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文档资料归档管理模板（文档管理必备）

一、文档归档管理的核心应用场景

文档归档管理是组织高效运作的基础，适用于以下典型场景，可解决文档混乱、查找困难、合规风险等问题：

1.企业日常办公管理

适用于企业行政、人事、财务等部门的制度文件、合同协议、会议纪要、员工档案等资料的归档，保证重要文档可追溯、易调取，避免因人员变动导致资料丢失。

2.项目全周期文档管控

针对项目立项、执行、验收等阶段的计划书、进度报告、验收报告、合同文件等，通过标准化归档实现项目文档的集中管理，便于复盘总结和责任追溯。

3.行政人事档案管理

涵盖员工入职材料、劳动合同、绩效考核记录、培训档案等，保证人事资料合规完整，满足审计、劳动争议处理等需求。

4.财务与审计资料归档

包括财务报表、发票、报销单、审计报告等敏感资料，通过归档管理保障财务数据安全，符合财税法规要求，降低合规风险。

二、文档归档管理标准化操作流程

（一）前期准备阶段

明确归档范围

根据部门职能和业务需求，梳理需归档的文档类型（如制度类、合同类、项目类、人事类等），形成《归档文档清单》，避免归档遗漏或冗余。

示例：行政部需归档的文档包括“公司管理制度”“办公会议纪要”“固定资产台账”等；项目组需归档“项目立项申请”“月度进度报告”“客户验收单”等。

制定分类标准

采用“一级分类+二级分类”的逻辑，保证分类清晰、层级分明。

一级分类：按部门或职能划分（如行政部、财务部、项目部）。

二级分类：按文档类型或用途划分（如制度文件、合同文件、会议纪要）。

示例：行政部→制度文件→《考勤管理制度》《办公用品管理办法》；项目部→项目资料→立项阶段、执行阶段、验收阶段。

选择归档工具与存储介质

电子文档：优先使用企业文档管理系统（如钉钉、飞书、SharePoint等），支持权限管理、版本控制和全文检索；若使用本地存储，需定期备份至移动硬盘或云盘。

纸质文档：选用统一规格的档案盒（如A4尺寸），标注清晰分类标签，存放于干燥、防火的档案柜中。

（二）实施归档阶段

文档收集与整理

各部门指定专人（如专员、助理）负责本部门文档收集，保证文档为最终版本、内容完整（如合同需含双方盖章页，会议纪要需有参会人员签字）。

对收集的文档进行预处理：电子文档重命名（格式为“部门-文档类型-名称-日期”，如“行政部-制度文件-考勤管理制度）；纸质文档去除夹带物，对破损页面进行修补。

分类编码与编号

按照分类标准为文档分配唯一编码，编码规则建议为“一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号”。

一级分类代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、项目部（XM）。

二级分类代码：制度文件（ZD）、合同文件（HT）、会议纪要（HY）。

示例：2023年行政部第3份制度文件，编码为“XZ-ZD-2023-003”。

将编码标注于文档右上角（纸质文档用铅笔，电子文档在文件名中体现）。

信息录入与登记

使用《文档归档登记表》（详见模板1）记录文档基本信息，包括文档名称、编号、分类、密级、责任人、归档日期、存放位置等。

电子文档需至指定系统文件夹，按分类层级存放；纸质文档装入档案盒，盒外标注“部门-分类-起止编号”（如“行政部-制度文件-XZ-ZD-2023-001至010”）。

审核与移交

部门负责人审核归档文档的完整性和合规性，签字确认后移交至档案管理部门（如行政部或综合管理部）。

档案管理员核对《文档归档登记表》与实物文档，确认无误后签字接收，完成归档流程。

（三）后期维护阶段

定期检查与更新

每季度对归档文档进行抽查，检查电子文档是否损坏、纸质文档是否受潮，发觉问题及时修复或备份。

对废止或更新的文档，及时标注“作废”字样并移出主归档区，单独存放至“过期文档区”，保存期限到期后按流程销毁。

借阅与归还管理

建立文档借阅机制，借阅人需填写《文档借阅申请表》（详见模板2），说明借阅用途、归还期限，经部门负责人审批后由档案管理员办理借阅。

涉密文档需经分管领导审批，借阅时由档案管理员全程陪同，保证文档安全。

销毁与归档

对超过保存期限且无留存价值的文档，由档案管理员编制《文档销毁清单》，经部门负责人和分管领导审批后，由2人以上共同监督销毁（纸质文档粉碎，电子文档彻底删除）。

销毁过程需记录销毁日期、销毁人、监销人等信息，存档备查。

三、文档归档管理必备表格模板

模板1：文档归档登记表

文档编号

文档名称

分类（一级/二级）

密级（公开/内部/秘密）

责任人

归档日期

存放位置（系统路径/档案盒编号）

版本号

备注

XZ-ZD-2023-001

《考勤管理制度》

行政部/制度文件

内部

*专员

2023-10-01

系统路径：行政部/制度文件/考勤制度V3.0

V3.0

已更新

CW-HT-2023-005

供应商采购合同

财