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物品借用申请与归还管理规范

一、总则

为规范单位内部物品管理，提高物品使用效率，明确借用、使用、归还各环节的责任，确保公共财产安全与完整，特制定本规范。本规范适用于单位内所有部门及员工因工作需要借用非个人专属公共物品的管理。凡涉及物品借用与归还事宜，均须遵循本规范执行。

本规范所指借用物品，主要包括但不限于各类办公设备、工具、仪器、图书资料、演出道具、展览用品及其他经单位认定需纳入管理的公共物品。

物品借用与归还管理应遵循“统一管理、按需申请、权责明确、及时归还、妥善保管”的原则。

二、物品借用申请

（一）申请条件

借用物品须以实际工作需求为前提，由所在部门在职员工提出申请。借用人员应对所借物品的使用、保管及按时归还承担直接责任。

（二）申请流程

1.提交申请：借用人员应根据物品管理部门要求，填写《物品借用申请表》（可采用纸质或电子形式），清晰注明借用物品名称、规格型号、数量、预计借用期限、借用事由、申请人及联系方式等信息。

2.部门审批：申请表须经申请人所在部门负责人审核签字，确认借用需求的真实性与必要性。对于贵重物品或借用期限较长的申请，可能需报请更高级别负责人审批。

3.管理部门审核：经部门审批后的申请表提交至物品管理部门（或指定管理员）。管理员应对物品库存情况、借用期限合理性及申请人资质进行审核。审核通过后，安排物品出库。

（三）审批权限

根据物品价值、稀缺程度及借用时长，单位可设定不同层级的审批权限，确保资源合理分配与风险控制。具体权限划分由单位根据实际情况另行规定。

三、物品领用与验收

1.物品出库：物品管理部门（或管理员）在接到审批通过的申请后，应及时查找并准备相应物品。

2.当面交接与验收：申请人领用时，应与管理员共同对物品外观、性能、附件及数量进行当面检查和核对。确认无误后，双方在《物品借用登记表》上签字确认，明确借用关系。如有附件，应一并登记。

3.状态记录：对于有特殊使用要求或易损物品，管理员应向申请人简要说明使用注意事项及维护保养知识。如有必要，可对物品初始状态进行记录（如拍照）。

四、物品使用与保管

1.妥善保管：借用人员在借用期间，应妥善保管所借物品，确保其完好无损。应按照物品的使用说明或操作规程正确使用，避免违规操作导致损坏。

2.责任主体：借用物品仅限申请人本人或其授权的本部门相关人员在工作范围内使用，未经物品管理部门及原审批人同意，不得擅自转借、转租、调换、拆卸、改装或用于与工作无关的用途。

3.安全使用：使用过程中如发现物品异常或故障，应立即停止使用，并及时向物品管理部门报告，不得私自拆卸修理。

4.环境要求：应将物品存放于适宜的环境中，避免因环境因素（如潮湿、高温、暴晒、腐蚀等）造成物品损坏。

五、物品归还与验收

1.按时归还：借用人员须在《物品借用申请表》约定的期限内，将物品完好归还至物品管理部门。如因特殊情况需延长借用期限，应至少在原期限届满前一个工作日向物品管理部门提出书面申请，经批准后方可延期，延期次数及期限由管理部门根据实际情况确定。

2.归还验收：管理员应对归还物品的外观、性能、附件及数量进行仔细检查验收。如发现物品完好、附件齐全，则在《物品借用登记表》上注明归还日期并签字确认，完成归还手续。

3.清洁整理：归还物品前，借用人员应将物品清洁整理干净（如适用），确保符合正常存放要求。

4.资料归档：管理员应及时更新物品借用台账，确保记录准确无误。

六、特殊情况处理

（一）逾期未还

对于无正当理由逾期未归还物品的，物品管理部门应及时提醒、催促。经催促仍不归还者，单位将视情节轻重，采取相应措施，包括但不限于暂停其后续借用权限、通报批评等。

（二）物品损坏

1.自然损耗：因正常使用导致的合理磨损，经管理员确认后，可正常办理归还手续，不追究借用人员责任。

2.人为损坏：因借用人员保管不善、违规操作或其他人为原因造成物品损坏的，需根据损坏程度及责任大小，由借用人员承担相应的维修费用或赔偿责任。具体赔偿标准参照单位相关规定或市场价格执行。管理员应就损坏情况进行记录，并及时上报。

（三）物品丢失

借用物品如发生丢失，借用人员应立即向物品管理部门及所在部门报告，并积极配合调查。根据物品价值及责任认定，借用人员需承担相应的赔偿责任。

七、责任与监督

1.借用人员责任：借用人员应严格遵守本规范各项规定，对违反规定造成物品损坏、丢失或其他不良后果的，承担相应责任。

2.管理员责任：物品管理部门及管理员应认真履行职责，严格执行借用审批、登记、验收制度，定期对库存物品进行盘点清查，确保账物相符。对于管理失职造成物品损失的，管理员应承担相应责任。

3.监督检查：单位相关管理部门应定期或不定期对物品借用与归还管理情况进行监督检查，对发