计开展专题培训12场（总部4场、区域6场、线上2场），覆盖876人次，培训内容包括《办法》解读、平台操作实务、典型案例分析等。2025年5月抽查200名员工（含15名新入职员工）进行闭卷测试，平均得分92.3分，较2023年提升5.8分，员工合规意识显著增强。

二、制度执行规范情况

（一）日常使用管理

2024年1月至2025年4月，全司累计用印14.3万次（物理章8.7万次，电子章5.6万次），其中A类印章用印占比41%（5.9万次），B类占比38%（5.4万次），C类占比21%（3万次）。从业务类型看，合同签署（含采购、销售、服务类）占比58%（8.3万次），文件签发（含内部通知、对外公函）占比22%（3.1万次），财务票据（含支票、汇票、收据）占比15%（2.1万次），其他（如资质证明、授权书）占比5%（0.7万次）。

所有用印均需通过平台提交申请，经申请人-部门负责人-分管领导-印章管理员四级审批（A类印章需总部分管副总裁终审）。2024年以来，平台累计驳回不合规申请217次，主要问题包括：材料不全（占比43%，如合同缺对方签章页）、审批层级缺失（占比31%，如分子公司A类印章未提交总部终审）、用印内容与申请不符（占比26%，如实际用印文件页数多于申请文件）。

（二）用印登记与归档

物理章使用实行一印一本登记制度，登记内容包含用印时间、文件名称、份数、审批人、经办人等12项信息，同步通过平台生成电子台账。自查抽取2024年7月至12月总部及5家分子公司登记台账（共1.2万条记录），核对纸质台账与平台电子数据，信息匹配率100%，无漏登、错登现象。

用印文件归档要求：合同类文件在签署后3个工作日内扫描上传平台，其他文件在5个工作日内完成归档。2024年归档及时率98.6%，未及时归档的167份文件均因项目周期延长或外部单位延迟提供材料，已由责任部门提交情况说明并完成补档。

（三）特殊场景管理

1.外带用印：2024年共审批外带用印123次（均为A类印章），外带时长最长72小时（某重点项目现场签约）。外带前需签订《印章外带责任书》，明确双人保管、定点使用、全程录像要求；返回后24小时内提交用印现场视频（时长累计超200小时）及用印文件复印件，经总部印章管理中心核验无误后销号。自查未发现外带期间违规用印行为。

2.电子印章使用：电子签章系统与平台深度对接，电子章用印需通过UKey+动态密码+生物识别（指纹/人脸识别）三重认证。2024年电子章使用中，92%通过移动端完成（主要为合同签署），8%通过PC端操作（主要为文件签发）。系统日志显示，全年无密码泄露、UKey丢失事件，异常登录预警13次（均为连续输错密码3次以上），经核查均为员工误操作，未造成实际风险。

三、风险防控与问题整改情况

（一）专项检查与隐患排查

2024年至今，总部印章管理中心开展专项检查4次（覆盖全部32家分子公司），委托第三方审计机构开展独立审计2次，累计发现问题3类27项：

-制度执行类（15项）：如某分公司未按要求对C类印章（技术部章）进行月度盘点（2024年3月）；某项目部临时章（用于工程签证）超期使用12天（2024年8月）。

-系统