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企业行政后勤管理制度汇编与执行标准

一、适用范围与实施背景

本制度汇编适用于企业内部行政后勤管理全流程，涵盖办公环境维护、资产配置、会务保障、车辆调度、档案管理及安全防控等核心场景。适用于行政部门日常运营管理、新员工入职培训、后勤问题处理指引及跨部门协作规范，旨在通过标准化流程提升行政效率，保障后勤服务与企业运营需求匹配，同时为成本控制、资源优化及合规管理提供依据。制度实施后，需结合企业规模、业务特性动态调整，保证适用性与可操作性。

二、核心模块操作流程

（一）办公环境管理流程

目标：维护整洁、有序、高效的办公环境，提升员工工作体验。

操作步骤：

环境标准制定

行政部根据办公区域类型（如开放办公区、会议室、前台、茶水间等）制定《办公环境管理标准》，明确清洁频次（如开放区每日2次、会议室每日1次）、物品摆放规范（桌面文件不超过3份、绿植无枯叶）、设施维护要求（空调每月滤网清洗1次）等。

标准需经行政部负责人审核、总经理审批后发布。

日常清洁执行

保洁组根据《清洁区域责任表》（明确各区域保洁员及职责）每日开展清洁工作，填写《办公环境清洁记录表》（记录清洁时间、区域、问题及处理结果）。

行政专员每周抽查1次，重点检查卫生死角、设施完好度，抽查结果与保洁组绩效考核挂钩。

设施故障报修

员工通过企业OA系统“后勤报修”模块提交申请，填写故障类型（如照明故障、空调不制冷）、具体位置、紧急程度（一般/紧急）。

行政部接单后2小时内响应，一般故障24小时内修复，紧急故障（如水管爆裂）1小时内到场处理；修复后由申请人签字确认，行政部更新《设施维修台账》。

绿植与公共区域维护

行政部每季度采购1次绿植（根据办公区光照条件选择绿萝、吊兰等低维护品种），委托专业养护公司每2周修剪、浇水1次，填写《绿植养护记录表》。

茶水间、前台等公共区域物品（如纸巾、咖啡机）由行政部每周清点1次，保证库存充足，摆放整齐。

（二）固定资产管理流程

目标：规范固定资产全生命周期管理，防止闲置、流失及浪费。

操作步骤：

需求提报与审批

各部门根据工作需要填写《固定资产采购申请表》，注明物品名称、规格、数量、预估单价、用途及预算来源。

部门负责人审核后，提交行政部；行政部核对采购必要性（优先调配闲置资产）及预算合理性，报总经理*审批（单价超5000元需经总经理办公会审批）。

采购与入库

采购金额5000元以下：行政部比价后从合格供应商名录采购（至少2家比价）；5000元以上：启动公开招标或询价流程。

物品到货后，行政部联合使用部门验收（核对数量、规格、质量），填写《固定资产验收单》，贴“资产标签”（含编号、名称、管理部门）。

验收合格后，录入《固定资产台账》（编号、名称、规格、型号、购买日期、使用部门、责任人、存放地点），财务部同步入账。

领用与调拨

员工领用资产时，填写《固定资产领用表》，经部门负责人签字后，至行政部领取；行政部更新台账（变更使用人及领用日期）。

部门间调拨需填写《固定资产调拨单》，经双方部门负责人及行政部确认，更新台账使用部门及存放地点。

定期盘点

行政部每季度组织1次资产盘点，采用“实地盘点+台账核对”方式，编制《固定资产盘点表》，注明账面数量、实盘数量、差异原因（如盘盈、盘亏、损坏）。

盘点差异需3个工作日内查明原因，报总经理*审批后处理：盘盈需补录台账，盘亏需追究责任人（人为损坏照价赔偿，自然损耗报废）。

报废与处置

资产达到使用年限（如电脑5年、办公椅8年）或无法修复时，由使用部门提交《固定资产报废申请表》，附鉴定意见（行政部或第三方机构）。

审批通过后，行政部联系专业机构回收残值（如电子废物需合规处理），回收款项交财务部，台账中标注“已报废”。

（三）会务管理流程

目标：保障会议顺利召开，提升会议效率与服务质量。

操作步骤：

会议申请

申请人提前2个工作日通过OA系统提交《会议申请表》，注明会议名称、时间、地点、参会人数、议程、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）及特殊需求（如茶歇、同声传译）。

部门负责人审核后，行政部统筹协调场地（避免冲突）、设备调试及服务安排。

会前准备

行政部根据参会人数布置场地：会议桌椅排列（U型/课桌式）、摆放席卡（含姓名及职务）、调试设备（提前1小时完成）、准备会议资料（打印装订、摆放至座位）。

如需茶歇，提前1天确认菜单（含素食、无糖选项）、数量及摆放位置（茶水间或会场角落）。

会中服务

会议签到：采用电子签到（扫码）或纸质签到表，行政部统计实到人数，及时通知主持人。

设备保障：安排专人全程值守，处理设备突发故障（如投影仪无信号，5分钟内更换备用设备）。

茶歇服务：会议中场休息时，15分钟内补充茶点、饮品，保持桌面整洁。

会后整理

会议结束后1小时内，行政部回收剩余资料、关闭设备、整理桌椅，填写《会议场地使用记录表